# ПОДГОТОВКА СИСТЕМЫ DOCSVISION К РАБОТЕ

Перед началом работы пользователей с системой управления документами и бизнес-процессами DocsVision необходимо произвести ее инсталляцию, которая подробно описана в предыдущем разделе.

После успешной инсталляции администратор должен подготовить систему к работе пользователей, выполнив следующие действия:

1. Включить пользователей в группы, соответствующие выполняемым ими обязанностям при работе с системой DocsVision.
2. Совместно с руководителями предприятия разработать и создать структуру папок, максимально отвечающую производственным задачам.
3. Зарегистрировать сотрудников, которые будут работать с системой DocsVision, в справочнике сотрудников (необходимо, в частности, указать их учетные записи и назначить персональные папки).
4. Занести в другие справочники все сведения, необходимые для начала работы.

Далее эти функции описаны подробнее.

## Создание структуры папок

После установки системы в дереве папок Навигатора присутствует только несколько системных папок:

- Карточки, в которой после установки находятся библиотеки решений, установленных на платформе DocsVision (стандартно это решения «Делопроизводство», «Управление процессами» и «Процессы WWF»), включающих папки для всех определенных в этих решениях типов карточек; папка Карточки доступна только пользователям, входящим в группу DocsVision Administrators;
- Справочники, в которой располагаются справочники и вспомогательные карточки;
- Папки (корневая папка), пустая после установки; в области просмотра содержимого этой папки по умолчанию отображаются сведения об используемой версии системы DocsVision; чтобы отобразить здесь произвольную веб-страницу, необходимо указать ее адрес в поле URL окна свойств корневой папки;
- Результаты поиска, пустая до первого выполнения расширенного поиска;
- Корзина.

Перед началом работы пользователей администратор должен создать иерархию папок, структура которой должна быть тщательно продумана заранее. Одной из наиболее оптимальных конфигураций представляется организация дерева папок в соответствии со структурой организации: в ближайших к корню узлах будут находиться самые крупные структурные единицы (например, подразделения), далее — более мелкие, а в самых мелких (папки отделов) будут размещены персональные папки пользователей. Кроме того, такая структура предполагает наличие папок общего пользования (в зависимости от потребностей организации). Пример подобной конфигурации дерева папок приведен на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Пример структуры дерева папок

## Регистрация пользователей в справочнике сотрудников

После установки системы DocsVision 4.3 необходимо заполнить справочники и, в первую очередь, справочник сотрудников, причем его заполнение может производиться как вручную, так и путем синхронизации данных с Active Directory. Последний метод предпочтительнее, поскольку выполняется быстрее и гарантирует от ошибок. Кроме того, в некоторых случаях целесообразно использовать специальные утилиты, предназначенные для импорта данных в справочник сотрудников и справочник контрагентов (TOStaffLoad и TOPartnersLoad) и позволяющие перенести данные из таблицы в заранее подготовленном файле MS Excel установленного формата. По вопросам получения утилит, файлов и инструкций по установке следует обращаться в службу технической поддержки компании DocsVision.

При заполнении справочника сотрудников вручную вначале следует описать структуру организации — сведения о подразделениях, их руководителях, контактную информацию (рис. 1.2), а также указать корневую папку подразделения (рис. 1.3) — в ней по умолчанию будут размещаться папки пользователей, создаваемые при их регистрации в справочнике сотрудников. Можно также указать папки для размещения заданий и карточек исходящих, входящих и внутренних документов, однако это не обязательно, поскольку автоматически никакие документы в них поступать не будут.

Рис. 1.2. Окно регистрации подразделения, вкладка Основная

Рис. 1.3. Окно регистрации подразделения, вкладка Настройки делопроизводства

Регистрационные формы сотрудников (рис. 1.4) следует размещать в папках отделов, в которых они работают. Назначение полей регистрационной формы справочника сотрудников и ее заполнение подробно описывается в «Справке DocsVision».

Если в организации предполагается использовать модель мандатной безопасности (см. раздел Настройки безопасности), установите уровень допуска сотрудников.

### Примечание

Учетную запись сотрудника следует ввести до выбора его личной папки, так как в противном случае права на папку назначены не будут.

