Год назад вышла новая, четвертая версия платформы управления документами и бизнес-процессами DocsVision. Новое поколение платформы открыло возможности для резкого развития функциональности системы. И вот, в конце сентября текущего 2008 года разработчики выпустили версию DocsVision 4.1, и теперь можно оценить вектор развития продукта на ближайшие полтора-два года.
Новая функциональность системы сосредоточена на двух основных направлениях:
-
развитие возможностей масштабирования, упрощения и оптимизации работы пользователей с большими объемами баз документов, сложной организационной структурой, географически распределенной инфраструктурой;
-
развитие возможностей создания решений по управлению документами и бизнес-процессами с глубокой специализацией и сложной бизнес-логикой.
По оценке разработчиков фокус автоматизации управления предприятиями на российском рынке смещается с быстрого внедрения минимальной функциональности по типовым, базовым процессам управления документами (автоматизация канцелярии) и решения частных задач по ключевым бизнес-процессам к построению решений, глубоко интегрированных в процессы управления предприятиями, оптимизированых и полностью учитывающих специфику предприятия. Пользователям системы DocsVision для этого необходимы более гибкие и удобные средства создания структур документов с большим количеством специальных характеристик, поддержка работы с большим количеством разнообразных документов, автоматизация не только центрального звена управления, но и удаленных филиалов. Так что же конкретно реализовано в версии DocsVision 4.1?
Работа с большими объемами документов
-
Структуризация представлений и фильтров системы, возможность создания персональных представлений, связывание набора представлений с типом папки и карточки. Раньше представления и фильтры показывались любому пользователю общим для всех линейным списком. Это нормально, когда число фильтров в списке не более 10-15, не очень удобно, когда их до 100, и совершенно неудобно, когда надо выбирать из списка в сотни фильтров.Теперь общий список представлений или фильтров можно разбивать на разделы и подразделы, облегчая поиск и выбор. Кроме того, можно делать персональные представления и фильтры, что позволяет еще больше упростить поиск представлений и фильтров, используемых чаще других.
-
Единый механизм поиска по стандартным и пользовательским свойствам карточек. Для автоматизации специфичных процессов и документов необходимо включать в карточки документов и заданий специфичные свойства. Это было возможно и в старых версиях системы, но поиск можно было вести либо по стандартным, либо по специальным свойствам. С точки зрения пользователя, они все равноправны, и "разорванный" поиск был неудобен. Теперь это ограничение снято.
-
Специальные настройки в справочниках сотрудников и контрагентов, дающие возможность хранения дополнительных данных и улучшающие средства интеграции с другими корпоративными системами. Справочники сотрудников и контрагентов - встроенные в систему. Теперь они могут быть настроены для интеграции с другими приложениями предприятия, например, можно передавать в справочник сотрудников сведения из кадровой системы и принимать решение по выбору исполнителя по документу в бизнес-процессах DocsVision на основании этих сведений.
-
Групповые (пакетные) контекстнозависимые операции. При большом количестве однотипных документов очень удобно выделить сразу несколько документов и сделать с ними одну и ту же операцию, примерно так же, как можно выделить несколько файлов в проводнике Windows и послать их одним электронным письмом. Теперь такие операции поддерживаются DocsVision, причем то, что именно можно сделать с выделенными объектами, можно настроить в свойствах папки, в которой Вы в данный момент находитесь, то есть операции являются не только пакетными, но и контекстно-зависимыми.
-
Новые средства форматирования отчетов. Большие многостраничные отчеты гораздо легче интерпретировать, если Вы можете выделить цветом, размером шрифта и другими средствами форматирования отдельные строки отчета.
-
Специальные настройки, регулирующие правила и ограничения по размещению файлов в базе данных или на файловом хранилище. Эта функция очень полезна для тех, кому нужно оптимально сочетать скорость доступа к данным с низкой стоимостью их хранения.
Поддержка сложных организационных и распределенных систем
-
Модуль поддержки федерации серверов DocsVision. Распределенные решения в DocsVision можно было строить либо на базе одного сервера, общего для всех подразделений предприятия с удаленным доступом к нему из географически далеко расположенных филиалов, либо ставить в каждом подразделении свой сервер и с помощью модуля репликации автоматизировать перенос изменений, сделанных в ходе работы на каждом из серверов на все остальные. Эти подходы целесообразны при высокой степени консолидации управления предприятием. Однако есть ситуации, когда в каждом филиале большинство документов регулярно используются только в нем одном, а в других филиалах или в управленческом центре они нужны эпизодически. Такая структура называется "федерацией". В новой версии DocsVision поддерживается архитектура федераций, причем с единой навигацией и единым поиском. При этом права доступа каждого пользователя к каждому серверу федерации могут настраиваться индивидуально. Для ускорения работы с удаленными серверами федерации реализовано локальное кэширование документов - если Вы открываете документ с удаленного сервера, его копия сохраняется на Вашем локальном сервере. При каждом последующем открытии документа проверяется, был ли он изменен на удаленном сервере, и если не был, то загружается его локальная копия. Для пользователя это все прозрачно, он просто ощущает cущественное ускорение работы с удаленными документами.
-
Поддержка нескольких ролей в организационной структуре для одного сотрудника. Часто бывает, что руководители верхнего звена одновременно входят в несколько организационных подразделений предприятия, например, директор одного из филиалов является членом совета директоров всего холдинга. Теперь такие ситуации поддерживаются в системе путем простых настроек.
