© Антон Аникин, технический специалист компании "Интерфейс"
Российский рынок систем электронного документооборота в последние годы показывает высокую динамику роста. На ежегодных форумах, выставках, конференциях, таких как DocFlow, представлено множество решений различных разработчиков, предлагающих, как универсальные решения, так и специализированные продукты "заточенные" под конкретные бизнес-процессы, что подтверждает большой интерес к этим системам, как со стороны потребителей, так разработчиков и партнеров - с другой.
Выделим основные тенденции роста этого рынка:
1. Устойчивый рост числа внедрений СЭД практически на всех секторах рынка.
2. Постоянный спрос на подобные продукты, который способствует появлению новых систем на рынке.
3. Рост числа региональных потребителей, что стимулирует появление новых разработчиков систем в регионах и развитие партнерских сетей лидеров-разработчиков.
4. Увеличение доли крупных проектов
Сегментация рынка разработчиков СЭД.
Что выбрать?
Выделяются несколько сегментов рынка потребителей СЭД с различными задачами - это государственный сектор, сектор небольших компаний, и, наиболее динамично развивающийся, сектор средних и крупных коммерческих организаций.
Если организация решилась на внедрение СЭД, то в таком многообразии продуктов и производителей довольно трудно разобраться. Объективных исследований по этому направлению в открытом доступе нет, а та информация, что выкладывается на сайте производителя, является мало информативной, т.к. отражает только положительную сторону продукта.
В этой связи потенциальные потребители, которые хотят внедрить СЭД, вынуждены тратить много времени на самостоятельное изучение продуктов - собирать информацию, просматривать презентации, тестировать системы и.т.д.
При этом ни кто не гарантирует того, что после презентации и поверхностного тестирования, потребитель выберет действительно тот продукт, который способен решить поставленные задачи.
Критерии разбиения
Для лучшего понимания ситуации на российском рынке производителей СЭД разобьем их на 3 сегмента - дешевый, средний, дорогой, исходя из:
1. Стоимости конкурентных лицензий, обеспечивающих максимальную функциональность системы.
2. Опыта разработчика, т.е. количество и масштаб внедренных проектов.
3. Времени жизни разработчика на рынке СЭД.
4. Функциональности продукта.
Три сегмента
I. Дешевый сегмент
Характеризуется низкой стоимостью лицензий. Решения обеспечивают низкую функциональность, "не универсальны", т.е. "заточены" под конкретного клиента и требуют существенных доработок при каждом новом внедрении. Обычно это небольшие группы разработчиков, которые не так давно вышли на рынок. Участникам рынка, как правило, не хватает финансирования и как следствие им не удается организовать серьезный процесс по разработке и поддержке своих продуктов.
II. Средний сегмент
Предлагаемые решения в этом сегменте обеспечивают среднюю или высокую функциональность. Решения построены по клиент/серверному принципу. Большой объем внедренных решений, в различных секторах рынка. Для многих компаний-разработчиков характерна распределенная партнерская сеть, обеспечивающая потребности регионального рынка. Как правило, решения разработчиков базируются на платформах Lotus или Microsoft. Существуют типовые решения на базе продуктов (пример: канцелярия, сервис-деск, согласование договоров и.т.д.).
Примеры продуктов: DocsVision, Directum, Дело, Летограф, Оптима.
III. Дорогой сегмент
Высокая стоимость лицензий. Решения, предлагаемые разработчиками, в этом сегменте обеспечивают высокую функциональность. Решения внедряются в крупных организациях, способных выделить достаточные серьезные бюджеты для внедрений такого рода продуктов.
Примеры продуктов: Documentum.
DocsVision - система, которая решит задачи по автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятия.
В этой статье мы постараемся сэкономить Ваше время по поиску аргументов в пользу той или иной системы. Как базовую мы возьмем систему документооборота DocsVision 4.1 и посмотрим на ее отличия от других систем.
Наш выбор определен многими факторами:
1. Насчитывается более 500 успешных внедрений системы во всех основных отраслях и этот список постоянно растет (Министерство экономического развития и торговли РФ, Октябрьская железная дорога, филиал ОАО "РЖД" Горьковская железная дорога, Владивостокский морской торговый порт, ОАО "Новошип", Авиакомпания "Пулково", СПб ГУП "Петербургский метрополитен", "СеверСтальМаш-Тяжмаш", "ОМЗ - Горное оборудование и технологии", Светогорский ЦБК, "Райфайзен банк" и.т.д.).
2. Десятилетняя история успешного развития.
3. Полнофункциональная Workflow-подсистема и большой набор развитых средств управления процессами обработки документов.
4. Мощная функциональность системы.
Функциональность DocsVision 4.1
1. DocsVision 4.1 базируется на платформе Microsoft, серверная часть работает на Win Server 2003 или Win Server 2008, Vista.
2. В качестве хранилища данных DocsVision 4.1 используются СУБД: SQL 2000, SQL 2005, SQL 2008.
3. В системе существует поддержка WF. Визуальная разработка бизнес-процессов в системе
4. Поддержка WWF. Возможность в визуальной разработке WWF-процессов в системе.
