Система "A1 Академия" (на базе "Adempiere") помимо "традиционных" для ERP\CRM систем модулей, содержит функциональность, позволяющие настроить систему для образовательного учреждения и поддерживать основные процессы, например: учет данных студентов, учет движения финансовых средств по каждому студенту и т.п.
Платформа Adempiere ERP\CRM, на которой построена система "A1 Академия" обеспечивает безопасную инфраструктуру доступа к данным на базе ролевой и организационной структуры. Администраторы системы могут определить команды, контролировать доступ к модулям и полям, изменять внешний вид домашних страниц при помощи редактора внешнего вида и создавать новые формы ввода и вывода данных и отчеты с подключением внешних источников.
Простые и мощные инструменты создания бизнес-процессов обеспечивают пользователей системы создавать и использовать бизнес правила.
Система распространяется по лицензии CPL v.2 - в исходных кодах, бесплатно, без ограничения по функциональности, объему данных, количеству серверов и/или рабочих мест.
Возможности системы А1 "Академия", специфические для образовательных учреждений:
При помощи модуля управления календарями возможно
- Управлять учебными годами соответствующим множественным структурам семестров.
- Назначать будущие учебные годы и позволять системе открывать и закрывать годы согласно требованиям.
- Приостанавливать действующие календарные годы и переназначать их вместе со всеми назначенными действиями на более позднюю дату.
- Отслеживать действия, которые происходят в течение года.
Организационные структуры различных учреждений отличаются друг от друга. Например, вузы с одним кампусом и с несколькими кампусами отличаются организационными структурами. Правильное руководство учебным процессом в организации серьезно связано с эффективным определением организационной структуры.
При помощи структуры учебного процесса возможно:
- Определить с большим уровнем детализации организационную структуру.
- Конфигурировать организации для поддержки рабочих потоков бизнес-процессов.
- Анализировать данные по одной организации или по группе организаций.
Для адекватного отслеживания успеваемости студентов необходимо создать структуру данных по учебным курсам, содержащую всю информацию о них. Эта структура должна содержать информацию об количестве кредитов, оценках и и схемах оценивания, курсах и т.д.
При помощи структуры учебных курсов возможно:
- Определить требования для получения высшего образования.
- Определить курсы и учебные планы.
- Определить уровни знаний студентов на разных уровнях структуры курсов.
- Определить схемы оценивания студентов и правила выставления оценок.
- Определить правила пересдачи/повторного слушания курса.
При помощи модуля поступления возможно:
- Определить целевые шаблоны и привязать их к программам.
- Направлять заявления о поступлении, поступающие через интернет, на ответственных сотрудников.
- Заявления на поступления на разные программы рассматриваются исходя из программы/факультета, на которые они приходят, а не проходят через единый, общий процесс рассмотрения.
- Настраиваемые потоки операций обеспечивают прямое поступление. При этом заявки с оговорками эскалируются/передаются на более высокий уровень руководства для дальнейшего рассмотрения.
- Управление зрелостью заявок упрощается при помощи создаваемого процесса управления очередью.
- Такие процессы, как проверка правил или создание базовых данных о студенте на основании заявки на поступление могут быть автоматизированы и работать без участия человека.
- Программное обеспечение позволяет отправлять электронные или обычные письма абитуриентам, информируя их о финальном статусе их заявки.
Модуль регистрации:
- Публикует приглашения к регистрации и планирует их.
- Автоматизирует мониторинг и исполнение задач по важным датам (например, дата переписи, финальные даты оплаты за учебу, финальные даты регистрации на курс).
- Позволяет лучше отслеживать получение оплаты за обучение и учитывать выручку, а также контролировать регистрацию студентов.
- Комбинировать данные из карточек студентов и информации об статусе оплаты, счетов, при этом учитывать такие параметры как место постоянного проживания, планы оплаты, отсрочки и стипендии и получать точные суммы к оплате/выставлению счетов.
Студенты смогут:
- Записываться на учебные курсы и выписываться из них, при этом сделав необходимые проверки (например, проверив возможность повторного посещения курса, требуемые материалы, границы загрузки и т.п.).
- Координировать учебу с академическими советниками по своему выбору.
- Находить альтернативные курсы, если на курсах, которые они собирались посещать, достигнут максимальный размер группы.
Преподаватели смогут:
- Быть представлены как советники для конкретных групп студентов.
- Утверждать или отклонять заявки студентов на посещение курса.
- Планировать и назначать сессии советов для студентов
- Преодолевать ограничения по записи студентов если ситуация требует этого.
Модуль управления зданиями и помещениями:
- Определяет доступную площадь помещений согласно Руководству по классификации помещений и запасов.
- Назначает площадь, доступную факультетам и выделяет общую для нескольких факультетов площадь.
- Рассчитывать использование площадей по факультетам, курсам, модулям или студентам.
- Анализировать выделение помещений по факультетам или курсам и делать необходимые корректировки.
- Готовить отчеты по использованию помещений для госорганов.
- Импортировать данные по помещениям других учреждений для сравнения и предоставлять данные по помещениям другим учреждениям.
Модуль планирования курсов позволяет:
- Децентрализовать процесс управления расписанием на уровень факультетов и кафедр.
- Добавлять предложения по новым курсам (по каждому отдельно или массово).
- Переносить расписания с прошлого учебного года на текущий год.
- Предлагать один и тот же курс на разных факультетах
- Контролировать списки записавшихся студентов
- Добавлять преподавателей к курсам и распределять их учебную загрузку.