-
Персональные лицензии, обеспечивающие доступ в систему независимо от числа одновременно работающих в настоящий момент пользователей. Базовый механизм лицензирования DocsVision основан на конкурентной модели - учитывается количество пользователей, одновременно работающих с системой в данный момент. Это удобно для пользователя по экономическим причинам - стоимость лицензий пропорциональна не штатной численности сотрудников, а интенсивности реального использования системы. Однако количество одновременно работающих пользователей сильно колеблется в разные периоды, и может получиться так, что очередной пользователь получит отказ по причине исчерпанности лимита. Теперь можно приобрести персональную лицензию, доступ с которой разрешен всегда. Это удобно для мобильных пользователей и для руководителей, у которых нет времени подождать, пока кто-нибудь "освободит" одну из конкурентных лицензий.
-
Новая функциональность подсистемы управления бизнес-процессами. Новые функции, регулирующие работу с файловой системой, обмен файлами с внешним хранилищем, управление системной темой обработки. Данные функции существенно упростили реализацию разнообразных сложных сценариев работы с обычными файлами файловой системы, например, интеграцию с Fax-сервером, сложные сценарии потокового сканирования и EDI (Electronic Document Interchange) сценарии.
-
Более развитые средства управления процессами WWF, клиентские метрики бизнес-процесса. Основная работа по выполнению бизнеспроцесса проводится пользователями на рабочих местах. Теперь в DocsVision есть возможность измерять работу пользователя на рабочем месте, например, сколько времени пользователь активно работал с каждым конкретным заданием. Чем точнее метрики бизнес-процессов системы, тем оптимальнее можно настроить бизнес-процесс, что в конечном счете отражается на себестоимости и эффективности управления предприятием.
Поддержка архива бумажных документов
Модуль управления архивом документов. Практически во всех предприятиях далеко не все документы имеют электронные копии. Бумажные документы (например, архив проектного института) используются также достаточно интенсивно. Новый модуль DocsVision поддерживает управление бумажным архивом - хранит карточки бумажных документов, дает возможность поиска теми же средствами, что и в электронных документах, а также фиксирует процессы выдачи и возврата бумажных документов в архив согласно классическим требованиям процессов архивного дела.
Кроме магистральных направлений, - поддержки больших объемов документов и сложной логики процессов управления, в новой версии сделаны и отдельные частные улучшения имевшихся ранее возможностей:
-
Управление контекстом открытия файла (чтение/редактирование) для удобства и безопасности. Это позволяет определять в настройках, в каком режиме по умолчанию открывается файл из карточки документа в зависимости от состояния карточки. В частности, файлы утвержденных документов можно по умолчанию открывать для чтения. Это удобнее, чем проверять после редактирования, возможно ли сохранение измененного файла в этой карточке документа.
-
Дополнительные возможности работы со штрих-кодами, в том числе с использованием ручного сканера. Это позволяет реализовать быстрый поиск документа по нанесенному на него штрих-коду. Проведя по штрих штрихкоду ручным сканером, Вы сразу видите на экране открытую карточку этого документа. Кроме открытия карточки, в настройках можно определить и другие действия с документом, распознанным по штрих-коду, например, запускать бизнес-процесс его дальнейшей обработки с параметрами, взятыми из штрих-кода. Также теперь можно определять структуру штрих-кода, кодируя в нем, скажем, подразделение, выпустившее документ, или другие его свойства.
-
Изменение принципов учета персональных календарей сотрудников при работе с заданиями.
При назначении задания сотруднику теперь учитывается его персональный рабочий календарь - время начала и окончания рабочего дня, отпуска и другие персональные параметры календаря. Так чем же и кому лучше всего поможет новая версия DocsVision? В первую очередь - предприятиям, которые хотят "добавить порядка" в свои основные бизнеспроцессы, глубже внедрить процессное управление, снизить себестоимость процессов, повысить их управляемость и, в конечном счете, эффективность.
Чтобы понять источники этих эффектов, рассмотрим типичный пример. Очень часто предприятие начинает автоматизацию с канцелярии, с простой целью - контролировать поток входящих и исходящих документов, внутреннюю переписку, вести контроль исполнения поручений по документам.
Реально достигнутый эффект от такого упорядочения работы дает предприятию "вкус" к углублению регламентации и реализации логики своих основных производственных процессов. Например, к согласованию платежей. Для этого надо классифицировать контрагентов, "привязать" их к менеджерам отдела снабжения, процессу проведения тендеров на закупку, текущему состоянию дебиторской задолженности по контрагентам, бюджетам предприятия и т. д. Для этого нужно строить в системе сложные объекты со сложными связями и специфическими свойствами. Все это можно было делать в DocsVision и раньше, но теперь появились возможности сделать эту работу гораздо более удобной для пользователя, и гораздо быстрее получить результаты.
Таким образом, новая версия системы DocsVision со всей очевидностью должна вселять дополнительную уверенность в тех ее бизнес-пользователей, которые не только работают в соответствии с самыми современными взглядами на электронный документооборот и делопроизводство, но и полны честолюбивых планов как на ближайшую перспективу, так и с точки зрения долгосрочной стратегии оптимального использования передовых информационных технологий.