Имея достаточный опыт работы с Microsoft PowerPoint, вы, наверное, уже можете самостоятельно подготавливать презентации, умеете эффективно их организовать и даже помогаете другим, менее искушенным коллегам. Но и вам, быть может, неизвестно, что у PowerPoint есть функции, не всегда хорошо документированные, которые помогут ускорить работу и сделать презентации более запоминающимися. Предлагаем 15 советов специалиста, которые позволят вам работать с PowerPoint на профессиональном уровне.
Шесть удобных «быстрых» клавиш
Щелкая на кнопках View (Вид) в левом нижнем углу экрана, можно быстро переключаться между режимами Normal (Обычный), Slide Sorter (Сортировщик слайдов) и Slide Show (Показ слайдов). Но не все знают, что кнопки View в сочетании с нажатиями клавиш дают совершенно иной результат.
Так, щелчок на кнопке Normal View при нажатой клавише SHIFT обеспечивает переход в режим «мастера» слайдов Slide Master, а щелчок на той же кнопке без клавиши SHIFT возвращает в исходное состояние. При нажатой клавише SHIFT щелчок на кнопке Slide Sorter View переключает в режим Handout Master («мастер» выдач).
В левом верхнем углу окна PowerPoint можно организовать мини-показ слайдов, что позволяет редактировать презентации, одновременно просматривая предварительные результаты. Для этого выберите для презентации обычный режим (Normal) и первый слайд, который вы хотите видеть в ходе показе. Щелкните на кнопке Slide Show при нажатой клавише CTRL. Для продолжения показа, по аналогии с показом на полном экране, надо щелкать мышью на этом мини-окне.
Щелчки на кнопках View при нажатых клавишах CTRL и SHIFT обеспечат другие возможности: комбинация CTRL-SHIFT -Normal View закрывает область закладок, расширяя окно слайдов Slide на все доступное пространство. Сочетание CTRL-SHIFT-Slide Sorter View переводит презентацию в режим структуры; комбинация CTRL-SHIFT-SlideShow открывает диалоговое окно Set Up Show (Настройка презентации).
Анимация объектов
Анимация слайдовых объектов оживит вашу презентацию, обеспечит контроль над потоком информации и поможет выделить наиболее важные данные. Анимация означает воспроизведение объектов в конкретной последовательности или создание видимости движения. Анимировать можно целые слайды, слайд-шоу или практически любой слайдовый объект, в том числе указатели места заполнения (текстовые окна), диаграммы, графические фрагменты и рисунки. Однако использовать анимацию следует осмотрительно: чрезмерное мелькание и движение могут отвлекать внимание и раздражать зрителей.
Для анимации одного или нескольких слайдов выберите щелчком команду Slide Show / Animation Schemes (Показ слайдов / Схемы анимации). Чтобы увидеть, как подействует анимация на слайд, необходимо установить флажок AutoPreview (Просмотр), и тогда каждый эффект будет продемонстрирован при щелчке на нем.
Для анимации слайдового объекта выделите его и выберите команду Slide Show / Custom Animation (Показ слайдов / Настройка анимации). В панели задач окна Custom Animation щелкните на кнопке Add Effect (Создать эффект) и выберите Entrance (Вылет), чтобы появилось подменю эффектов. Щелкните в этом подменю More Effects (Добавить эффект), и откроется диалоговое окно Add Entrance Effect (Добавить эффект вылета) с расширенным выбором эффектов. Установите флажок Preview Effect (Просмотр эффекта) и щелчками на отдельных эффектах познакомьтесь с их действием. Выбрав среди них желаемый, щелкните на кнопке ОК, и диалоговое окно закроется.
Повторяйте эти операции до тех пор, пока не будут анимированы все необходимые слайдовые объекты. В ходе их выполнения вы заметите, что около объектов появляются нумерованные ярлыки, указывающие порядок анимации. Кроме того, эти объекты появляются в списке анимации на панели задач Custom Animation. Порядок анимации можно изменять, выбрав тот или иной объект анимации и щелкнув на стрелках Re-Order (Изменения очередности); анимацию можно удалить, выбрав соответствующий объект из списка и щелкнув на пункте Remove (Удалить).
Чтобы понять, как анимировать Excel-таблицы в PowerPoint, обратитесь к статье «Bring Your Charts to Life».
Проложите путь
PowerPoint предусматривает замечательную функцию анимации - назначение пути прохождения объекта по слайду, называемого маршрутом движения (motion path). Использование маршрута движения сделает вашу презентацию более интересной. Вы можете, к примеру, задать маршрут движения в виде скачков объекта по слайду или с помощью каких-то других движений объекта привлечь взгляд читателя к важным моментам.
Для начинающих в PowerPoint имеется несколько готовых вариантов маршрутов движения. Чтобы задать маршрут движения, выберите объект, а затем команду Slide Show /Custom Animation. В области задач на панели Custom Animation щелкните на кнопке Add Effect. Укажите в списке на пункт Motion Paths (Пути перемещения) и затем выберите один из заданных маршрутов движения, - скажем, Diagonal Down Right (Сверху-слева) или Up (Вверх). Если ни один из перечисленных в подменю шести маршрутов вам не нравится, выберите пункт More Motions Paths (Дополнить пути перемещения), и появится диалоговое окно Add Motion Path (Добавить путь перемещения). Убедитесь, что флажок Preview Effect установлен, и щелкните на одном из эффектов для его предварительного просмотра на вашем слайде. Отыскав подходящий, выберите его и щелкните на кнопке ОК.
