В настоящий момент рынок систем документооборота проходит состояние пика. Большинство предприятий автоматизируют те или иные бизнес-процессы обработки документов. Интерес к системам и реальный спрос ощущается и со стороны среднего и даже малого бизнеса. Изменения, произошедшие на рынке СЭД за последние 3-4 года, можно наглядно изобразить в виде Hype Cycle - диаграммы обсуждаемости, впервые введенной Gartner. Она отражает уровень обсуждаемости продукта на различных этапах его жизненного цикла. Горизонтальная ось - зрелость продукта, вертикальная - его обсуждаемость. Кривая показывает, что продукт по мере его освоения рынка проходит фазу острого интереса (первый пик кривой), потом спада по мере перехода к его реальному использованию, а затем плавного роста обсуждаемости уже не как новинки а как практически освоенной рынком технологии.
Таким образом, за прошедшие годы все компоненты рынка преодолели пик популярности в качестве новинок, начали практически использоваться и догоняют друг друга на стадии зрелости.
Сближение продуктов будет продолжаться и далее - скорость перемещения по кривой диаграммы обсуждаемости со временем уменьшается. Из этого вытекает главная, на наш взгляд, тенденция сегодняшнего рынка документооборота - воспринимавшиеся еще несколько лет назад как отдельные задачи делопроизводство, ECM и BPM сегодня считаются составляющими одного комплекса. Этой тенденции должна отвечать востребованность комплексных платформ, сочетающих в себе все три аспекта и обеспечивающих создание и поддержку вертикальных решений, включающих все перечисленные задачи.
Диаграмма обсуждаемости составляющих СЭД в 2005 и 2009 году
Источник: DocsVision, 2009
Сложилось также понимание того, что система документооборота должна включать в себя богатый инструментарий настройки и даже разработки для реализации отдельных частных, вертикальных решений по управлению документами и бизнес процессами.
В результате, система документооборота призвана решать различные задачи, в том числе, хранение документов и организацию традиционных деловых процедур. Помимо этого, она направлена на решение достаточно плохо очерченного, но при этом обширного круга задач общего документационного сопровождения управленческой деятельности.
В фокусе
Очевидно, в ближайшем будущем можно будет наблюдать несколько определяющих тенденций. В первую очередь, это переход от "общей" автоматизации документооборота к частным задачам по автоматизации конкретных бизнес процессов, которые либо будут автоматизированы на базе внедренной системы, либо потребуют внедрения альтернативной системы, содержащей функциональность управления бизнес-процессами.
Во-вторых, актуальной станет консолидация рынка. Как было отмечено выше, сейчас рынок в целом характеризуется недостаточной специализацией и структурностью предложений. Сегодня на рынке представлено около двух десятков систем, при этом все они позиционируются как системы автоматизации документооборота, хотя могут реализовать различные, порой не пересекающиеся функции, и принадлежат к различному ценовому диапазону. Можно выделить следующие типы систем: платформы, реализующие функции архива документов и являющиеся "открытыми" платформами разработки приложений в области управление корпоративным контентом, и классические системы автоматизации бизнес-процессов (Workflow) в настоящее время меняющие свое позиционирование и включающие те или иные расширения Workflow, характерные для BPM систем. В первых двух классах на российском рынке представлены практически исключительно ведущие мировые игроки. Отечественные разработчики позиционируют свои системы как правило несколько иным способом. Можно выделить три типа систем отечественного производства: системы, реализующие встроенный инструментарий разработки приложений, включающие готовые модули автоматизации традиционных задач обработки документов, системы автоматизации классического российского делопроизводства и системы (ERP и другие), включающие модуль документооборота в качестве одного из решений в комплексном пакете.