5. Средства для интеграции с другими системами: Шлюзы, WWF, скрипты C#, VB.NET, API, EDI-взаимодействие.
6. Возможности по построению распределенных систем (работа удаленных филиалов): Online, Репликация БД, WWF, Offline client, Модуль Федерации.
7. Возможность использования ЭЦП и шифрования: использование API-совместимых криптопровайдеров (пример: CryptoPRO, Microsoft Crypto Provider, PGP и.т.д.)
8. Средства архивирования данных: модуль архивирования, средства SQL, вытеснение в файловую систему с использованием WF, вытеснение в файловую систему с использованием средств SQL
9. Средства бэкопирования (резервное копирование) данных: средства SQL
10. Поддержка версионности документов.
11. Ограничение на объем данных на объем файл: 4 Гб
12. Ограничение на количество пользователей системы: нет
13. Средства интеграции с MS Office, MS Exchange, MS CRM, Project, SharePoint, Axapta, 1С, другими системами.
14. Возможность по настройке аналитических отчетов: встроенные, модуль расширенных отчетов.
15. Возможность полнотекстового и атрибутивного поиска по документам.
16. Готовые решения на базе СЭД: архив, Service Desk, административное делопроизводство.
Сравнение DocsVision с Documentum
|
№ |
Присутствует в DocsVision, отсутствует в Documentum |
|
1. |
Возможность распараллеливания нагрузки сервера приложения (Технология Load Balancing)
Необходимо для постепенного увеличения нагрузочной способности сервера без переустановки системы |
|
2. |
Наличие Off-line клиента, возможность использовать Outlook в качестве клиента. Необходимо для подключения в контуры обработки документов пользователей, связанных с системой только по электронной почте, типовые клиентские функции могут быть доступны непосредственно из Outlook и не требуют запуска стандартного клиента DocsVision, интеграция с персональным календарем Outlook. |
|
3. |
Использование технологии Web Service Для возможности интеграции функций системы документооборота в распределенные приложения |
|
4. |
Средства доступа к содержимому документов в формате XML Для обеспечения интеграции приложений по протоколу EDI |
|
5. |
Возможность реализации всех функций управления системой удаленно по протоколу HTTP. Для удаленного администрирования, настройки процессов, в частности для упрощения тех. поддержки. |
|
6. |
Механизм переноса свойств документов MS Office позволяет отображать в представлениях, осуществлять поиск и использовать в качестве параметров бизнес-процессов отдельные свойства Microsoft Office. Данный механизм позволяет использовать в качестве средства разработки обычные компоненты Microsoft Office и VBA. |
|
7. |
Наличие встроенных в платформу справочников. Система поддерживает справочники сотрудников, контрагентов, типов документов, номенклатуры дел и пр. |
|
8. |
Встроенные средства управление бизнес-календарями и нумераторами |
|
9. |
Мощная структура метаданных. Структура объекта DocsVision обеспечивает возможности моделирования сколь угодно сложных учетных объектов, в частности включающих иерархическое подчинение табличных разделов, ссылки, файлы и версии, поддержка справочников, режимы использования объектов действия, и пр. Структура объекта Documentum гораздо более ограничена. |
|
10. |
Интерфейс Стандартный Outlook, подобный Windows интерфейс, упрощает обучение персонала |
|
11. |
Возможность использовать Outlook в качестве клиента. Необходимо для подключения в контуры обработки документов пользователей, связанных с системой только по электронной почте, типовые клиентские функции могут быть доступны непосредственно из Outlook и не требуют запуска стандартного клиента DocsVision, интеграция с персональным календарем Outlook. |
Сравнение функций управления процессами
|
№ |
Присутствует в DocsVision, отсутствует в Documentum |
|
1. |
Возможность расширения набора функций. Даная возможность обеспечивает возможность наращивания сценариев, которые могут быть автоматизированы без программирования. |
|
2. |
Программируемые функции. Возможность неограниченного расширения серверной функциональности WorkFlow-системы. |
|
3. |
Динамическая параметризация исполняемых функций в процессе исполнения Возможность изменять логику обработки процесса в зависимости от результатов обработки его этапов, например, назначение исполнителей более поздних этапов |
|
4. |
Функции синхронизации во времени (ожидание, задержка, периодическое срабатывание) |
|
5. |
Возможность автоматического ветвления процесса по различным условиям |
|
6. |
Возможность маршрутизации на рабочее место ссылки на произвольный объект, в частности документ внешней прикладной системы Включение в процессы обработки произвольных объектов |
|
7. |
Настройка функции ручной обработки на необходимость зафиксировать параметры завершения задания Ввод параметров влияющих на работу процесса в дальнейшем |
|
8. |
Механизм автоматического отслеживания событий во внешних системах в рамках WorkFlow-процесса Интеграция с внешними приложениями |
|
9. |
Механизм обмена данными с внешними системами в рамках WorkFlow-процесса Интеграция с внешними приложениями |
|
10. |
Возможность синхронной и асинхронной декомпозиции процессов с передачей параметров Упрощение разработки и сопровождения сложных процессов, возможность создания процессов с автозапуском и пр. |
Сравнение DocsVision с Directum.
