Модель технологического документооборота организации (пообъектный подход)

Оглавление

1. Основные понятия модели
2. Производственный объект
3. Технологический документооборот
4. Оформление договора
4.1. Структура договора
4.2. Диаграмма процесса оформления договора
4.3. Хранение данных договора и производственного объекта
5. Обеспечение производства
5.1. Подача заявки на материалы и оборудование
5.2. Подача письма - заявки поставщику
5.3. Финансирование поставки
5.4. Поставка
5.5. Сдача материалов и оборудования
5.5.1. Диаграмма процесса сдачи материала на склад
5.6. Выдача материалов и оборудования
5.7. Процесс изготовления изделия
5.7.1. Открытие заказа
6. Выполнение работ на объекте
7. Изготовление ПСД
8. Подтверждение выполнения работ
8.1. Диаграмма прохождения ежемесячной отчетности
9. Выполнение отчетности по работам
9.1. Контроль расходования материалов и оборудования
9.2. Внесение работы в реестр
10. Зарплата и финансовые результаты

Введение

Предлагается обзор Rose - модели, использованной для управления программным проектом, реализованном на VB.

Проект выполнен для строительной организации среднего размера (около 400 человек) и служит для управления договорами. Использование более мощных корпоративных систем признано нецелесообразным по следующим причинам:

• отсутствие явной необходимости проведения реинжиниринга
• низкая формализованность управленческих технологий в организации
• сознательная информационная разобщенность подразделений.

Технологический документооборот понимается как взаимосвязанный поток документов, сопровождающий выполнение обязательств организации по договорам.

Рассматривается два уровня управления: производственный и финансово - экономический. Каждый производственный документ связан с производственным объектом, определенным в договоре. Обычно, производственный документ сопровождается одним или несколькими бухгалтерскими документами. Анализ бухгалтерских документов, помеченных меткой производственного объекта, позволяет получить финансовые результаты деятельности по данному объекту и по каждой его работе.

Рассматривается задача построения модели технологического документооборота строительной организации, допускающей реализацию на ее основе, как производственного, так и финансово - экономического управления.

1 Основные понятия модели

2 Производственный объект

Технологический документооборот описывает и поддерживает основную сферу деятельности организации - выполнение работ по договору. Основной учетной единицей здесь является Производственный объект. Это административный объект (дом, школа, трасса...) или его часть (этаж, километр...) на котором, согласно договору, должны быть выполнены определенные работы.

Структура производственного объекта определяется диаграммой:

Производственный объект расположен на некотором Административном объекте.

Административный объект это административная единица (дом, школа, трасса...), имеющая наименование, адрес и владельца. Хранится в справочнике административных объектов. С административным объектом связан его социальный статус (жилой дом, школа, офис…), важный при планировании производственного процесса.

Производственный объект принадлежит договору, согласно условиям, которого выполняются работы на объекте. В свою очередь, Производственный объект содержит:

• Одну или несколько работ.
• График производства - содержащий даты начала и продолжительность каждого этапа производства работ.
• Заявки на материалы и оборудование - требование на получение материалов, оборудования под монтаж, механизмов для выполнения работ, средства технологического оснащения, трудовые ресурсы.
• Счета заказчику на оплату - платежное требование на оплату материалов и оборудования по объекту.
• Накладные на получение материала по объекту - документальное подтверждение получения исполнителем ресурсов для выполнения работ на объекте.
• Ведомость затрат - документ, подтверждающий использование ресурсов для выполнения работ на объекте.
• Итоговые документы по объекту - пакет документов по результатам выполнения конкретного проекта (строительство, поставка, обучение).