Типы СЭД, представленные на российском рынке
|
№ |
Тип системы |
|
1 |
Платформы, реализующие функции архива документов и являющиеся "открытыми" платформами разработки приложений в области управления корпоративным контентом |
|
2 |
Классические системы автоматизации бизнес-процессов (workflow), в настоящее время меняющие свое позиционирование и включающие те или иные расширения workflow, характерные для BPM систем |
|
3 |
Отечественные системы, реализующие встроенный инструментарий разработки приложений, включающие готовые модули автоматизации традиционных задач обработки документов |
|
4 |
Отечественные системы автоматизации классического российского делопроизводства |
|
5 |
Отечественные системы (ERP и другие), включающие модуль документооборота в качестве одного из решений в комплексном пакете |
Источник: DocsVision, 2009
Можно отметить, что сегодня на российском рынке сформировалась группа продуктов, которые условно можно охарактеризовать как "универсальные корпоративные системы автоматизации документооборота", включающие в свой состав функции ECM, BPM, традиционного делопроизводства, а так же инструментарий для быстрой разработки приложений, для автоматизации различных процессов обработки документов.
Очевидный вывод заключается в том, что выигрышной является позиционирование системы как универсальной платформы. При этом в составе и вокруг продукта должны появляться конкретные "узкие" и решения в разработке решения, позволяющие решать специализированные задачи необходимые предприятиям.
Новые потребности
В последнее время при контактах с заказчиками и системными интеграторами часто приходится сталкиваться с весьма продвинутым подходом при выборе системы, при котором формулируются требования к системам, которые обычно в них пока не реализованы. Можно выделить некоторые перспективные требования, которые будут все больше востребованы в ближайшее время.
Процессный подход. До недавнего времени под системами автоматизации документооборота понимались исключительно средства автоматизации архива и делопроизводства. Сейчас все большее внимание уделяется функциям управления процессами, в частности гибкости и мощности системы моделирования бизнес-процессов и связи Workflow подсистемы со средствами моделирования и поддержки корпоративных регламентов, средств реинжениринга бизнес процессов и имитационного моделирования. Также важной задачей является BPA (Business Process Analysis) и интеграция с подсистемой Business Process Performance. Можно предположить, что требования к таким функциям будут усиливаться, так как без них практически не возможна глубокая автоматизация реальных бизнес-процессов. Все более актуальной становится необходимость поддержки протокола описания бизнес процессов BPMN.
Высокая специализация типовых решений для вертикального рынка и богатые возможности средств настройки системы. Решения, реализуемые с помощью настроек типового решения, обеспечивают лишь "контурную автоматизацию" задач, возникающих в реальных бизнес-процессах. Данный уровень автоматизации вполне приемлем для небольших компаний, но недостаточен для крупных заказчиков со специфическими бизнес процессами. Для обеспечения продукту возможности внедрения в крупных компаниях необходимо наличие инструментария кастомизации или разработки законченных программных продуктов для отдельных заказчиков и распространение их на вертикальных рынках. Важным аспектом является удобство легкой доработки подобных решений на стадии внедрения. Средства настройки должны обеспечивать возможность быстрой специализации интерфейса пользователя, отчетов, процесса обработки и пр. В частности с применением механизмов ролевой и контекстной безопасности.
Ролевые (контекстные) механизмы безопасности. Данные механизмы, будучи пока практически явно невостребованными на рынке, в силу ограниченного понимания задачи автоматизации документооборота, очевидно, станут на повестку по мере охвата системой достаточного количества бизнес-процессов, и глубины их автоматизации. Решение таких типовых задач как согласование договоров, исполнение резолюций и пр. на практике приводит к тому, что бизнес-логика по управлению правами доступа к данным приложения крайне усложняется, что существенно усложняет процесс внедрения и адаптации приложений. С данной проблемой мы сталкиваемся в наших наиболее продвинутых проектах (МЭРТ) и у наиболее продвинутых заказчиков. Без поддержки данных механизмов а, также, механизмов разграничения прав доступа к объектам и функциям в соответствии со штатным расписанием, и автоматизированная поддержка механизмов отсутствия, замещения, перегрузки ресурса автоматизация сложных процессов в достаточной глубине не возможна.