|
№ |
Присутствует в DocsVision, отсутствует в Directum |
|
1. |
Ориентированность на бизнес-процесс, а не только на документ. Workflow-механизмы большинства систем документооборота ориентированы только на маршрутизацию одного документа по цепочке исполнителей. В отличие от этого, в DocsVision Workflow первичен сам бизнес-процесс. Упомянутая маршрутизация документа, является для DocsVision только частным случаем. В общем случае бизнес-процесс DocsVision Workflow может включать обработку нескольких различных документов на различных этапах БП и их жизненного цикла, а также этапы, непосредственно не связанные с документом, заполнение форм исполнителем, взаимодействие с внешними системами и пр. |
|
2. |
Развитая функция задания БП. Задание в DocsVision Workflow, в отличие от многих других систем подразумевает не только фиксацию информации о его выполнении. Задание может включать экранную форму, которую должен заполнить исполнитель перед завершением. Эти данные могут быть переданы в переменные БП и далее обработаны бизнес-процессом. Вместо стандартной кнопки "Завершить" в задании могут быть кнопки, определяющие смысл завершения (например: принять/отклонить). Всё это настраивается в DocsVision Workflow без программирования. |
|
3. |
Работа с переменными БП. DocsVision Workflow позволяет определить для БП настраиваемый набор переменных и их значений, организовать обработку переменных через функции бизнес-процесса. Этот механизм используется для записи начальных параметров БП, хранения и дальнейшей обработки и использования введенных пользователем данных, обмена данными с другими системами, файлами, документами DocsVision. Это позволяет реализовать весьма сложные сценарии в БП. Всё это настраивается в DocsVision Workflow без программирования. При необходимости программного расширения используется функция Сценарий, содержащая произвольный код на VBScript. |
|
4. |
Уникальный механизм шлюзов DocsVision Workflow. Шлюзы - однотипные функции Workflow-подсистемы DocsVision, предназначенные для мониторинга и обмена данными с различными внешними системами. Настройка взаимодействия через шлюз не требует программирования. На сегодня есть шлюзы к файловой системе, почте MS Exchange, MS Dynamics AX, MS Dynamics CRM, SharePoint, 1C:Предприятие. Есть открытый программный интерфейс механизма шлюзов, позволяющий разрабатывать шлюзы к другим системам. В Directum нет универсального механизма процессной интеграции, типа шлюзов DocsVision, интеграция Directum с другими системами - это каждый раз частное решение, не имеющее общего базиса. |
|
5. |
Масштабирование DocsVision Workflow. Для обеспечения высокой производительности при масштабных внедрениях механизм DocsVision Workflow поддерживает кластеризацию серверов. Масштабирование DocsVision лучше, чем Directum, из-за особенностей архитектуры: Directum классический клиент-сервер, а DocsVision - трехзвенная архитектура. В случае использования веб-клиента Directum архитектура тоже становится трехзвенной с лучшим масштабированием, но веб-клиент Directum не полнофункциональный и не такой удобный, как windows-приложение или клиент DocsVision, который и по http работает, и выглядит как windows-приложение. DocsVision демонстрирует один из современных вариантов архитектуры, продвигаемых Microsoft. Альтернативные технологии тоже идут параллельным путем, типа приложений Google и пр. И сравнивать в этом плане Word с системой документооборота неуместно (хотя даже индивидуальные офисные приложения уже тоже предлагаются как веб-сервис). |
|
6. |
Поддержка Windows Workflow Foundation. Для реализации WWF-процессов в DocsVision есть встроенный графический редактор Workflow, полностью аналогичный редактору WWF в MS Visual Studio. При этом смоделированные в DocsVision WWF-процессы можно тут же запускать на исполнение, отслеживать их исполнения, отображать переменные в представлениях DocsVision и т.д. Опираясь на промышленный стандарт от известного производителя, DocsVision Workflow получает следующие преимущества: рост функционала, рост открытости, надежности и производительности, возможность использования WWF-activities, разрабатываемых сторонними производителями на базе этого технологического стандарта, в первую очередь - от производителей бизнес-приложений, т.к. это обеспечивает интеграцию с ними (в настоящее время они уже доступны на рынке, некоторые - бесплатно). Подсистема Workflow Directum рассчитана в основном на маршрутизацию документов. Набор функций и возможности автоматизации БП гораздо беднее, чем в DocsVision. У Directum нет поддержки WWF. |
|
7. |
Поддержка стандарта BPEL (Business Process Executive Language). Эта поддержка стала возможна благодаря выпуску Microsoft специальных WWF-activities, обеспечивающих взаимодействие с другими Workflow-системами, поддерживающими BPEL. |
В этой статье мы начали сравнительный обзор систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Надеемся, что этот краткий обзор поможет вам в выборе системы, которая решит задачи вашего предприятия. В следующих статьях мы проведем сравнение с другими системами.