Финансы и договора: комплексный подход

Мы продолжаем рубрику "Разбор полетов", построенную вокруг реальных проблем и практики российских компаний. На этот раз проблемы возникли в компании-дистрибьюторе среднего масштаба. Рост ее оборотов в последние 5 лет - в среднем на 30% в год; имеет амбициозные планы увеличить долю рынка при сохранении достигнутого уровня прибыльности. Ассортимент продукции широкий, номенклатура изменчивая, среди контрагентов есть постоянные, но большая их часть все время меняется. Чтобы получить удобные средства контроля прохождения документов и заметно сократить сроки их обработки, компании требуется автоматизировать согласование договоров и платежей с контролем оплаты счетов. Необходимо в несколько раз ускорить ввод платежных документов контрагентов и построить электронный архив новых и уже существующих бумажных документов. Решение должно интегрироваться с "1С" как финансовой системой компании. Данные должны попадать в учетную систему и становиться в очередь на верификацию.

Ускорить обработку на 60 процентов

Автоматизировать согласование договоров можно на базе встроенного приложения DocsVision "Делопроиз­водство", в котором имеется карточка согласования произвольного документа. Для дальнейшей работы с документом обычно создается его бумажный экземпляр с подписями и печатями, сканируется и изображение присоединяется к той же карточке договора. Решить эту задачу помогает компактный документ-сканер Canon DR-2580C, обеспечивающий двустороннее сканирование со скоростью пятьдесят изображений в минуту. Планшет формата А4 позволяет сканировать также и сброшюрованные документы.

После сканирования платежные документы контрагентов через шлюз из DocsVision попадают в "1С:Предприятие". Здесь необходимо ПО распознавания текста (например, ABBY FormReader или Kofax). Для ввода целесообразно использовать сетевой сканер, например Canon San Front 220P, с помощью которого данные на вход системы можно передавать либо через папку на файловом сервере, либо по электронной почте от имени конкретного пользователя.

При большом потоке входящих бумажных документов рационально организовать потоковое сканирование: разделить операции создания регистрационных карточек в системе с печатью на документе штрихкода и последующее автоматическое (за счет распознавания штрихкода) присоединение к карточкам отсканированных изображений документов.

При интеграции СЭД с "1С", как правило, в первую очередь необходимо интегрировать справочники контр­агентов из обеих систем. Это реализуется с помощью бизнес-процесса DocsVision, использующего функции шлюза к "1С". Шлюз настраивается без программирования. Практически каждой записи в учетной системе "1С" соответствует документ в СЭД. Процессная интеграция между двумя системами осуществляется с помощью настраиваемого бизнес-процесса DocsVision опять же через шлюз к "1С": интегрируются мониторинг, чтение-запись, маршрутизация ссылки на объект в рамках заданий бизнес-процесса. В результате можно отследить любое событие в "1С" и запустить соответствующую обработку в DocsVision.

В торговых организациях весьма распространен такой сценарий: документ (его учетная запись; например, платежное поручение) создаётся в "1С", распечатывается, подписывается, и сведения об этом отражаются в системе. Эта же задача с помощью DocsVision решается следующим образом: при распечатке на документе проставляется штрихкод, после подписания документ поступает на потоковое сканирование, автоматически создаётся его карточка в СЭД, по штрихкоду находится соответствующая запись в "1С", в неё заносится признак "подписано" и прикрепляется URL-ссылка на карточку с изображением подписанного документа в DocsVision. Эта автоматическая обработка реализуется с помощью бизнес-процесса DocsVision, взаимодействующего с "1С" через имеющийся шлюз.

Зафиксированный в системе счет попадает под контроль специально настроенного бизнес-процесса DocsVision, который в соответствии с настройками и данными счета осуществляет необходимые действия, рассылая напоминания сотрудникам, контролирующим менеджерам и - через электронную почту - контрагентам. Метрики обработки счетов накапливаются в системе для последующего анализа и улучшения процесса.

Сроки и стоимость: лицензия DocsVision (расширенная редакция) на 25 пользователей - 185 тыс. руб. Шлюз к "1С" - 84 тыс. руб. Работы по внедрению могут стоить от 250 до 1400 тыс. руб. Продолжительность работ - от двух до шести месяцев.

