Сохранение файла в формате PDF

office.microsoft

Чтобы сохранить форматирование в файле при его передаче другим пользователям и промышленной печати, сохраните его в формате PDF непосредственно в приложении Office, не прибегая к другим программам или надстройкам. Формат PDF используется в следующих случаях:

файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;
файл должен иметь небольшой размер;
требуется совместимость с отраслевым стандартом.

В качестве примеров можно привести резюме, юридические документы, бюллетени, файлы, предназначенные только для чтения и печати, а также файлы, предназначенные для промышленной печати.

Тех же результатов можно добиться, сохранив файл в формате XPS.

Важно. После сохранения документа в формате PDF его невозможно преобразовать обратно в формат Microsoft Office без специализированного программного обеспечения или надстроек сторонних разработчиков.

Используемое приложение Office:

Access (таблицы и отчеты)

Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку PDF или XPS.

Изображение кнопки

В поле Имя файла введите или выберите имя документа.
В списке "Тип файла" выберите пункт PDF.

Если требуется высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

Нажмите кнопку Параметры, чтобы задать печать страницы, указать, нужно ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.
Выберите команду Опубликовать.

Excel

Эти сведения также относятся к Microsoft Excel Starter 2010.

Примечание. Вы не можете сохранять листы Power View как PDF-файлы.

Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Сохранить как.
Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Excel 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите пункт PDF.

Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в сети).

Нажмите кнопку Параметры, чтобы задать печать страницы, указать, должна ли печататься разметка, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить.

OneNote

OneNote 2013

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Экспорт.
В разделе Экспорт текущего элемента выберите часть записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.
В разделе Выбор формата выберите пункт PDF (*.pdf) и нажмите кнопку Экспорт.
В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите название записной книжки.
Нажмите кнопку Сохранить.

OneNote 2010

Откройте вкладку Файл.
Выберите команду Сохранить как и выберите параметр, соответствующий части записной книжки, которую необходимо сохранить в формате PDF.
В разделе Сохранить раздел как выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить как.
В поле Имя файла введите имя для записной книжки.
Нажмите кнопку Сохранить.

PowerPoint

Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Сохранить как.
Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в PowerPoint 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите пункт PDF.

Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

Нажмите кнопку Параметры, чтобы задать печать страницы, указать, должна ли печататься разметка, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить.

Project

Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Сохранить как.
Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Project 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите пункт PDF и нажмите кнопку Сохранить.
В диалоговом окне Параметры экспорта документа укажите в пункте Диапазон публикации, следует ли Включить непечатаемые данные или использовать Совместимость с ISO 19500-1 (только для PDF).

Publisher

Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Сохранить как.
Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Publisher 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите пункт PDF.
Если необходимо изменить способ оптимизации документа, выберите команду Изменить.

Чтобы изменить разрешение изображения и непечатаемые сведения, щелкните пункт Дополнительно.
Чтобы изменить параметры печати документа, выберите Параметры печати.
По завершении нажмите кнопку ОК.

Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Нажмите кнопку Сохранить.

Visio

Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Сохранить как.
Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Visio 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите пункт PDF.

Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в сети).

Нажмите кнопку "Параметры", чтобы задать печать страницы, указать, нужно ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить.

Word

Эти сведения также относятся к Microsoft Word Starter 2010.

Ознакомьтесь с процедурой преобразования документа в формат PDF для приложения Word 2013.

Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Сохранить как.
Чтобы отобразить диалоговое окно Сохранить как в Word 2013, необходимо выбрать расположение и папку.
В окне Имя файла введите имя файла, если оно еще не присвоено.
В списке Тип файла выберите пункт PDF.

Если файл требуется открыть в выбранном формате после его сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации.
Если необходимо высокое качество печати документа, установите переключатель в положение Стандартная (публикация в Интернете и печать).
Если качество печати не так важно, как размер файла, установите переключатель в положение Минимальный размер (публикация в Интернете).

Нажмите кнопку Параметры, чтобы задать печать страницы, указать, должна ли печататься разметка, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить.

Внесение изменений в PDF-файл

Поскольку формат PDF предназначен помимо прочего для защиты форматирования файла от изменений, PDF-файл нелегко преобразовать в другой формат, не имея исходного файла.

Чтобы внести изменения в PDF-файл, выполните одно из указанных ниже действий.

Откройте и измените исходный файл Office в соответствующем приложении Office, а затем заново сохраните его в формате PDF.
Воспользуйтесь программой стороннего разработчика для формата PDF, например Adobe Acrobat.

Примечание. Продукты сторонних разработчиков, рассмотренные в этой статье, выпущены производителями, независимыми от корпорации Майкрософт. Корпорация Майкрософт не гарантирует надлежащую работоспособность и надежность этих продуктов.

Сведения о формате PDF

Portable Document Format (PDF). Формат PDF сохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. Формат PDF принимается множеством учреждений и организаций, и для него имеется больше средств просмотра на различных платформах, чем для формата XPS.

Важно. Для просмотра PDF-файла необходимо иметь на компьютере средство просмотра PDF-файлов, например Acrobat Reader, которое можно загрузить с веб-сайта компании Adobe Systems.

Ссылки по теме