Одна из наиболее актуальных задач, стоящих перед современной российской компанией - это совершенствование бизнес-процессов и системы управления в целом. Используя Microsoft Visio 2003, бизнес-аналитик может упростить и ускорить основные работы по описанию системы управления компанией.
Описание системы управления
Оптимально спроектированные бизнес-процессы способны реализовать стратегические цели организации, а также предоставить возможность системного анализа для принятия обоснованных бизнес-решений.
Формализацией и документированием систем управления сегодня занимаются консультанты по управлению, специалисты по стратегическому и организационному развитию, ИТ-специалисты и менеджеры по качеству. При этом наиболее часто они сталкиваются с решением следующих задач:
- описание и оптимизация бизнес-процессов;
- проектирование системы управления для нового бизнес-направления;
- внедрение автоматизированных систем управления;
- построение системы менеджмента качества.
Описание системы управления, как правило, включает в себя модель бизнес-процессов компании, организационную структуру и документы, фиксирующие должностные обязанности и ответственность сотрудников компании за тот или иной процесс.
Модель бизнес-процессов компании
Модель описывает деятельность компании в виде системы бизнес-процессов и показывает, что делается в компании, и какие результаты получаются в итоге. Под бизнес-процессом понимается целенаправленная последовательность действий, приводящих к заданному результату, ценному для компании. Наиболее простыми способом построения модели бизнес-процесса является применение одной из распространенных графических нотаций, при этом бизнес-процесс изображается с помощью диаграммы с использованием специальных графических символов.
Организационная структура
Организационная структура показывает иерархию должностей и подразделений в организации и включает в себя распределение основных функций предприятия, зон ответственности и полномочий по иерархической лестнице управления.
Графически организационная структура изображается в виде диаграммы, на которой блоками показываются подразделения и должностные лица компании, а линиями - отношения подчиненности между ними.
На сегодняшний день большинство технологий бизнес-моделирования основаны на использовании графических диаграмм. Учитывая это, компания Microsoft включила в свою систему создания бизнес-диаграмм и схем Microsoft Visio 2003 специальные средства для описания бизнес-процессов и организационной структуры компании.
Для моделирования бизнес-процессов Visio 2003 предлагает бизнес-аналитику шаблоны для создания 7 видов диаграмм:
- Basic Flowchart;
- Cross-Functional Flowchart (с вертикальным или горизонтальным расположением дорожек);
- EPC (Event-driven Process Chain);
- IDEF0;
- DFD (Data Flow Diagrams) в двух нотациях: Гейна-Сарсона и Йордана-Де Марко;
- WFD (Work Flow Diagram)
Из перечисленных нотаций наиболее популярными являются IDEF0 и EPC.
Нотация моделирования IDEF0 базируется на методологии структурного анализа и проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique).
Диаграмма процесса «Закупка ТМЦ», изображенная с помощью нотации IDEF0
Элементами графического языка нотации IDEF0 являются Процессы (изображается прямоугольным блоком) и Стрелки, обозначающие входы и выходы процесса. Всего предусмотрено 4 типа стрелок, которые различаются в зависимости от того, к какой грани прямоугольника они присоединены.
Типы стрелок нотации IDEF0
| Тип стрелки | Входит в процесс | Назначение |
| Вход Input | Слева | Ресурсы (материалы, информация), которые потребляет или преобразовывает работа |
| Выход Output | Справа | Результат работы |
| Управление Control | Сверху | Управляющее воздействие |
| Механизм Mechanism | Снизу | Механизмы, исполнители, выполняющие работу |
Такое обозначение отражает определенные системные принципы: входы преобразуются в выходы, управление ограничивает или предписывает условия выполнения преобразований, механизмы показывают, кто выполняет или с помощью чего выполняется функция.
Другой важный принцип методологии -иерархическая декомпозиция процессов (работ): процесс можно представить в виде последовательности составляющих его подпроцессов. Декомпозицию можно выполнять до необходимой степени подробности описания процесса.