Рис. 1.4. Форма регистрации сотрудника в справочнике сотрудников

Если Навигатор открывает зарегистрированный пользователь, то он сразу попадет в свою персональную папку, назначенную ему в справочнике сотрудников (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Персональная папка пользователя

## Заполнение других справочников

Для обеспечения корректной работы кроме справочника сотрудников следует занести информацию еще в несколько справочников; их заполнение не является необходимым условием работы системы, однако правильность выполнения некоторых функций зависит от имеющихся в них данных. К ним относятся:

- карточка Системные настройки;
- карточка Сканирование штрих-кодов;
- справочник нумераторов;
- справочник ссылок;
- справочник типов.

Описание всех указанных справочников и карточек находится в «Справке DocsVision». Необходимо продумать, какие настройки и формы понадобятся пользователям в первую очередь, а затем разработать специализированные формы карточек для наиболее используемых типов документов (при помощи добавления дополнительных полей в существующие стандартные карточки или скрытия неиспользуемых полей и/или вкладок; описание производится в справочнике типов) и произвести все настройки в соответствии с принятыми в организации правилами. В дальнейшем по мере необходимости следует производить изменение и дополнение информации, содержащейся во всех справочниках системы.

## Панель инструментов DocsVision в приложениях Microsoft Office

При установке системы DocsVision происходит ее автоматическая интеграция со следующимиприложениями Microsoft Office:

- Word;
- Excel;
- PowerPoint;
- Visio;
- Outlook.

При этом в стандартное меню указанных приложений добавляется пункт DocsVision, а также панель инструментов, дублирующих возможности меню. Назначение кнопок панели инструментов и команд меню подробно описывается в «Справке DocsVision».

Система DocsVision корректно работает совместно с MS Office 2000, MS Office 2003, MS Office 2007 и MS Office XP.

Панель инструментов DocsVision для работы с документами Office по умолчанию работает по принципу встроенной аутентификации, когда имя пользователя и пароль автоматически сохраняются в системе при соединении с DocsVision.

При необходимости тип аутентификации можно изменить так, чтобы пользователь каждый раз при использовании панели инструментов вводил свое имя и пароль. Для этого в реестре клиентского компьютера в ветке «HKEY_CURRENT_USER\Software\DocsVision\TakeOffice\4.3\OfficeToolbar» или «HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\DocsVision\TakeOffice\4.3\OfficeToolbar» необходимо создать запись DisableNTLM типа «DWORD» со значением «1».

Все специфичные настройки панели инструментов DocsVision в приложениях MS Office осуществляются на рабочем месте пользователя.

## Настройка Личного помощника

Личный помощник представляет собой клиентское приложение DocsVision, которое позволяет производить поиск карточек без использования стандартных средств поиска DocsVision и даже при закрытом основном клиентском приложении (Навигатор). Подробное описание Личного помощника приводится в разделе «Платформа» справки DocsVision.

Поскольку Личный помощник является клиентским приложением, все специфичные настройки для него выполняются на рабочем месте пользователя. Следует отметить, что эти настройки могут отличаться от настроек Навигатора.

По умолчанию Личный помощник работает по принципу встроенной аутентификации, когда имя пользователя и пароль автоматически сохраняются в системе при соединении с DocsVision.

Для включения базовой аутентификации нужно установить в диалоговом окне Настройки помощника флажок Запрашивать имя пользователя и пароль при запуске помощника. Кроме того, этот параметр можно установить в реестре на компьютере пользователя в ветке HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\DocsVision\TakeOffice\4.3\TrayAgent, сделав значение ключа DisableNTLM равным 1.

### Внимание

Пользователь, под учетной записью которого открыт Личный помощник, для работы с ним должен иметь право на чтение ветки реестра HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\DocsVision\TakeOffice\4.3.

## Особенности настройки полнотекстового поиска

В системе DocsVision возможно использование полнотекстового поиска, который представляет собой отбор карточек, содержащих определенную строку в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов. Чтобы сделать возможным полнотекстовый поиск по базе данных, на сервере регулярно выполняется индексирование вновь появившихся карточек; при этом новые карточки и файлы будут обнаруживаться при выполнении полнотекстового поиска только после проведения очередного индексирования.

Во время полнотекстового поиска могут выполняться:

- поиск точного совпадения слов;
- поиск слов, начинающихся с заданной последовательности букв, например, по ключевому слову «приказ» будут отобраны слова «приказываю», «приказать» и т. д.;
- морфологический поиск — возможность искать слово не только в строго заданном виде, но и во всех его морфологических формах.