3 Технологический документооборот

Диаграмма, описывающая процессы технологического документооборота на самом верхнем уровне имеет вид:

Этап Оформление договора описывает, в основном, процедуру согласования текста договора и приложений. В согласовании принимают участие, практически, все службы организации. Обеспечение производства один из самых сложных процессов деятельности организации. В свою очередь, процесс Выполнение работ на объекте сложен с точки зрения управления проектом. Процесс изготовления проектно - сметной документации (ПСД) присутствует в том случае, когда это указано в договоре или требуется уточнение ПСД. Этап подтверждения выполненных работ содержит процедуры непосредственно подтверждения работ и согласования реестра. Этап Отчетность по выполненным работам состоит из процедуры списания материалов и оборудования и процедуры внесения выполненной работы в реестр. Конечным является этап подведения финансовых итогов. Наиболее сложной бизнес - функцией здесь является процедура начисления заработной платы работникам участков по результатам выполненной работы.

Рассмотрим содержание этапов документооборота.

4 Оформление договора

Целью этапа оформления договора является согласование юридических, экономических и технологических условий его выполнения. В процесс согласования включены, практически, все службы организации и заказчик. Итогом является юридическое оформление документов договора.

4.1 Структура договора

Договор, в общем случае, имеет следующую структуру:

Основная часть договора содержит сведения о договаривающихся сторонах, предмете договора и юридических обязательствах сторон. Финансовая честь договора описывает порядок поступления денежных средств по договору. Производственный объект содержит сведения об объекте, на котором выполняются работы, составу, последовательности и срокам выполнения работ. Содержание разделов Проектно - сметная документация (ПСД), Протокол урегулирования разногласий и Дополнительное соглашение является стандартным.

4.2 Диаграмма процесса оформления договора

В процессе оформления договора задействованы, практически, все подразделения организации. Диаграмма процесса оформления договора имеет вид:

Диаграмма процесса оформления договора

Основную роль в процессе играет куратор договора. Он выполняет функции контроля и согласования точек зрения подразделений, работники которых принимают участие в процессе согласования документов договора. Это может быть работник отдела ПТО или участка. Кроме куратора в процессе задействованы следующие заинтересованные лица:

• Работник ПТО - определяет возможности организации по исполнению данных работ, контролирует сроки исполнения и планирует использование производственных мощностей по всем объектам
• Юрист - контролирует юридические аспекты текста договора и связанных с ним документов,
• Работник экономической группы - контролирует порядок и объем финансирования работ по договору,
• Руководитель участка - определяет возможность выполнения работ по номенклатуре срокам и требуемым материалам и оборудованию,
• Отделы снабжения и маркетинга - уточняют, и, при необходимости, оптимизируют номенклатуру материалов и оборудования для выполнения работ. Оценивают возможности и стоимость поставок,
• Участок подсобного производства (УПП) - формирует предварительный план производства материалов и оборудования, которое будет изготавливаться силами предприятия,
• Заказчик - принимает участие в уточнении текста документов договора и его юридическом оформлении,
• Руководитель организации вносит свои требования к содержанию договора и визирует его в конце процесса.

4.3 Хранение данных договора и производственного объекта

Сведения по договору должны хранится в формате, допускающем различные разрезы информационного, производственного и экономического анализа. Данные по заказчику, виду договора, административному объекту, видам работ хранятся в соответствующих справочниках и используются при формировании документов технологического процесса. В частности, Все документы, связанные с производственным объектом, имеют метки данного объекта и, при необходимости, связанных с ним работ.

5 Обеспечение производства

Целью процесса «Обеспечение производства» является своевременное обеспечение деятельности участка, ответственного за договор, оборудованием и материалами.

