Цель статьи - описать основные шаги, необходимые для плавного перехода с Microsoft Outlook на IBM Lotus Notes V8. Эти шаги перечислены ниже (далее мы рассмотрим их более подробно):

1. Создание администратором IBM Lotus Domino политики Desktop, в которой нужно выполнить следующие настройки:
   
   • Для параметра Window management style (стиль управления окном) установить значение New Window
   • Создать политику, в соответствии с которой локальная реплика почтового файла создавалась бы автоматически
   • Определить график репликации, чтобы новые пользователи регулярно получали новую почту в локальный почтовый файл
2. Создание специальной домашней страницы (Home page) с помощью одного из следующих методов:
   
   • Создание пользовательского приложения БД и размещение Mail, Calendar и Contacts в отдельных окнах; установка для параметра Mail File Location значения Local с помощью документа LocALLMailType Desktop Setting таким образом, чтобы каждое окно ссылалось на локальную реплику.
   • Ручная установка Mail в качестве домашней страницы и добавление Calendar и Contacts в папку Startup.
3. Убедитесь, что Preview on Side является значением по умолчанием для опции Mail Inbox preview.

Установка для параметра Window management style значения New Window

В клиенте IBM Lotus Domino Administrator создайте новую пользовательскую политику и задайте для параметра Window management style значение New Window на вкладке Desktop Settings - Preferences - Window Management (см. рисунок 1).

Рисунок 1. Параметр New Window в политике

Определить эту политику можно, когда вы разрешаете пользователям менять свои настройки. В этом случае они могут выбрать File - Preferences, развернуть опцию Toolbar в дереве слева, выбрать Windows and Themes, а затем выбрать одну из трёх различных опций в разделе Window Management (см. рисунок 2).

Рисунок 2. Пользовательские настройки Windows and Themes

При включенной опции "Open each document in its own window", когда пользователь дважды нажимает на почтовое сообщение в Inbox (или в любом представлении или папке), это сообщение открывается в собственном окне, как в Microsoft Outlook. На рисунке 3 показано новое сообщение Lotus Notes, открытое в новом окне.

Рисунок 3. Каждое сообщение или запись в календаре документа Notes открывается в собственном окне

Создание политики, обеспечивающей автоматическое создание локальной реплики почтового файла

Если у пользователей имеется локальная почтовая реплика, она будет открываться автоматически при открытии почты, и им, возможно, никогда не потребуется подключаться к расположенной на сервере реплике. Многие пользователи Microsoft Outlook ожидают, что почта будет приходить на их клиент и храниться на нём.

Новая пользовательская политика, созданная с помощью клиента Lotus Domino Administrator, обеспечит пользователям, на которых она распространяется, автоматическое получение локальной реплики их почтового файла. Выполнить эту настройку можно в разделе Server Options на вкладке Basics документа Desktop Settings (см. рисунок 4).

Рисунок 4. Опция пользовательской политики "Create a local mail file replica"

Определение графика репликации для частого получения пользователями новой почты в их почтовый файл

В новой пользовательской политике необходимо задать график репликации, подходящий для вашей организации (см. рисунок 5), выбрав вкладку Preferences - Replication. Имейте в виду, что если использовать значение по умолчанию (60 минут), репликация будет проходить слишком редко, поэтому это значение нужно уменьшить.

Рисунок 5. Настройка пользовательской политики Default replication schedule

Теперь пользователи получают почту автоматически и регулярно; однако, если им будет нужно выполнить репликацию принудительно, они смогут сделать это одним из следующих способов

• Выбрать опцию Send and Receive Mail из меню Tools
• Нажать на значок Send and Receive Mail на панели действий (Action bar)

Пользователям не нужно переходить на вкладку Replicator. Однако если пользователи подробно изучат интерфейс, они увидят, что приложение Mail (в которое входит и Calendar) в действительности отображается на вкладке Replicator, и при желании они могут принудительно запустить репликацию с этой вкладки.

Установка специальной домашней страницы

Домашнюю страницу (Home page) иногда называют страницей приветствия (Welcome page), но в этой статье и то, и другое мы называем домашними страницами.

