(495) 925-0049, ITShop интернет-магазин 229-0436, Учебный Центр 925-0049
  Главная страница Карта сайта Контакты
Поиск
Вход
Регистрация
Рассылки сайта
 
 
 
 
 

Проектный офис

Источник: bigc

Все чаще и чаще как в профессиональных, так и популярных журналах появляется аббревиатура "проф" (проектный офис). По-английски это звучит как project office (PO), в достаточно широком спектре вариаций, начиная от project support office и до program management office и strategic project office. Но в каждом случае ключевыми словами остаются "проектный офис". Цель статьи - дать читателям общее представление о проектном офисе, его целях и задачах, областях возможного применения и проблемах внедрения.

Термин "проектное управление" становится все более популярным. Он относится как к управлению внутри компании проектами, нацеленными на внедрение новых технологий и систем, так и к проблемам управления бизнесом фирмы посредством проектов. Примерами компаний, управляющих бизнесом посредством проектов, являются телекоммуникационные, строительные и проектные организации, фирмы, занимающиеся разработкой коммерческого программного обеспечения, консалтингом и др.

Нужно отметить, что глобальное ускорение развития коммуникаций, автоматизация бизнес- и технологических процессов очень остро ставят задачу проектного управления и перед традиционными компаниями, занимающимися выпуском массовой продукции, хотя бы в части периодического и ускоряющегося обновления номенклатуры товаров для удержания своей доли на меняющемся рынке.

Неудивительно поэтому, что руководители, озабоченные проблемами непрерывного совершенствования своего бизнеса, с большим вниманием относятся ко всему, что включает в себя даже хотя бы намек на проект или проектное управление. Они интуитивно ощущают, что упорядочение и стандартизация усилий и мероприятий по модернизации, включая проблемы принятия решений, даст значительный, - если и не материальный, то хотя бы управленческий эффект.

Что есть проектный офис?

Вот как трактует этот термин общепризнанный и почти ставший стандартом "Свод знаний по управлению проектами" (PMBOK - Project Management Body of Knowledge): "Существует ряд применений проектного офиса. Проектный офис может оперировать в широком диапазоне задач, начиная от поддержки менеджеров проектов в форме тренингов, программного обеспечения, шаблонов, и вплоть до несения ответственности за результаты проекта".

Как и все, что связано с понятием проекта ("временным усилием, предпринимаемым для создания уникального товара или услуги"), проектный офис - это временное организационное образование, предназначенное для выполнения вполне определенных функций. Он включает обученный штат менеджеров и технического персонала, оснащен необходимыми программными и техническими системами. В зависимости от вида и назначения проектный офис может занимать соответствующее положение в организационной иерархии, как на уровне, близком к руководству компании, так и на уровне руководства отдельных крупных подразделений.

В зависимости от масштаба проекта и размера организации оптимальной является та или иная форма проектного офиса.

В зависимости от статуса и характера решаемых задач, это организационное образование может называться программным проектным офисом, в рамках которого решаются задачи планирования и управления бизнесом всей компании в целом. Если управление проектом нацелено на решение вопроса "как выполнить этот проект эффективно и рационально", то программное проектное управление бизнесом организации ищет ответ на вопрос "как сделать этот бизнес более чутким, адаптивным и, таким образом, более прибыльным в условиях быстро меняющегося бизнес-окружения и мультипроектного управления".

Эффективное применение программного проектного офиса на практике может дать следующие выгоды и преимущества: стандартизация проектной управленческой документации и методов управления проектами, прозрачное распределение ответственности за результаты проекта (проектов), распространение знаний и совершенствование навыков персонала, эффективный контроль за ходом и прогнозирование результатов проектов, учет и эффективное назначение ресурсов на проекты, глобальный обзор доступных ресурсов организации, согласование целей и задач отдельных проектов со стратегическими планами организации.

Из-за объективной ограниченности возможностей эффективного проектного управления во всем многообразии организационных структур (и в частности - в условиях функциональной структуры и слабой матричной структуры организации, например, министерства), маловероятно, что вся перечисленная выше совокупность задач будет решаться в рамках одного проектного офиса. Кроме того, спектр задач, решаемых проектным офисом в конкретной организации, будет зависеть от существующей корпоративной культуры и потребностей высшего менеджмента в повышении качества управления бизнесом.