Процесс описывается дополнительной диаграммой процессов:

Представитель участка, выполняющего договор, согласно ПСД, формирует заявку на материалы и оборудование, содержащую перечень потребностей по номенклатуре и срокам поставки. Заявка рассматривается службами ПТО, материального обеспечения и УПП, принимается решение о распределении поставок между отделом маркетинга и отделом снабжения, уточняется перечень материалов, изготавливаемых силами УПП. Службы мат. обеспечения формируют письма - заявки поставщикам. УПП начинает процесс изготовления оборудования. Подготовленные письма - заявки подаются поставщику и присланные им счета оплачиваются заказчиком. В отсутствие четкого законодательного регулирования процесса оплаты СМР, работы на объекте, обычно, авансируются из средств заказчика, поступивших на оплату поставок. После согласования с руководителем организации, счета поставщика, оплачиваются из полученных от заказчика средств, и происходит процесс поставки. Поставленные или изготовленные изделия сдаются на склад, после чего выдаются участку. Для участка дополнительно существует процесс сдачи материалов и оборудования на склад в целях обмена или в случае утраты надобности.

5.1 Подача заявки на материалы и оборудование

Целью процесса является формирование плана поставок и изготовления оборудования силами УПП, оптимальное с точки зрения эффективности и стоимости. Задача поставок (изготовления) материалов и оборудования распределяется между отделом маркетинга, отделом снабжения и УПП. Как правило, отдел снабжения поставляет материалы и оборудование в стандартной комплектации. Вопросами выполнения высокотехнологичной части поставок занимается отдел маркетинга. Заметим, что процесс формирования пакетов поставки учитывает требования нескольких договоров, письмо - заявка на поставку обычно содержит требования многих договоров.

Диаграмма процесса формирования плана поставок имеет вид:

В процессе принимают участие работник ПТО, участка и службы материального обеспечения: отдел внешних поставок и отдел снабжения. Документ - Заявка участка рассматривается службами мат. обеспечения и на его основе формируется документ - Письмо - заявка поставщику. Силами ПТО формируется пообъектная расшифровка требования поставки.

Заявки должны иметь связь с индексом производственного объекта.

5.2 Подача письма - заявки поставщику

Целью этапа является окончательное определение возможности и стоимости конкретной поставки. Предварительные оценки выполняются на этапе оформления договора. Процесс описывается следующей диаграммой:

В процессе принимают участие служба мат. обеспечения, поставщик, бухгалтерия. Служба мат. обеспечения отправляет письмо - заявку поставщику, поставщик высылает счет на поставляемые материалы и оборудование, бухгалтерия получает входящий счет поставщика. Уведомление о приходе счета получает также заинтересованная служба мат. обеспечения. Далее выполняется процесс финансирования поставки.

5.3 Финансирование поставки

Целью процесса является получение средств от заказчика на оплату поставок материалов и оборудования по договору и оплата счетов поставщика из этих средств. Диаграмма процесса имеет вид:

Исходя из счетов поставщика, служба мат. обеспечения формирует счета на оплату поставок заказчику. Бухгалтерия направляет указанные счета заказчику, и он производит оплату. Руководитель организации анализирует оплаченные счета заказчика, счета поставщика и дает разрешение на оплату. Результатом является перечисление денег поставщику.

5.4 Поставка

Процесс поставки является внешним по отношению к рассматриваемой модели и здесь не описывается.

5.5 Сдача материалов и оборудования

Процесс оприходования материалов на склад сравнительно несложен с функциональной точки зрения, но требует выполнения определенных законов бухгалтерии.

Акт приемки материалов выполняется на основании договора и накладной поставщика. Акт имеет структуру и номер, определенный соответствующими документами бухгалтерии. Данные акта находят отражение в изменении состояния соответствующих бухгалтерских счетов.

5.5.1 Диаграмма процесса сдачи материала на склад

Ответственный за поставку, это может быть работник службы мат. обеспечения, или работник участка, инициирует процесс сдачи. Оформление приходных документов на складе, вызывает соответствующее изменение внутренних бухгалтерских счетов предприятия. Приходные документы оформляются согласно расшифровке номенклатуры поставки по конкретным объектам.

5.6 Выдача материалов и оборудования

По мере необходимости, участки получают со склада оборудование и материалы. Соответствующая диаграмма имеет вид:

Участок формирует требования на выдачу материалов, согласно ранее поданным заявкам. Работник ПТО удостоверяет целесообразность расходования ресурсов, работник склада производит выдачу материалов, оформляя соответствующие документы.