PowerPoint позволяет также разрабатывать маршруты движения самостоятельно. С этой целью выберите объект и остановитесь на одном из пунктов подменю Add Effect /Motion Paths /Draw Custom Path (Добавить эффект / Пути перемещения / Нанести пользовательский путь), скажем Scribble (Росчерки). Перенесите нужный путь на слайд мышью.
После назначения пути перемещения рядом с объектом появляется нумерованный ярлык, указывающий порядок его анимации на слайде (рис. 2). Стрелками отмечается начальная и конечная точки на пути движения (соответственно зеленого и красного цвета). Для дополнительной настройки рассматриваемого эффекта нужно выбрать объект из перечня анимации, затем из подменю (в области задач на панели Custom Animation) один из вариантов - Start (Начало), Path (Путь) или Speed (Скорость).
Другие советы
Дополните перечень отмен. Всякий пользователь Office знает, что команда Edit /Undo (Правка / Отменить (CTRL-Z)) отменяет последнее действие. Кроме того, щелчком на направленной вниз стрелке около значка отмены можно отменить несколько действий и вернуть свой проект в прежнее состояние. PowerPoint позволяет по умолчанию отменять до 20 действий, но вы можете увеличить это число до 150. Выберите команду Tools / Options (Сервис / Параметры) и щелкните на вкладке Edit. В поле Undo введите с клавиатуры или выберите щелчками число действий (от 3 до 150), которое должно отслеживаться средствами PowerPoint, и щелкните кнопку ОК. Отметим, что при увеличении числа отслеживаемых действий программе могут потребоваться дополнительные ресурсы памяти.
Используйте свои лучшие работы повторно. Не имеет смысла начинать подготовку слайдов с нуля, если необходимые вам материалы (или очень сходные) уже имеются в другой презентации. Лучше вставьте в новую презентацию слайды из прежней. Прежде всего выведите на экран презентацию, в которую вы хотели бы вставить слайды, в режиме Slide Sorter. Выберите щелчком место, где слайды должны появиться. Выберите команду Insert / Slides from Files (Вставка / Слайды из файлов), чтобы открылось диалоговое окно Slide Finder (Поиск слайдов). На странице Find Presentation (Поиск презентации) наберите с клавиатуры (или найдите с помощью команды «Обзор») имя файла и нажмите ENTER. Отметьте щелчками необходимые вам слайды и щелкните на кнопке Insert. Можно щелкнуть на кнопке Insert All (Вставить все), чтобы поместить в новую презентацию все слайды сразу.
Не ограничивайтесь одним шаблоном. Давно прошли те времена, когда презентации были ограничены одним конструктивным шаблоном; теперь можно применять для презентации сколько угодно шаблонов. Второй шаблон вам может понадобиться для ввода новой темы или привлечения внимания аудитории. С этой целью воспроизведите презентацию в обычном режиме (Normal) с видимой областью вкладок. На вкладке Slides (Слайды) щелкните на значке слайда или слайдов, к которым вы хотите применить шаблон. Выберите команду Format / Slide Design (Формат / Дизайн слайда) (или щелкните на кнопке Design (Дизайн)), чтобы открылась панель задач Slide Design. Щелкните на направленной вниз стрелке ниспадающего списка у значка шаблона и выберите Apply to Selected Slides (Применить к выделенным слайдам).
Импорт документов. Если текст, который вы хотите использовать для презентации, уже имеется в виде документа Word, не стоит набирать его заново. Лучше открыть этот документ в среде PowerPoint. Возможно, придется изменить параметры форматирования импортированного документа, но это все же проще, чем начинать все с нуля. Но надо иметь в виду, что такой метод более эффективен, если в исходном Word-документе используются контурные заголовки.
Начните с выбора в PowerPoint команды File / Open (Файл / Открыть). В диалоговом окне Open щелкните на направленной вниз стрелке Files of Type (Тип файлов) и выберите из списка пункт All Files (Все файлы). Двойной щелчок на Word-документе откроет его в среде PowerPoint как новую презентацию.
Используйте кнопку AutoFit (Автоподгонка). Если текста на слайде слишком много, вы можете воспользоваться функцией AutoFit и распределить его между двумя слайдами. Щелчок внутри местозаполнителя выведет кнопку AutoFit Options (ее символ - две горизонтальные линии со стрелками сверху и снизу). Щелкните на ней и выберите из подменю команду Split Text Between Two Sides (Распределить текст по двум сторонам).
Экспорт данных в Word. Если возникнет необходимость распространить чисто текстовую копию своей презентации среди сослуживцев или подготовить ее печатные копии с миниатюрными слайдами для раздачи слушателям, лучше всего переслать презентацию в Word.
В среде PowerPoint выберите команду File / Send To / Microsoft Word (Файл / Отправить / Microsoft Word). В диалоговом окне Send To Microsoft Word выберите разметку требующегося документа Word. К примеру, для создания чисто текстового документа вы можете выбрать вариант Outline only (Только структура); вариант Bank lines next to slides (Пустые строки справа от слайдов) означает последовательность миниатюрных слайдов с местом для заметок. После выбора нужной разметки щелкните для переноса презентации в Word на кнопке ОК.
Затратив несколько минут на практическое освоение представленных советов, вы сможете значительно эффективнее выполнять задания в PowerPoint.