Установить специальную домашнюю страницу можно одним из следующих способов:

• Создать пользовательское приложение БД и разместить Mail, Calendar и Contacts в отдельных окнах, установив для параметра Mail File Location значения Local с помощью документа LocALLMailType Desktop Setting таким образом, чтобы каждое окно ссылалось на локальную реплику.
• Вручную установить Mail в качестве домашней страницы, добавив Calendar и Contacts в папку Startup.

Создание пользовательского приложения БД домашней страницы

Выбрав этот метод, вы создаёте пользовательское приложение БД и размещаете Mail, Calendar и Contacts в отдельных окнах, а затем устанавливаете локальное размещение почтового файла в Desktop Settings.

1. Сначала создадим пользовательскую БД домашней страницы, а затем - новую домашнюю страницу, выделив отдельные окна для Inbox, Calendar и Contacts. (В результате мы получим структуру, очень похожую на основное окно Outlook 2003).
2. Выберем эту страницу в поле Default Welcome Page документа Desktop Settings (см. рисунок 6).
3. Если вы хотите создать пользовательское приложение БД домашней страницы, необходимо также задать локальное размещение почтового файла (опция Local) в Desktop Settings (речь об этом пойдёт ниже). Если этого не сделать, то наша домашняя страница будет всегда ссылаться на серверную реплику, что делает бессмысленными ранее выполненные операции - установку локальной реплики и определение графика репликации.

Если вы хотите, чтобы у пользователей в качестве домашней страницы принудительно использовалась программа Mail, в поле Home page следует выбрать опцию "Do not allow" (см. рисунок 7). Будучи включенной, эта опция не даёт пользователям менять свою домашнюю страницу на другую.

Рисунок 6. Создание специального приложения БД домашней страницы (страницы приветствия)

Теперь нужно задать локальное размещение почтового файла в документе Desktop Settings. Эта операция гарантирует, что домашняя страница будет ссылаться на локальную реплику, а не на серверную. Она также гарантирует, что вкладки Mail и Calendar, загружающиеся из папки Startup, тоже будут ссылаться на локальные реплики. Чтобы это сделать, выполните следующие шаги:

1. В поле Mail File Location выберите значение Local. Эта настройка находится в том же документе Desktop Settings, который используется и для всех остальных настроек.
2. Создайте это поле в документе Desktop Settings, назовите его LocAllMailType и задайте значение 1. (Значение по умолчанию 0 - использование серверной реплики, а 1 - локальной.)

Для добавления или установки переменных NOTES.INI для пользователей клиента Notes можно использовать документ настройки политики desktop. Это простой способ установки переменных NOTES.INI для всех пользователей клиента Notes или для конкретной их группы. Документы настройки политики desktop также можно использовать для установки значений полей для пользователей в документах.

Чтобы с помощью политики назначить значение NOTES.INI или настройку документа Location пользователям клиента Notes, используйте Domino Designer для добавления нового поля к документу настройки политики desktop. Это новое поле должно иметь имя $PrefVariableName, где VariableName - имя переменной NOTES.INI, которую вы хотите определить. В этом поле документа настройки политики desktop введите значение, которое вы хотите присвоить этой переменной NOTES.INI. Это и есть значение, которое устанавливается в NOTES.INI для выбранных пользователей Notes.

В разделе Server Options вкладки Basics выберите опцию "Create local mail file replica".

Предположим, например, что вы хотите с помощью документа настройки политики изменить размер шрифта на 5 в файле NOTES.INI. Для изменения этой настройки сделайте следующее:

1. Из Lotus Domino Designer откройте форму документа настройки политики desktop.
2. Создайте новое поле с именем $PrefDisplay_font_adjustment и присвойте ему значение 5.
3. Сохраните изменения и закройте окно.

Для определения настроек документа Location с помощью документа политики добавьте новое поле в документ настройки политики. Новое поле должно называться $LocAllVariableName, где VariableName - имя полей, которые вы задаёте в документах Location. В новом поле в документе настройки политики введите значение, которое вы хотите присвоить этой переменной. Это и есть значение, которое присваивается в документах Location всех пользователей.

