В процессе постоянного использования в бизнесе компании информационных решений, следует не допускать использование систем, которые под действием технологий могут значительно, за короткий период времени, изменить бизнес модель вашей компании.
С одной стороны подобные решения могут предоставить неоспоримые конкурентные преимущества вашей организации, с другой они очень сильно зависят от инвестиций и от заинтересованности сотрудников в их использовании, и вы можете получить обратный эффект в использовании.
Риск потери финансирования или нестабильного финансирования и риск утраты мотивации сотрудников ко внедрению, в течении длительного времени (от 9 месяцев до нескольких лет) очень велик, и данный риск необходимо учитывать при организации модернизации информационных решений в вашей компании.
Политика внедрения и эксплуатации приложений для front и back office организации
Многие компании, разграничивают решения и политику внедрения и эксплуатации для front и back office организации.
Стандартизируя приложения, отвечающие за back-office подразделений и тем самым, добиваясь снижения издержек на поддержку подразделений компании, которые не принимают непосредственное участие в создании продукции или услуги. Подобный подход, очень напоминает передачу непрофильных функций компании на аутсорсинг.
Так как в процессе проведения подобной стандартизации, один из способов решения задачи по администрированию и обслуживанию компьютерной сети компании - это передача данного вида работ сторонней организации, что особенно актуально для небольших компаний, где содержание штата из 2-3 сотрудников, отвечающих за администрирование, не позволительная роскошь. В этом случае необходимо соблюдать баланс между задачами и требованиями бизнеса и уровнем работ (качество, скорость выполнения, надежность) аутсорсинговых компаний.
Использование некоторых из таких подходов, позволит бизнес подразделениям компаний сохранить деньги и время, и использовать освободившиеся ресурсы для концентрации непосредственно над сферой деятельности компании. Это возможно путем увеличения скорости разработки и внедрения информационных решений в бизнес подразделения компании, которые участвуют непосредственно в производственной деятельности. Подобные решения предоставят компании конкурентное преимущество.
Решения должны быть простыми во внедрении и эксплуатации, обладать оптимальным, но не избыточным функционалом, и решать четко определенный круг задач. Вопрос о внедрении данных продуктов в бизнес компании и выделении дополнительных инвестиций должен решаться исходя из потребностей бизнеса, и получения неоспоримого конкурентного преимущества при положительном результате внедрения. При совместной работе руководителей бизнес-подразделения и IT становится возможным создания уникальной стратегии развития конкурентных преимуществ внутри организации.
Новшества в информационных решениях
Рынок программных продуктов постоянно развивается, это тоже бизнес, и те компании, которые работают в данном секторе, как и в любом другом бизнесе, сконцентрированы на получении прибыли. Поэтому очень внимательно и скептично рассматривайте применение последних технологий непосредственно в своем бизнесе, обращайте внимание на тот факт - что разработанные решения рассчитаны на массовый рынок и рассматривают передовые концепции использования информационных решений, а не решений в вашей области.
Инвестиции в последние разработки, при всей яркости рекламных заявлений очень рискованны. Так как любая компания должна сперва определить и осознать потребности своего бизнеса в информационных разработках или предлагаемых новшествах, а уже потом осуществлять инвестирование в подобные решения.
Первичное осознание проблем, стоящих пред бизнес-подразделениями, позволит сконцентрироваться на поиске решения, и не обязательно ответ будет находиться в сфере использования информационных технологий. Только поняв «истинную природу» проблемы, которую вы собираетесь решить, начав внедрение того или иного решения, вы сможете обеспечить правильный выбор и успешное решение поставленной задачи.
Многие компании, используют подход «пилотных проектов» на одно из своих бизнес-подразделений, такой подход является, несомненно, правильным при холдинговой структуре для крупных компаний, консолидирующих типовые бизнесы (сеть магазинов, бензоколонок, ресторанов), и абсолютно не подходит для маленьких компаний, где «пилотный проект» затрагивает всю организацию.
Критичный подход при постановке задач к информационным решениям
Определяя круг проблем, которые планируют решить ваши бизнес-подразделения посредством внедрения информационного решения, рассматривайте такой аспект как: «Стоимость владения», это позволит вам уменьшить издержки и сохранить ресурсы для использования в других направлениях.