Поиск русских слов по точным совпадениям и слов, начинающихся с заданной последовательности букв, выполняются при любой конфигурации системы, а возможность использовать морфологический поиск на русском языке зависит от используемого сервера баз данных.

### Морфологический поиск на русском языке

В список языков, поддерживаемых Microsoft SQL Server 2000 русский не входит (в качестве языка базы данных указывается wordbreaker), поэтому для выполнения морфологического поиска на русском языке необходимо установить одно из следующих приложений:

- Alesta Search (http://www.alesta.ru/050Dev/010ASBO/Default.asp);
- RCO for BackOffice (http://www.rco.ru/product.asp?ob_no=12);
- Медиалингво Следопыт (http://www.medialingua.ru/products.asp?category_id=8799&product_id=8805).

В Microsoft SQL Server 2005 имеется возможность включить русский в список языков для полнотекстового (в том числе и морфологического) поиска. Эта процедура описана на сайте http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms345188(SQL.90).aspx.

В Microsoft SQL Server 2008 поддержка индексирования на русском языке входит в стандартную поставку.

### Поиск по файлам формата PDF

Для настройки поиска по файлам формата PDF необходимо установить Adobe PDF IFilter, после чего выполнить рекомендации из этой статьи, в частности, команды

sp_fulltext_service 'load_os_resources',

1 sp_fulltext_service 'verify_signature', 0

После этого нужно перезапустить SQL Server и запустить индексирование из Консоли настройки DocsVision.

### Поиск по файлам Microsoft Office 2007

Для полнотекстового поиска по файлам Microsoft Office 2007 необходимо установить комплект Microsoft Filter Pack for Office 2007, устанавливающий компоненты для индексирования файлов docx, xlsx, и т. д.

Этот комплект совместим только с Microsoft SQL Server версий 2005 и 2008 (подробнее см. эту статью).

Полнотекстовый поиск по файлам Microsoft Office 2007 на Microsoft SQL Server 2000 невозможен.

# НАСТРОЙКИ БЕЗОПАСНОСТИ

### Внимание

При отключении учетной записи в Active Directory или изменении пароля для входа в систему DocsVision необходимо перезапустить виртуальный сервер Internet Information Server (IIS). В противном случае до момента автоматического обновления IIS пользователь сможет войти в систему, используя отключенную учетную запись (старый пароль).

## ИСПОЛЬЗУЕМАЯ МОДЕЛЬ БЕЗОПАСНОСТИ

Напомним, что существуют два основных подхода к политике безопасности:

- Мандатное управление доступом (мандатная безопасность, англ. Mandatory access control, MAC) — разграничение доступа субъектов к объектам, основанное на назначении метки конфиденциальности для информации, содержащейся в объектах, и выдаче официальных разрешений (допуска) субъектам на обращение к информации такого уровня конфиденциальности.
- Избирательное управление доступом (дискреционная безопасность, англ. Discretionary access control, DAC) — управление доступом субъектов к объектам на основе списков управления доступом или матрицы доступа. Для каждой пары субъект — объект задается явное перечисление допустимых типов доступа (чтение, изменение и т. д.). Каждый объект системы имеет привязанного к нему субъекта, называемого владельцем, и именно владелец устанавливает права доступа к объекту.

Базовой для DocsVision является модель мандатного управления доступом: каждому объекту (карточке или папке) и субъекту (пользователю) системы назначается метка конфиденциальности — уровень безопасности (уровень доступа, уровень допуска). Все уровни безопасности упорядочиваются по доминированию, всего имеется пять уровней: самый низкий, низкий, средний, высокий, самый высокий. Изменение числа уровней и их градации не предусмотрено.

Изменить уровень безопасности как субъекта, так и объекта может только пользователь, включенный в группу DocsVision Security Administrators (администраторы безопасности; группа создается при первой установке системы, по умолчанию в нее включается только пользователь, производящий установку).

Контроль доступа пользователей к ресурсам основывается на двух правилах:

1. Субъект имеет право читать только те документы, уровень безопасности которых ниже или равен уровню субъекта.
2. Субъект имеет право заносить информацию только в документы, уровень безопасности которых ниже или равен уровню субъекта.

