| СТАТЬЯ |
26.03.03
|
© В.И.
Рыков, доцент каф. экономической информатики
Башкирского Гос. Университета, г. Уфа
Оглавление
5 Обеспечение производстваЦелью процесса «Обеспечение производства» является своевременное обеспечение деятельности участка, ответственного за договор, оборудованием и материалами.
Процесс описывается дополнительной диаграммой процессов:
Представитель участка, выполняющего договор, согласно ПСД, формирует заявку на материалы и оборудование, содержащую перечень потребностей по номенклатуре и срокам поставки. Заявка рассматривается службами ПТО, материального обеспечения и УПП, принимается решение о распределении поставок между отделом маркетинга и отделом снабжения, уточняется перечень материалов, изготавливаемых силами УПП. Службы мат. обеспечения формируют письма – заявки поставщикам. УПП начинает процесс изготовления оборудования. Подготовленные письма – заявки подаются поставщику и присланные им счета оплачиваются заказчиком. В отсутствие четкого законодательного регулирования процесса оплаты СМР, работы на объекте, обычно, авансируются из средств заказчика, поступивших на оплату поставок. После согласования с руководителем организации, счета поставщика, оплачиваются из полученных от заказчика средств, и происходит процесс поставки. Поставленные или изготовленные изделия сдаются на склад, после чего выдаются участку. Для участка дополнительно существует процесс сдачи материалов и оборудования на склад в целях обмена или в случае утраты надобности.
Целью процесса является формирование плана поставок и изготовления оборудования силами УПП, оптимальное с точки зрения эффективности и стоимости. Задача поставок (изготовления) материалов и оборудования распределяется между отделом маркетинга, отделом снабжения и УПП. Как правило, отдел снабжения поставляет материалы и оборудование в стандартной комплектации. Вопросами выполнения высокотехнологичной части поставок занимается отдел маркетинга. Заметим, что процесс формирования пакетов поставки учитывает требования нескольких договоров, письмо - заявка на поставку обычно содержит требования многих договоров.
Диаграмма процесса формирования плана поставок имеет вид:
В процессе принимают участие работник ПТО, участка и службы материального обеспечения: отдел внешних поставок и отдел снабжения. Документ – Заявка участка рассматривается службами мат. обеспечения и на его основе формируется документ – Письмо – заявка поставщику. Силами ПТО формируется пообъектная расшифровка требования поставки.
Заявки должны иметь связь с индексом производственного объекта.
Целью этапа является окончательное определение возможности и стоимости конкретной поставки. Предварительные оценки выполняются на этапе оформления договора. Процесс описывается следующей диаграммой:
В процессе принимают участие служба мат. обеспечения, поставщик, бухгалтерия. Служба мат. обеспечения отправляет письмо – заявку поставщику, поставщик высылает счет на поставляемые материалы и оборудование, бухгалтерия получает входящий счет поставщика. Уведомление о приходе счета получает также заинтересованная служба мат. обеспечения. Далее выполняется процесс финансирования поставки.
Целью процесса является получение средств от заказчика на оплату поставок материалов и оборудования по договору и оплата счетов поставщика из этих средств. Диаграмма процесса имеет вид:
Исходя из счетов поставщика, служба мат. обеспечения формирует счета на оплату поставок заказчику. Бухгалтерия направляет указанные счета заказчику, и он производит оплату. Руководитель организации анализирует оплаченные счета заказчика, счета поставщика и дает разрешение на оплату. Результатом является перечисление денег поставщику.
Процесс поставки является внешним по отношению к рассматриваемой модели и здесь не описывается.
Процесс оприходования материалов на склад сравнительно несложен с функциональной точки зрения, но требует выполнения определенных законов бухгалтерии.
Акт приемки материалов выполняется на основании договора и накладной поставщика. Акт имеет структуру и номер, определенный соответствующими документами бухгалтерии. Данные акта находят отражение в изменении состояния соответствующих бухгалтерских счетов.
