Функционально-стоимостной анализ (ABC-анализ)
Встроенный в BPwin механизм вычисления стоимости позволяет оценивать и анализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности. Механизм вычисления расходов на основе выполняемых действий ( Activity-Based Costing, ABC ) - это технология, применяемая для оценки затрат и используемых ресурсов. Она помогает распознать и выделить наиболее дорогостоящие операции для дальнейшего анализа.
Только после того как закончена работа над моделью, т.е. достигнута ее полнота и проведена ее полная верификация с экспертом, аналитик может провести приступить к стоимостному анализу модели. Вкратце это делается так - каждой функции в модели присваивается прямая стоимость ее выполнения плюс стоимость накладных расходов распределенных по всей модели с помощью некого алгоритма. В итоге мы получим количественную оценку функций, выраженную в их стоимости.
Обычно ABC применяется для того, чтобы понять происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия. С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи как определение действительной стоимости производства продукта, определение действительной стоимости поддержки клиента, идентификация работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь).
На практике, при проведении крупных консалтинговых проектов мы столкнулись проблемой, при которой использование метода АВС затруднено. Это связано с тем, что невозможно полно собрать информацию о стоимости производимых работ из-за большого количества персонала, который необходимо было бы опросить. Так, например, что бы опросить всех сотрудников компании заказчика, около 9 тыс. человек, понадобилось бы примерно 6 месяцев исследований из расчета опроса 2 тысяч сотрудников с уникальными должностями и последующей консолидацией результата.
Нами был выбран другой подход, согласно которому утверждается, что 20% работ составляют 80% затрат (Рис.8).
Рис.8. Метод "20/80"
При использовании данного подхода Бизнес-аналитик или эксперт предметной области выделяет ключевые процессы деятельности, которые анализируются методом АВС.
Рассмотрим простой реальный пример. В процессе заключения договора на поставку ТМЦ в компании заказчика договор сначала отсылается поставщику на подписание, а только после этого он визируется у должностных лиц внутри компании и подписывается генеральным управляющим (или его заместителем). (Рис.9)
Рис.9. Диаграмма "AS IS"
На первый взгляд все верно - сначала договор подписывает заинтересованная сторона, в данном случае клиент, а уже потом договор попадает на подпись руководителю.
Однако из интервью с сотрудниками отдела закупок выяснилось, что со стороны клиента никогда не было разногласий по поводу подписания договора (или таких случаев мало). Но со стороны руководства компании к клиентам выдвигаются определенные требования. В результате договор может быть не подписан. Проанализировав стоимость этих работ по критериям "Курьерская доставка", "Распечатка", "Упаковка" консультантами был обнаружен факт того, что стоимость работы по подписанию договора у клиента значительно выше стоимости работ по подписанию его со стороны руководства компании за счет увеличенных расходов на упаковку и курьерскую доставку. Таким образом, в случае не подписания его руководством сумма, которую теряет компания выше, чем, если бы договор подписывался у клиента в последнюю очередь.
В результате проведенных исследований консультантом был сделан вывод о необходимости поменять порядок следования процессов с целью уменьшения затрат (Рис.10).
Рис.10. Диаграмма "TO BE"
Данный простой пример наглядно иллюстрирует важность применения данного анализа при проведении проектов реструктуризации компаний.
Для проведения более тонкого функционально-стоимостного анализа можно воспользоваться специализированными средствами, таким, например, как EasyABC , с которым у BPwin имеется двунаправленный интерфейс обмена информацией.
Свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties)
Если для того чтобы усилить значение модели, средств функционально-стоимостного анализа окажется недостаточным в BPwin имеется возможность внесения собственных показателей - свойств, определенных пользователем ( User Defined Properties, UDP ). Имеется возможность задания 18 различных типов UDP. Например, категория "Трудоемкость", может быть выражена количеством дней или часов требуемых на выполнение данной работы. Каждой работе можно поставить в соответствие набор из нескольких UDP.
Так, в своей работе, мы часто используем такие дополнительные свойства у моделей как "Время", "Важность", "Описание проблемной зоны", "Методы ее устранения". Все это делает простым формирование спецификаций к моделируемым процессам и анализ полученных результатов с помощью специальных отчетов, встроенных в BPwin.
Если Вам случалось участвовать в обследовании предприятий при проведении консалтинговых проектов или просто при проведении реструктуризации предприятий, то Вы наверняка, как и мы, сталкивались с огромным количеством разнообразной документации полученной в ходе исследования, анкетирования, интервью. Это разнообразные формы документов, отчеты, положения, инструкции, диаграммы, графики, схемы. Чтобы не потерять ничего в таком большом количестве документов на помощь приходит механизм UDP в BPwin.