Политика безопасности системы, установленная администратором, полностью определяет доступ: пользователь не может полностью управлять доступом к ресурсам, которые он создаёт, ему не разрешается устанавливать более свободный доступ, чем тот, который установлен администратором для него самого.

Такая система запрещает пользователю или процессу, обладающему определённым уровнем допуска, получать доступ к информации, процессам или устройствам более защищённого уровня (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Пример использования уровней доступа для разрешения/запрещения работы с документом

По умолчанию любой объект (папка или карточка) системы создается с уровнем безопасности «самый низкий», новый пользователь вносится в справочник сотрудников без определенного уровня допуска (соответствующее поле его карточки будет пустым). Если для сотрудника уровень допуска явно не задан, то он будет определяться исходя из принадлежности к группе безопасности DocsVision: рядовые пользователи (группы DocsVision Users, DocsVision Power Users) будут рассматриваться как обладатели уровня «самый низкий», а для пользователей с администраторскими привелегиями он будет определен как «высокий» для DocsVision Administrators и самый высокий» для DocsVision Security Administrators.

### Примечание

Пользователи, включенные в группы безопасности DocsVision Administrators и DocsVision Security Administrators, всегда имеют уровень допускаа «высокий» и «самый высокий» соответственно. Если в справочнике сотрудников изменить уровень допуска такого пользователя, то это изменение применено не будет.

Модель мандатного управления доступом в DocsVision расширяется дискреционным контролем доступа и концепцией пользователей и групп безопасности. В целом концепция безопасности выглядит так:

- каждому пользователю и каждому объекту назначается уровень доступа; пользователь имеет доступ только к объектам, уровень доступа которых не превышает его собственный;
- в пределах своего уровня допуска пользователь имеет доступ к объектам, на которые ему назначены (в рамках дискреционной безопасности) права доступа;
- каждый пользователь включается в одну из групп безопасности DocsVision; возможности работы пользователя с объектами системы зависят от того, в какие группы безопасности он включен (например, пользователь, имеющий «самые высокие» права на документ, но не включенный в группу DocsVision Archive Operators, не сможет заархивировать его).

## ГРУППЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ DOCSVISION

Возможности работы пользователя с объектами системы зависят от того, в какие группы безопасности он включен. Во время установки и конфигурации системы производится проверка наличия специальных групп безопасности DocsVision и, если они не обнаружены, система автоматически их создает и включает в каждую из них текущего пользователя. Кроме того, возможность работы с карточками приложения «Делопроизводство» имеют только пользователи, зарегистрированные в справочнике сотрудников (см. далее).

### Внимание

Из всех перечисленных ниже групп только DocsVision Users, DocsVision Power Users, DocsVision Administrators и DocsVision Security Administrators предоставляют доступ к системе (эти группы считаются «основными»), а все остальные лишь расширяют доступную пользователю функциональность.

- Работать с системой DocsVision могут только пользователи, входящие в группу DocsVision Users (Пользователи DocsVision). По умолчанию в эту группу включаются все пользователи, входящие в группу безопасности Все (Everyone). Пользователи этой группы по умолчанию имеют уровень допуска «самый низкий»; при необходимости их уровень допуска может быть переопределен в справочнике сотрудников.
- Право просмотра всех объектов системы DocsVision, включая чтение системного журнала, исключая, однако, возможность изменения прав доступа, имеют пользователи, входящие в группу DocsVision Power Users. По умолчанию пользователи в эту группу не включаются.
- Пользователи, входящие в группу DocsVision Administrators (Администраторы DocsVision), имеют право доступа к базе, ряду административных функций, а также возможность чтения и предоставления прав доступа (но не изменения назначенного уровня безопасности!) ко всем объектам базы данных. Если группа создается во время инсталляции системы, пользователь, выполняющий установку, включается в ее состав автоматически. Пользователи этой группы всегда имеют уровень допуска «высокий», несмотря на то, какой уровень указан для конкретного пользователя в справочнике сотрудников.
- Пользователи, входящие в группу DocsVision Security Administrators, обладают всеми правами DocsVision Administrators, а кроме того могут изменять уровни безопасности, назначенные субъектам и объектам системы. По умолчанию в группу включается пользователь, выполняющий установку системы. Пользователи этой группы всегда имеют уровень допуска «самый высокий», несмотря на то, какой уровень указан для конкретного пользователя в справочнике сотрудников.
- Создавать и редактировать шаблоны и экземпляры бизнес-процессов (приложение «Управление процессами»), могут только пользователи, включенные в группу DocsVision Workflow Process Creators. Поскольку бизнес-процесс во время исполнения имеет доступ к защищенным объектам, состав этой группы не менее важен, чем состав группы DocsVision Administrators. Если группа создается во время инсталляции системы, пользователь, выполняющий установку, включается в ее состав автоматически.
- Пользователи, входящие в группу DocsVision Archive Operators могут архивировать и разархивировать карточки DocsVision. По умолчанию пользователи в эту группу не включаются.
- Работать с окном расширенного поиска (вызывать окно поиска из Навигатора, создавать и сохранять поисковые запросы), создавать и редактировать личные и общие запросы, удалять и импортировать общие запросы Личного помощника могут только пользователи, включенные в группу DocsVision Search Query Creators. По умолчанию в эту группу включаются все пользователи, входящие в группу безопасности Все (Everyone).