5.7 Процесс изготовления изделия

Структура процесса изготовления оборудования УПП имеет много общего со структурой технологического документооборота организации. Процесс описывается диаграммой:

Процесс калькуляции повторяет процесс изготовления ПСД.

5.7.1 Открытие заказа

Заказ открывается участком. Целесообразность и сроки изготовления оборудования проверяются ПТО. Заказ оформляется только при наличии оплаты со стороны заказчика. На основании всех полученных заказов формируется план УПП.

В результате, формируется список и технология изготовления оборудования. Все остальные процессы описаны выше.

6 Выполнение работ на объекте

Процесс является внешним по отношению к модели документооборота и здесь не описывается.

7 Изготовление ПСД

Документы проектно - сметной документации имеют следующую структуру:

Поступающая ПСД, включает накладную на тех. документацию, служащую оглавлением для документов, сметы и комплект рабочих чертежей.

8 Подтверждение выполнения работ

Процесс имеет большое значение для участка. Состоит из сбора документов, доказывающих факт выполнения работ и подписанных заказчиком.

8.1 Диаграмма прохождения ежемесячной отчетности

Исполнитель, обычно это начальник участка, оформляет и согласует в соответствующих инстанциях отчетные формы.

Диаграмма прохождения ежемесячной отчетности

Пакет отчетных документов имеет следующую структуру:

После согласования и утверждения, указанных выше отчетных документов, выполненные работы вносятся в реестр (берутся в объем). Акт сверки взаимной задолженности подписывается главными бухгалтерами сторон договора и служит, в основном, для расчета задолженности заказчика по СМР.

9 Выполнение отчетности по работам

Целью этапа является подведение технологических итогов деятельности исполнителя работ по договору. Этап имеет следующие составляющие:

9.1 Контроль расходования материалов и оборудования

Списание материалов и оборудования выполняется согласно отчетным документам, согласованным на предыдущем этапе. Диаграмма для данного процесса имеет вид:

На базе ранее принятых отчетных документов, подготавливается Материальный отчет бухгалтерии, указанный документ сдается в бухгалтерию. ПТО принимает Акты сдачи объектов в эксплуатацию. В процессе принятия данных отчетов используются ранее подготовленные итоговые документы по объекту: Ф-3, Ф-26, КС-6, М-29 …

Каждый отчет имеет метку соответствующего объекта.

9.2 Внесение работы в реестр

Внесение работы в реестр означает фактическое признание, что участком выполнены работы по договору на указанную сумму.

Диаграмма внесения работы в реестр имеет вид:

Внесение работы в реестр (взятие в объем)

Начальник подразделения, выполнившего работу, согласует подготовленный ранее реестр выполненных работ с руководителем экономической службы. Далее реестр согласуется с экономистом, ПТО, группой ценообразования, главным бухгалтером и руководителем предприятия. Группа ценообразования формирует справку о заработной плате. В процессе согласования реестра используется весь набор отчетных документов.

10 Зарплата и финансовые результаты

Этапом, подводящим итоги хозяйственной деятельности участка по выполнению договора и всего предприятия, является этап анализа экономических результатов выполнения работ по договору и подведения финансовых результатов деятельности участка. Одним из основных документов этапа является Акт сверки взаимной задолженности диаграммы

Данный этап описывается диаграммой:

Финансовые результаты

Руководствуясь справкой о заработной плате, подготовленной на предыдущем этапе, исполнитель подготавливает документ «Расчет фонда заработной платы». Руководитель организации проверяет данный документ и, руководствуясь набором итоговых документов по договору, утверждает документ - Расчет фонда заработной платы. Далее, указанный документ согласуется с Заместителем генерального директора по экономическим вопросами и службой материального обеспечения. Согласно утвержденному документу, расчетчик бухгалтерии подготавливает ведомость на зарплату и расчетные листы.