Наряду с тем, что UDP предоставляют аналитику критерии оценки моделей, этот механизм позволяет структурировать имеющуюся документацию, привязав ее к конкретным объектам диаграммы. Это могут быть любые объекты - текстовые файлы, рисунки, схемы. Так, например, в качестве дополнительной документации могут выступать файлы инструкций, положений и правил, регламентирующих выполнение работы к которым они привязаны. В частности, на рисунке показана привязка документа "Инструкция по делопроизводству" в качестве исходной документации к процессу "Запись информации в регистрационную карточку" (рис.11).
Рис.11. Привязка объектов к элементам диаграммы
Это облегчает аналитикам вести библиотеку проекта, упрощает поиск необходимых документов и полностью исключает потерю необходимых регламентирующих документов. В качестве дополнительной документации при построении модели "TO BE" могут также выступать и схемы модели "AS IS". При этом аналитик всегда будет иметь под рукой исходные схемы функционирования предприятия.
Словарь данных (Arrow data)
Составляющей частью любого консалтингового проекта является анализ системы документооборота предприятия. Систему документооборота крупных предприятий, сходных по организационному строению и количеству персонала с крупной нефтяной компанией, характеризуют следующие свойства:
- Очень большое количество видов документов (около 1000)
- Отсутствие унификации и дублирование параметров многих документов. При этом виды документов различаются только формой документа или названием.
- Нерациональные маршруты следования документов, при которых нужный документ не оказывается в нужное время в нужном месте.
- Дублирование информационных потоков, при котором информация до потребителя доходит разными путями. При этом невозможно исключить искажение документов.
Рассмотрим пример отсутствия унификации у трех документов "Заявка на ТМЦ", "Заявка на нефтепроводные и водопроводные трубы", "Заявка на изготовление деталей, запчастей и нестандартного оборудования". При детальном их рассмотрении можно заметить, что у второго документа такие параметры как "Наименование трубопровода", "Размер трубы", "Назначение", "% воды" и "Объем" объединяются одним показателем первого документа "Тип, марка, полная характеристика". В третьем же документе напротив не хватает таких параметров как "Количество" и "Тип, марка, полная характеристика" (рис.12).
Рис.12. Пример унификации форм документов
Объединяя все перечисленное, мы получим унифицированную форму для этих трех документов, упрощающую их учет и автоматизированную обработку.
Отмечу также, что подобное слияние должно сопровождаться детальным исследованием информационных потоков, присутствующих в данных документах, их дальнейшее использование и передачу. Нельзя допускать слияния параметров в информационных потоках, где данные параметры далее используются независимо друг от друга, т.е. расщепляются на два информационных потока.
Для решения этих и других проблем необходимо, прежде всего, привязать к информационным потокам в модели те параметры документов, с которыми они связаны. Для этого в BPwin существует специальный механизм, предназначенный для описания информационных потоков - так называемый "словарь данных" ( Arrow data ) (рис. 13).
Рис.13. Словарь данных
К каждому информационному потоку на диаграмме можно привязать те параметры документов, которые передаются данным потоком. Причем BPwin автоматически отслеживает слияние и разделение информационных потоков на верхних уровнях агрегации, что позволяет впоследствии выделять и группировать дублирующиеся информационные параметры различных документов.
После построения и верификации всех параметров документов, объединения и перегруппировки их в документы можно получать с помощью средств документирования BPwin различные отчеты, альбомы форм документов и другие неотъемлемые отчетные документы консалтингового проекта.
Организационные диаграммы
В ходе консалтинговых проектов аналитик при проведении исследований пользуется организационной структурой обследуемой организации.
BPwin позволяет моделировать простые организационные схемы организаций, имеющих классическое вертикальное управление, на вершине которой находится один прямоугольник, от которого идут ветвления к нескольким нижестоящим. Каждый прямоугольник в схеме организации соответствует конкретной роли или должности, например президента или вице-президента.
В заключение хотелось бы отметить, что на построении модели "TO BE" и организационных диаграмм работа на предприятии заказчика не заканчивается. На основании информационной модели, полученной при проведении анализа в BPwin, может быть построена база данных разрабатываемой информационной системы. Для этого BPwin тесно интегрирован с другим программным продуктом Computer Associates - ERwin, основой модели которого служат параметры и атрибуты информационных потоков модели BPwin.
Все вышеперечисленные возможности BPwin делают его лидером среди недорогих CASE-инструментов, предназначенных для анализа деятельности предприятия и проектирования информационных систем в ходе выполнения консалтинговых проектов.