Можно выделить четыре типа проектных офисов, образные названия которых дают зримое представление о характере и решаемых задачах:

  • "Метеостанция", обеспечивающая информацией "о состоянии погоды";
  • "Управляющая башня", с которой осуществляется "надзор за окружающим пространством";
  • "Ресурсный пул", обеспечивающий организацию человеческих ресурсов менеджеров проектов;
  • "Стратегический программный" проектный офис, осуществляющий портфельное планирование и стратегическое управление проектами.

Выбирая тот или иной вид проектного офиса, руководителю следует знать, что у каждого из них есть свои плюсы и минусы.

Назначение и виды проектного офиса:
  • Основными функциями, для эффективного выполнения которых, собственно, и предназначен проектный офис, являются:
  • мониторинг и подготовка отчетности по проектам, выполняемым организацией;
  • утверждение и распространение руководящих документов по управлению проектами в организации;
  • стандартизация подходов к выполнению проектов;
  • стандартизация отчетности по проектам;
  • ведение базы данных по показателям эффективности проектов для их оценки и планирования;
  • планирование проектов;
  • функциональное портфельное управление;
  • экспертиза управления проблемными проектами;
  • предоставление организации квалифицированных менеджеров проектов;
  • отслеживание и согласование межфункциональных, межпроектных связей;
  • осуществление корпоративного портфельного управления;
  • обеспечение согласования целей и задач проектов с корпоративной стратегией;
  • оценка реализации стратегии;
  • создание и сопровождение проектных контрактов.

"Метеостанция". Основная задача "профа" такого типа - сбор информации для высшего руководства на нескольких проектах одновременно. Метод работы - информирование руководства без непосредственного влияния на проекты. Не следует слишком многого ожидать от "Метеостанции". Руководство компании, поддерживающее решение о внедрении этого типа "профа", может не получить ожидаемого эффекта в случае "навороченных" проектов. Полномочия менеджера такой "метеостанции" не предусматривают функций наставления менеджерам проектов относительно того, как должны у них идти дела. Такого типа офис может быть эффективным при реальной реализации полномочий менеджера по получению оперативной и достоверной информации о состоянии дел на проектах.

"Управляющая башня". Задача - повысить эффективность выполнения проектов путем внедрения стандартов управления проектами. Философия "создай стандарты, и они сами заработают" здесь неприменима. Забудьте о том, что менеджеры проектов сами стремятся строго придерживаться стандартов, опробованных процедур и готовы дружить с внутренними консультантами, ответственными за внедрение стандартов. Руководители проектного офиса такого типа должны как минимум участвовать в аттестации работы менеджера в данном проекте, а в идеале - снимать менеджеров с проектов. Тот, кто осуществляет аудит проектов, не должен консультировать менеджеров проектов. Для этого есть внутренние консультанты.

"Ресурсный пул". Целевая функция этого типа "проф" -повышение эффективности использования ресурсов квалифицированных менеджеров в проектно-ориентированной организации. Есть также ряд вопросов, которые решаются "по месту" в конкретной организации. Например: назначение менеджеров проектов - прерогатива только менеджера этого проектного офиса, или все-таки переговорный процесс? Должны ли внутренние заказчики платить за менеджера проекта, и как: по почасовой ставке, по дневной, или в целом за проект?

"Стратегический программный". Такой проектный офис предназначен для поддержания деятельности портфельного управляющего инвестициями компании. Главная цель - связать проекты организации с ее стратегическими планами. В то же время этот офис не берет на себя собственно функции управления финансами, он не может гарантировать, что корпоративные финансы расходуются наилучшим образом в соответствии со стратегией организации, и даже не может предотвратить конфликтов и накладок, возникающих по ходу выполнения проектов и применения их результатов. Главная миссия этого офиса - обеспечить связь операционного менеджмента и стратегического.

Архитектура инструментальных средств проектного офиса

Архитектура инструментальных средств "профа" может включать следующие компоненты:

  • Базы данных по проектным ресурсам, завершенным ресурсам, проектным методологиям и наилучшим практикам. Оперативную базу данных текущих проектов;
  • Систему ввода и обработки данных по временным и финансовым затратам персонала, участвующего в проектах;
  • Корпоративное приложение по планированию, контролю и отчетности по проектам;
  • Систему документооборота и почтовую систему;
  • Интерфейс с системой управления корпоративными финансами;
  • Информационно-технологическую инфраструктуру, соответствующую масштабу решаемых задач.