Хранение юридически значимых документов. Очевидно, в ближайшем будущем в России будут приниматься законы, обеспечивающие работу с электронными документами. В этой связи все больше будут востребованы системы отвечающие требованиям соответствующим стандартам хранения подобных документов (записей). Наиболее современным и комплексным стандартом подобного рода требований является MoReq2. В перспективе нескольких ближайших лет соответствие данным требованиям или аналогичным им отечественным станет совершенно необходимым.
В государственных учреждениях усилится спрос на поддержку свободного ПО
Требования к масштабированию. Современные системы документооборота приобретают растущее значение в современных корпорациях, поскольку в работу с ними вовлекается практически весь персонал крупных компаний. Это предъявляет особые требования к масштабированию, можно выделить следующие аспекты: повышение производительности выполнения базовых операций при работе с объектами системы при большой пиковой нагрузке, работа с большим количеством документов в папках системы и в таблицах представлений, поддержка локального кэширования данных для разгрузки сервера системы и оффлайн-работы, обеспечение высокой скорости обработки большого количества бизнес процессов, поддержка репликации справочников и статических архивов, механизмы упрощения реализации EDI схем взаимодействия и поддержка легкого и мобильного клиента.
Поддержка директивного и ситуационного управления. Развитие технологичности современных систем документооборота позволяет реализовать в них гораздо более развитые функции контроля исполнительской дисциплины, которые позволяют позиционировать систему документооборота как систему поддержки директивного и ситуационного управления. Важность этих методов в отличие от прогнозов 2-х 3-х летней давности не падает, а даже повышается, особенно в условиях экономического кризиса и необходимости повышения динамики реакции бизнеса на изменения внешнего и внутреннего окружения. В контексте управления заданиями окажутся востребованными функции интеграции заданий, генерируемых различными приложениями, отчетность по всей массе заданий, включая контроль исполнительской дисциплины и загрузки управленческого персонала всех уровней.
Использование системы в режиме хостинга в виртуальном дата-центре а также в режиме SaaS. Хостинг приложений реализуется в настоящее время практически в модели использования ресурсов арендованного дата-центра. В ближайшем будущем в России актуальной станет и продажа сервисов приложения по модели SaaS. Для реализации моделей хостинга и аренды система должна отвечать следующим требованиям. Так, она должна давать возможность доступа ко всем основным функциям системы, как административным, так и пользовательским с использованием веб-технологий, по протоколу HTTP в сети публичного доступа. Помимо этого, она должна обеспечивать секретность передачи данных по сети интернет. Кроме того, среди основных требований - отсутствие необходимости установки клиентского программного обеспечения (легкий клиент) или максимально упрощенная, прозрачная для пользователя его установка (Smart клиент), а также возможность использования одной серверной инсталляции системы для поддержки большого числа пользователей, в частности поддержка на одном сервере изолированных областей для различных компаний - так называемый Multitenancy режим. Помимо всего прочего, система должна иметь средства автоматизации выполнения административных функций - средств развертывания виртуального окружения для пользователей и компаний, наличие детализированного журнала активностей пользователя для процедур биллинга, инструментарий автоматического изменения режимов использования системы и пр.
Использование свободного ПО. В ближайшее время повысится актуальность поддержки свободного ПО, как в части хранилища данных, так и в качестве клиентской и серверной операционных систем. Как было сказано выше, эта задача особенно актуальна в контексте внедрения системы в государственные учреждения.
Выводы
Лидерами рынка в ближайшее время станут универсальные платформы СЭД, дающие возможность быстрого и недорогого создания и модификации вертикальных решений под конкретное предприятие. Наиболее востребованными будут ролевые контекстные механизмы безопасности, расширяемая система отчетов по исполнительской дисциплине и загрузке ресурсов, хранение юридически значимых документов, соответствие требований национального стандарта, аналогичного MoReq2, интеграция со средствами календарного планирования, поддержка удаленных и мобильных клиентов с возможностью работы оффлайн и поддежка хостинга в виртуальном дата-центре для корпоративных заказчиков и SaaS для малого бизнеса. В свою очередь, в государственных учреждениях усилится спрос на поддержку свободного ПО.