Подводные камни проекта: трудности с регламентацией процессов и стандартизацией форм документов, сложные сценарии интеграционной обработки данных.

Результаты внедрения

Предлагаемое решение позволит:

• ускорить процесс обработки договоров и счетов в среднем на 60%;
• сократить трудоемкость рутинных операций с документами на 75%;
• снизить риск операционных ошибок на 30%;
• обеспечить прозрачность и управляемость процессов обработки договоров и платежных документов контрагентов;
• создать и укрепить в глазах поставщиков и контрагентов имидж компании, которая четко, аккуратно и оперативно решает вопросы делового взаимодействия.

СЭД, интегрированная с "1С"

Для повышения скорости и качества работы с финансовыми документами необходимы как средства перевода документов из бумажного вида в элект­ронный, так и средства удобной работы с электронными документами. Для этих целей наши клиенты используют СЭД "ДЕЛО" (опции "Сканирование" и "Поточное сканирование") и конечно же документные сканеры. Выбор документ-сканера основан на анализе потребностей организации в объеме сканирования. Например, если объем сканирования не превышает 1000 документов в день, могут быть использованы сканеры, скорость которых примерно 20-25 страниц в минуту, такие как Canon DR-2010C или Canon-2510C. В случае, если вводятся сброшюрованные документы, необходим документ-сканер, оснащенный планшетом, например, DR-2510C.

После подписания договора его сканируют. Причем если договор в бумажном виде сначала подписывается в компании, а потом отдается на подпись контр­агенту, то сразу после печати на него наклеивается этикетка со штрихкодом, распечатанным из системы "ДЕЛО". Тогда по возвращении подписанного контрагентом экземпляра договора сотрудник, ответственный за регистрацию документов (например, секретарь), нажатием одной кнопки сканирует договор на документном сканере, а полученный файл автоматически помещается в "ДЕЛО" и становится доступным для "1С".

При обработке поступивших счетов важен канал поступления документа. Если документ поступил по электронной почте, то регистрация счета происходит нажатием одной кнопки в почтовой программе. Если поступил оригинал счета (например, по почте), то в процессе сканирования в системе "ДЕЛО" автоматически распознается содержание документа, и после его регистрации в СЭД в "1С" сформируется необходимый документ. Если счет пришел по факсу, то можно поступить аналогично обработке оригинала. Если пользователь в СЭД "ДЕЛО" или в "1С" установит для договора или счета значения даты и суммы оплаты, то можно автоматически сформировать график платежей, согласовать его в СЭД и также автоматически в "1С" сформировать платежные поручения, которые, как правило, оплачивают через системы банк - клиент. После получения выписки из банка данные об оплате передаются автоматически из "1С" в "ДЕЛО" для контроля оплаты счетов.

Для контроля возвращения подписанных контрагентом экземпляров накладных при выписке документа из "1С" накладная автоматически регистрируется в СЭД. СЭД передает в "1С" данные для формирования и надпечатывания штрихкода. По возвращении от контрагента подписанного экземпляра накладной документ сканируется на документном сканере и благодаря считыванию и анализу штрихкода автоматически вводится в СЭД и "1С".

При вводе документов в "ДЕЛО" между ними устанавливаются автоматически или вручную связки. Благодаря связкам можно, найдя один документ (например, счет), быстро просмотреть все связанные с ним документы: договор с историей согласования, накладную, счет-фактуру и др.

На этапе внедрения может возникнуть потребность ввода в СЭД уже сущест­вующих документов. В этом случае документы регистрируются в СЭД или из программы "ДЕЛО", или из "1С". При этом на документе либо надпечатывается, либо наклеивается штрихкод, сформированный по определенным правилам. Далее этот штрихкод используется для идентификации документа в СЭД. Данная технология позволяет доверить процедуру первоначального заполнения архива не высококвалифицированному сотруднику. Если объем вводимых документов значителен, инсталлируются высоко­производительные документные сканеры, способные отсканировать более 50 тысяч документов ежедневно, например, Canon DR-9080C или новый сканер DR-X10C, скорость которого достигает 200 изображений в минуту при двустороннем сканировании. В случае, если при вводе информации необходимо ускорить процесс обмена данными, например, непосредственно со сканера отправить документ по электронной почте, может быть использован сетевой сканер, такой, как, например, сетевой сканер Canon ScanFront 220P.