Проблемы внедрения проектного офиса

Внедрение в систему корпоративного управления любого из перечисленных типов проектных офисов - это тоже проект, и достаточно сложный. Как успех продуктивного использования "профа", так и проблемы его применения закладываются в самом начале работ по проекту. Директора ведущих проектных корпораций выделяют следующие критерии успеха:

  • высшие квалификационные стандарты для профессионалов по управлению проектами;
  • сильную поддержку проектного подхода со стороны высшего исполнительного руководства;
  • достаточный уровень полномочий менеджеров при реализации проектов от начала до их завершения;
  • высокую престижность работ, а также степень влияния проектной группы, соответствующую функциям управления проектами.

Основные сложности, встающие на пути движения к проектно-ориентированной организации и внедрения корпоративного проектного управления, безусловно, связаны с ключевыми игроками, заинтересованными в результатах и оказывающими влияние на этот проект. К ним относятся: высшее руководство, менеджеры проектов и члены проектных команд, функциональные менеджеры, внешние и внутренние консультанты.

Если инициатива внедрения идет сверху, от высшего руководства, то именно оно прилагает усилия по вовлечению необходимых сил и ресурсов из остающейся части организации. И наоборот, если идея пробивается снизу вверх, то для решения иногда грандиозной задачи по привлечению поддержки высшего руководства требуется искусная артикуляция и огромная настойчивость.

Ошибки, как правило, инициируются комбинациями следующих факторов:

  • отсутствие или слабая поддержка высшего руководства;
  • недооценка размеров проекта по изменениям;
  • отсутствие методологии управления проектами;
  • недостаточная квалификация менеджеров по управлению проектами;
  • переоценка возможностей одной из моделей проектного офиса в условиях конкретной организации;
  • недостаточная корпоративная культура организации.

Краткие выводы

Из двух концепций организационного преобразования - целе-ориентированного подхода и процессно-ориентированного, как показывает практика, второй - наиболее жизнеспособный. Сообща формируется миссия и цель внедрения, разрабатываются ближайшие шаги внедрения, устанавливается система критериев для оценки продвижения. Внедрение проектного офиса не должно навязываться, оно скорее прорастает в организации. Большая часть работы по внедрению проектного офиса выглядит как миссионерская деятельность - в попытках убеждения, а не завоевания людей, - нечто похожее на то, как в свое время квакеры обустраивались в Америке.



 Распечатать »
 Правила публикации »
  Обсудить материал в конференции Дискуссии и обсуждения общего плана »
Написать редактору 
 Рекомендовать » Дата публикации: 27.05.2013 
 

Магазин программного обеспечения   WWW.ITSHOP.RU
Allround Automation PL/SQL Developer - Annual Service Contract - Single user
Pinnacle Studio 18 Standard ESD. Электронный ключ.
IBM Rational Method Composer Authorized User License
Купить CommView for WiFi 1 лицензия
IBM Domino Enterprise Server Processor Value Unit (PVU) Annual SW Subscription & Support Renewal
 
Другие предложения...
 
Курсы обучения   WWW.ITSHOP.RU
 
Другие предложения...
 
Магазин сертификационных экзаменов   WWW.ITSHOP.RU
 
Другие предложения...
 
3D Принтеры | 3D Печать   WWW.ITSHOP.RU
 
Другие предложения...
 
Новости по теме
 
Рассылки Subscribe.ru
Информационные технологии: CASE, RAD, ERP, OLAP
CASE-технологии
Мастерская программиста
Каждый день новые драйверы для вашего компьютера!
Программирование на Visual Basic/Visual Studio и ASP/ASP.NET
Delphi - проблемы и решения
Работа в Windows и новости компании Microsoft
 
Статьи по теме
 
Новинки каталога Download
 
Исходники
 
Документация
 
Обсуждения в форумах
Подскажите лучшее онлайн казино (6)
Вот нашёл интересную игровую площадку, и это онлайн казино Вавада. Может кто что подсказать по...
 
Заработок в сети интернет (14)
Зайди сюда - http://www.netbusin.boom.ru и узнай подробности.
 
Онлайн покер (2)
Подскажите, пожалуйста, где можно научиться играть в покер в интернете и зарабатывать на этом?
 
Онлайн казино поиграть (7)
Посоветуйте хорошие варианты
 
Отмена последнего шага в BPwin (2)
Подскажите, пожалуйста, есть ли в BPwin кнопка (функция) отмены последнего "шага", типа как в...
 
 
 



    
rambler's top100 Rambler's Top100