Ответственный за поставку, это может быть работник службы мат. обеспечения, или работник участка, инициирует процесс сдачи. Оформление приходных документов на складе, вызывает соответствующее изменение внутренних бухгалтерских счетов предприятия. Приходные документы оформляются согласно расшифровке номенклатуры поставки по конкретным объектам.
По мере необходимости, участки получают со склада оборудование и материалы. Соответствующая диаграмма имеет вид:
Участок формирует требования на выдачу материалов, согласно ранее поданным заявкам. Работник ПТО удостоверяет целесообразность расходования ресурсов, работник склада производит выдачу материалов, оформляя соответствующие документы.
Структура процесса изготовления оборудования УПП имеет много общего со структурой технологического документооборота организации. Процесс описывается диаграммой:
Процесс калькуляции повторяет процесс изготовления ПСД.
Заказ открывается участком. Целесообразность и сроки изготовления оборудования проверяются ПТО. Заказ оформляется только при наличии оплаты со стороны заказчика. На основании всех полученных заказов формируется план УПП.
В результате, формируется список и технология изготовления оборудования. Все остальные процессы описаны выше.
Процесс является внешним по отношению к модели документооборота и здесь не описывается.
Документы проектно – сметной документации имеют следующую структуру:
Поступающая ПСД, включает накладную на тех. документацию, служащую оглавлением для документов, сметы и комплект рабочих чертежей.
Процесс имеет большое значение для участка. Состоит из сбора документов, доказывающих факт выполнения работ и подписанных заказчиком.
Исполнитель, обычно это начальник участка, оформляет и согласует в соответствующих инстанциях отчетные формы.
Диаграмма прохождения ежемесячной отчетности
Пакет отчетных документов имеет следующую структуру:
После согласования и утверждения, указанных выше отчетных документов, выполненные работы вносятся в реестр (берутся в объем). Акт сверки взаимной задолженности подписывается главными бухгалтерами сторон договора и служит, в основном, для расчета задолженности заказчика по СМР.
Целью этапа является подведение технологических итогов деятельности исполнителя работ по договору. Этап имеет следующие составляющие:
Списание материалов и оборудования выполняется согласно отчетным документам, согласованным на предыдущем этапе. Диаграмма для данного процесса имеет вид:
На базе ранее принятых отчетных документов, подготавливается Материальный отчет бухгалтерии, указанный документ сдается в бухгалтерию. ПТО принимает Акты сдачи объектов в эксплуатацию. В процессе принятия данных отчетов используются ранее подготовленные итоговые документы по объекту: Ф-3, Ф-26, КС-6, М-29 …
Каждый отчет имеет метку соответствующего объекта.
Внесение работы в реестр означает фактическое признание, что участком выполнены работы по договору на указанную сумму.
Диаграмма внесения работы в реестр имеет вид:
Внесение работы в реестр (взятие в объем)
Начальник подразделения, выполнившего работу, согласует подготовленный ранее реестр выполненных работ с руководителем экономической службы. Далее реестр согласуется с экономистом, ПТО, группой ценообразования, главным бухгалтером и руководителем предприятия. Группа ценообразования формирует справку о заработной плате. В процессе согласования реестра используется весь набор отчетных документов.
Этапом, подводящим итоги хозяйственной деятельности участка по выполнению договора и всего предприятия, является этап анализа экономических результатов выполнения работ по договору и подведения финансовых результатов деятельности участка. Одним из основных документов этапа является Акт сверки взаимной задолженности диаграммы
Данный этап описывается диаграммой:
Финансовые результаты
Руководствуясь справкой о заработной плате, подготовленной на предыдущем этапе, исполнитель подготавливает документ «Расчет фонда заработной платы». Руководитель организации проверяет данный документ и, руководствуясь набором итоговых документов по договору, утверждает документ - Расчет фонда заработной платы. Далее, указанный документ согласуется с Заместителем генерального директора по экономическим вопросами и службой материального обеспечения. Согласно утвержденному документу, расчетчик бухгалтерии подготавливает ведомость на зарплату и расчетные листы.
Дополнительная информация
За дополнительной информацией обращайтесь в компанию Interface Ltd.
Обсудить на форуме Rational Software
| INTERFACE Ltd. |
| ||||