Эти новые значения будут установлены на клиентах назначенных пользователей в следующий раз, когда они будут проходить процедуру аутентификации на своём домашнем сервере.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для вступления в силу некоторых настроек требуется перезагрузка клиента Lotus Notes.

Более подробную информацию по добавлению нового поля к документу Desktop Settings см.

Ручная установка локального почтового файла в качестве домашней страницы

Это второй вариант из двух. Если вы создали БД пользовательской домашней страницы (страницы приветствия), выполнять этот шаг не надо.

Здесь вы задаёте в качестве домашней страницы локальную почтовую реплику каждого пользователя. В отличие от политики, в этом случае требуется ручная настройка клиента каждого пользователя. Чтобы это сделать, убедитесь, что в выпадающем меню Open Replica первой опцией в списке возможных реплик является Local, а затем выберите пункт меню "Set Bookmark as Home Page".

Добавление Calendar и Contacts в папку Startup

Теперь нужно добавить Calendar и Contacts в папку Startup, чтобы при запуске пользователями клиента они видели вкладку для почты (которая теперь является домашней страницей), а также вкладки для Calendar и Contacts. Поскольку для размещения Calendar и Contacts в папке Startup пользовательская политика отсутствует, необходимо открыть Calendar и Contacts, а затем перетащить открытые вкладки в папку Startup. Папка Startup находится в папке More Bookmarks.

Теперь пользователи могут увидеть, что Mail, Calendar и Contacts находятся в папке Startup, и могут переместить их из этой папки, перетащив их в другую папку или на верхний уровень списка Open. Размещение Calendar и Contacts в папке Startup гарантирует, что пользователи будут видеть три вкладки в верхней части клиента Lotus Notes и могут просто нажать на одну из вкладок для перехода от одной из них к другой.

Одновременное отображение этих трёх вкладок в Lotus Notes внешне напоминает три кнопки Microsoft Outlook, отвечающих за почту, календарь и контакты, как показано на рисунке 7.

Рисунок 7. Сравнение трёх кнопок Outlook, расположенных в нижнем левом углу, и вкладок Notes, расположенных горизонтально сверху

Для просмотра сообщений в Mail Inbox по умолчанию должна быть выбрана опция Preview on Side

Наконец, обратите внимание, что параметр Preview on Side является параметром по умолчанию, поэтому пользователи должны видеть окно предварительного просмотра выбранного почтового сообщения сбоку (а не внизу), как показано на рисунке 8. Просто не меняйте эту настройку по умолчанию. (К ней можно получить доступ, нажав кнопку Show в правой части панели действий; другие опции - Preview on Bottom и Hide Preview.)

Рисунок 8. Убедитесь, что окно предварительного просмотра находится сбоку

Заключение

Если вы хотите обеспечить максимально лёгкий переход пользователей Microsoft Outlook на Lotus Notes V8, рекомендуем при настройке Lotus Notes использовать политику Desktop, в соответствии с которой:

• Параметр Window management style имеет значение New Window
• Локальная реплика почтового файла создаётся автоматически
• График репликации обеспечивает частое поступление новой почты в почтовый файл новых пользователей

Затем следует создать пользовательскую домашнюю страницу и убедиться, что для просмотра сообщений из Mail Inbox по умолчанию выбрана опция Preview on Side.

Об авторе

		Мэри Бет Рейвен (Mary Beth Raven) увлечена идеей вовлечения пользователей в процесс разработки инструментов для совместной работы. Свыше двух лет она занималась перепроектированием Lotus Notes, а до этого принимала участие в создании пяти версий IBM Lotus Sametime. Она работает в группе Lotus Notes Design в Вестфорде, штат Массачусетс, и любит путешествовать, особенно посещать клиентов. Мэри получила степень кандидата наук по риторике в Политехническом институте Ренсселера, г. Трой, штат Нью-Йорк.

• Подписаться на рассылку " Windows и Office: новости и советы "
• Подробнее о продуктах Microsoft
• Подробнее о продуктах IBM
• Обратиться в "Интерфейс" за дополнительной информацией/по вопросу приобретения продуктов