Очень часто, одной из типовых задач по внедрению CRM систем рассматривается, решение проблемы централизованной рассылки почтовых сообщений вашим клиентам и проведению самостоятельных рекламных акций. Если бизнес вашей компании не предоставление подобной услуги, задумайтесь и постройте таблицы расчета «стоимости владения» данной услуги.
Помните, любая почтовая программа, в которой есть адресная книга имеет возможность производить централизованную подготовку и рассылку почтовых сообщений по e-mail.
Так же существует множество компаний, которые осуществляют тиражирование и рассылку, подготовленной вами информации, по имеющейся (или предоставленной им) выгрузке данных.
Рассчитайте «стоимость владения», при этом обращайте внимание и на закупку - внедрения программных решений, и на закупку - внедрение аппаратных решений. Рассмотрите несколько альтернативных вариантов и примите решение, который из них, по выработанным вами показателям, соответствует требованиям вашего бизнеса. Помните, что «велосипед не обязательно изобретать или покупать», его можно взять в аренду.
Время, принятия правильного решения
Рассмотрев вопросы внедрения решений, которые часто не соответствуют потребностям бизнес-подразделениям компании, мы подняли проблему: принятия своевременного решения, по вопросу внедрения.
Какие действия, и какой стратегии должно придерживаться руководство компании, что бы не попасть впросак при внедрении информационных решений?
Какие критерии помогут организации не опоздать на «поезд информатизации бизнеса»?
Прежде всего, это ясность понимания уже используемых решений в бизнесе компании, руководство и IT подразделения и бизнес подразделения должны четко понимать какие решения они используют, и каким образом они решают проблемы бизнеса. Если этого нет, то работайте над этим, изучите собственный арсенал вооружения, прежде чем закупать новое. Приобретите понимание того, что вы уже внедрили и эксплуатируете, выделите круг проблем, которое вы собираетесь решить, внедрив новое решение. И сопоставьте выделенные проблемы с потребностями бизнеса.
Компании могут использовать различные пути для того, что бы избежать риска неправильных инвестиций в информационные технологии. Научно-исследовательская работа (НИОКР), характерный для крупного бизнеса, и активно использовавшийся на предприятиях в советское время не актуален для малых и средних компаний и является подразделением, которое не приносит прибыль для крупных компаний. Но создание отдела, занимающегося непосредственно изучением новинок в вашей области, технологий, которые потенциально позволят решить текущие проблемы вашего бизнеса, позволит вам не только снизить риски внедрения информационных решений, но и приобрести неоспоримое конкурентное преимущество.
Следует заметить, что данный отдел должен заниматься не научной проработкой предлагаемых решений, а сопоставлением проблем бизнес-подразделений, с теми возможностями, которые предлагают те или иные решения. Многие компании занимаются изучением технологий, которые используют их конкуренты, выделяя те моменты, которые они смогут использовать в своем бизнесе. Подобную информацию вы можете получить из отчетов информационных агентств, консалтинговых компаний, материалов конференций, статей и интервью. В подобных источниках иногда подробно, а в большинстве случаев очень кратко проскакивают оригинальные идеи и ответы на проблемные вопросы аналогичных бизнес-подразделений.
Руководители бизнес-подразделений, должны производить тактическую оценку предлагаемых решений и рассчитывать приблизительный эффект от внедрения. Это проблематично при отсутствии понимания проблем, которые должно решить данное решение, но при понимании проблематики, это становится легко и принесет положительный результат в процесс контроля и управления этапом внедрения информационного решения.
Руководители бизнес-подразделений ответственны в большей степени за положительный результат работы инновационных решений, нежели технические специалисты.
Как только идея решения получила положительное подтверждение на рынке, ее будут стремиться использовать многие компании, и через какое-то время она уже будет не конкурентным преимуществом, а стандартом организации работы. Но если вы не получаете никаких подтверждений использования данных идей на рынке, то очень велик риск, того что инвестиции в подобные идеи будут безрезультатными для вашего бизнеса.