Нотация IDEF0, как правило, используется для описание бизнес-процессов верхнего уровня компании. Она позволяет просто и наглядно изобразить состав основных процессов, выходы бизнес-процессов, изображающих заданный результат их выполнения и входы, показывающие, какие ресурсы нужны для получения результата.
Для обеспечения навигации по иерархическим моделям бизнес-процессов Visio 2003 позволяет создавать гиперссылки из одной диаграммы на другую. Например, можно задать, чтобы при щелчке мышью по процессу, открывалась страница с диаграммой его декомпозиции.
Диаграмма процесса "Обработка заказа", изображенная с помощью нотации EPC
Для описания бизнес-процессов нижнего (операционного) уровня можно использовать нотацию EPC, разработанную Институтом информационных систем Университета Саарланда (Германия) в сотрудничестве с компанией SAP AG. Ключевая особенность EPC диаграмм - описание бизнес-процесса как последовательности чередующихся событий и функций.
Основные графические элементы диаграммы EPC:
- функции,
- события,
- организационные единицы, ответственные за исполнение функций,
- информационные или материальные объекты, которые используются при выполнении функций,
- коннекторы ( AND, OR, XOR).
В отличие от нотации IDEF0 нотация EPC позволяет удобно описать нелинейное выполнение бизнес-процесса. С помощью коннекторов можно обозначить некоторые функции процесса, выполняемые параллельно, а некоторые только при наступлении определенных условий.
Вторым шагом описания системы управления компании является построение модели организационной структуры. Для решения этой задачи Visio 2003 содержит шаблон Organization Chart, который позволяет быстро создать иерархическую диаграмму должностей и подразделений компании и определить их параметры.
Организационная структура
В шаблоне Organization Chart содержится набор графических элементов, обозначающих виды должностей:
- executive - руководитель высшего звена,
- manager - руководитель,
- position - должность,
- consultant - консультант,
- vacancy - свободная вакансия,
- assistant - помощник.
Если организационная диаграмма получается большой и ее сложно разместить на одном листе, то Visio 2003 позволяет разбить организационную диаграмму на несколько страниц. Когда создана верхняя часть организационной диаграммы, ее можно продолжить описывать на новой странице, начиная с выбранного подразделения. Элементы, обозначающие одно и тоже подразделение на разных страницах, будут синхронизироваться между собой при изменении названия и параметров подразделения.
Владельцы процессов
После описания организационной структуры необходимо определить владельца процесса из числа руководителей и менеджеров компании. Владелец - это лицо, отвечающее за результат процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами (материальными, трудовыми и пр.), необходимыми для его выполнения. Для того, чтобы назначить воадельца процесса на диаграммах IDEF0 необходимо завести пользовательский параметр «Process owner» у всех процессов и внести в него название должности из организационной структуры.
Заполнение свойств процесса
По разработанным моделям бизнес-процессов Microsoft Visio 2003 позволяет сформировать отчеты в формате:
- страницы Microsoft Excel,
- веб-страницы (HTML-файл),
- visio shape для внедрения отчета как таблицу Excel непосредственно в диаграмму Visio,
- файл XML.
Например, для получения отчета по процессам с указанием руководителей процессов необходимо настроить отчет, указав необходимые колонки, и запустить его выполнение.
Сформированный отчет по процессам в формате Microsoft Excel
Отличительной чертой Visio 2003 является простота и удобство создания диаграмм и интеграция с другими продуктами Microsoft Office. Благодаря этому, специалисты, увидевшие Visio в первый раз, уже через несколько часов начинают создавать диаграммы бизнес-процессов и организационных структур и использовать эти диаграммы в документах Microsoft Word.
Business Studio
Если бизнес-аналитику нужны дополнительные возможности по моделированию бизнес-процессов, то существует большое количество приложений на базе Microsoft Visio 2003. Одним из них является система бизнес-моделирования Business Studio, созданная российскими разработчиками. Дополнительно к возможностям Visio 2003 она позволяет по модели бизнес-процессов автоматически сформировать пакет регламентных документов в формате Microsoft Word или HTML.