Модуль управления учебным планом позволяет:
- Определять неограниченное количество элементов расписания и результатов обучения студентов по модулям и программам.
- Определять множественные планы оценивания и назначать их на модули на основе стратегии оценивания модуля.
- Определять неограниченное количество схем оценивания и назначать их по модулям и программам.
- Определять результаты программы, курса и оценки обучения и отслеживать результаты обучения студентов.
- Преподаватели могут создавать методы оценивания результатов обучения студентов.
- Автоматизировать расчеты оценок.
- Преподаватели могут выставлять оценки сразу всему списку студентов или индивидуально.
- Встроенный процесс управления качеством.
- Управлять размещением по учебным действиям.
- Академическая успеваемость студентов автоматически отслеживается.
- Академические выписки с результатами обучения доступны соответствующим ролям в системе.
Студенческая информационная система. Система управления обучением.
Система управления загрузкой позволяет:
- Автоматизировать назначение учебной нагрузки исходя из учебного расписания и других учебных действий.
- Определять неограниченное количество взвешенных видов деятельности преподавателей, которые описывают их рабочую нагрузку.
- Ограничивать назначение нагрузки на одного преподавателя или их группу.
- Управлять загрузкой преподавателей на разных факультетах и строить отчеты по ней.
- Отслеживать показатели эквивалента полного рабочего времени для сотрудников и преподавателей учебного заведения на основе ежедневных показателей занятости и анализировать их.
При помощи модуля зачетной книги возможно:
- Создавать оценки студентов и вводить их.
- Управлять весами оценки и вкладом конкретного курса на общую оценку.
- Рассчитывать баллы студентов и средний бал на основе сложных методов оценивания.
- Отслеживать оценки, а также результаты обучения на протяжении всего периода учебы студента.
- Управлять процессами, связанными с несданными курсами.
- Интегрировать эту систему с популярными системами управления обучением для улучшения обучения.
- Печатать конфигурируемые выписки с результатами и оценками.
При помощи модуля данных студентов возможно:
- Централизовать создание и хранение студенческих карточек- профилей.
- Определять неограниченное количество видов внеучебной деятельности для отслеживания деятельности студентов.
- Отслеживать успеваемость студентов.
- Определять и отслеживать инвалидность студентов для того, чтобы лучше управлять их требованиями.
- Отслеживать дела студентов, например, дисциплинарные дела.
- Автоматизировать отчисление студентов.
- Конвертировать студентов в выпускников.
Модуль студенческих финансов позволяет:
- Выстраивать классификацию стоимости обучения для всех студентов на основе параметров, указанных в карточках студентов.
- Определять неограниченное количество вариантов начислений, скидок и использовать их для определения стоимости семестра и модуля.
- Определять неограниченное количество структур стоимости обучения и назначать их различным программам.
- Создавать ставки платежей, которые корректируют общую структуру стоимости обучения.
- Управлять возможными скидками на обучение для разных категорий студентов.
- Создавать и управлять планами выплат.
- Определять правила и схемы возврата средств, и система рассчитает их автоматически.
- Определять правила распределения платежей, которые определяют каким образом фактические платежи соотносятся с выставленными счетами.
- Автоматизировать сверку с банком.
- Лучше управлять процессом сбора оплаты.
- Интеграция с приложениями главной книги (A1-Финансы)
Интеграция "Информационная система студентов". ERP - Главная книга
Модуль финансовой помощи позволяет:
- Создавать и управлять неограниченным количеством программ финансовой помощи (как внутренних, так и внешних).
- Определять правила предоставления финансовой помощи.
- Корректировать подход к финансовой помощи исходя из требований законодательства и других внешних правил.
- Получать доступ к данным студентов, необходимым для обработки информации по финансовой помощи.
- Управлять всем циклом финансовой помощи - заявка, подтверждение, назначение, присвоение.
- Получать детальные отчеты по присвоению наград и использованию фондов.
Модуль управления проживанием:
- Создавать неограниченное количество категорий проживающих.
- Создавать неограниченное количество ставок стоимости комнат и присваивать их комнатам.
- Определять общежития, комнаты и спальные места и применять к ним правила размещения.
- Автоматизировать бронирование и размещение.
- Проживающие могут создавать заявки на ремонт.
- Управляющие общежитием могут автоматизировать назначение проверок и на основании их данных выставлять счета за ремонт проживающим.
Adempiere ERP\CRM
ADempiere выделилась из opensource проекта Compiere после того как этот проект был в 2008 году коммерциализирован компанией Consona Corporation.
Opensource проект Compiere создал в 1998 г, Йорг Янке (Jorg Janke) после своего ухода из Oracle, где он был архитектором и руководителем развития, ERP системы Oracle e-Business Suite.
В результате, ADempiere имеет много общего с самой масштабной из представленных на рынке ERP систем - Oracle e-Business Suite, с точки зрения структуры мультиорганизационного учета и построения системы аналитических связей. Это и хорошо, и плохо.
Плохо, потому что первоначальная настройка несколько громоздка, и требует определения и настройки всех наборов схем планирования и учета, ценообразования, валют, календарей, структур аналитики, методов расчета себестоимости, и т.д. Это в свою очередь, делает начальный этап проекта более дорогим и долгим, чем у "легких систем".
Хорошо, потому что полностью закрывают потребности в функциональности. И самое главное - развитие проекта возможно при минимальных инвестициях.
Функциональность Adempiere ERP\CRM
На схеме далее, приведен перечень возможностей платформы Adempiere ERP\CRM, на которой создана система A1 "Академия"