### Примечание

Пользователи, включенные в группу DocsVision Search Query Creators, должны иметь права на чтение и изменение системной папки Результаты поиска.

Следует отметить, что для корректной работы сервиса управления процессами его учетная запись должна обладать правами доступа ко всем папкам пользователей и справочникам: для этого следует включить ее в группу безопасности DocsVision Power Users. Кроме того, учетная запись этого сервиса также должна входить в группу DocsVision Workflow Process Creators.

### Примечание

Полный список прав, которые необходимо предоставить сервису управления процессами, подробно описаны в разделе Параметры конфигурирования служб DocsVision.

## МАНДАТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ДОСТУПОМ

Отметим, что:

- пользователь с любым уровнем допуска создает объекты (папки и карточки) с самым низким уровнем доступа;
- в папке с любым уровнем доступа вложенная папка и карточка будут созданы с самым низким уровнем доступа;
- если к карточке с любым уровнем доступа прикладывается файл файловой системы, то создаваемая при этом карточка файла получит самый низкий уровень доступа;
- если к карточке с любым уровнем доступа прикладывается уже существующая карточка файла, то она сохранит свой уровень доступа (вообще, пользователь с высоким уровнем допуска может, например, приложить к карточке с низким уровнем доступа файл, имеющий высокий уровень доступа; в этом случае приложенный файл смогут увидеть только те пользователи, которым это позволяет их уровень допуска;
- карточка, создаваемая из карточки с любым уровнем доступа, будет иметь самый низкий уровень доступа.

### Назначение уровня допуска пользователю DocsVision

Уровень допуска пользователю DocsVision назначается в справочнике сотрудников на вкладке Дополнительно (рис. 2.2). Уровень выбирается из раскрывающегося списка одноименного поля, отображающегося только для пользователей, включенных в группу DocsVision Security Administrators (см. выше). По умолчанию при создании карточки сотрудника поле уровеня допуска вней пусто.

Если поле Уровень допуска оставить пустым, то он будет определяться исходя из принадлежности к группе безопасности DocsVision: рядовые пользователи (группы DocsVision Users, DocsVision Power Users) будут рассматриваться как обладатели уровня «самый низкий», а для пользователей с администраторскими привелегиями он будет определен как «высокий» для DocsVision Administrators и самый высокий» для DocsVision Security Administrators.

### Примечание

Пользователи, включенные в группы безопасности DocsVision Administrators и DocsVision Security Administrators, всегда имеют уровень допускаа «высокий» и «самый высокий» соответственно. Если в справочнике сотрудников изменить уровень допуска такого пользователя, то это изменение применено не будет.

Рис. 2.2. Назначение уровня доступа сотруднику

### Назначение уровня доступа объекту DocsVision

По умолчанию любой объект (папка или карточка) DocsVision создается с самым низким уровнем доступа; изменить его можно в окне свойств объекта. Чтобы изменить уровень доступа к объекту, следует открыть окно свойств, перейти на вкладку Доступ (рис. 2.3) и перевести ползунок в нужное положение.

### Внимание

Вкладка Доступ отображается только у пользователей, включенных в группу DocsVision Security Administrators (администраторы безопасности). Администратор безопасности может повысить уровень доступа созданного пользователем объекта. Такой объект становится «невидимым» для всех пользователей (включая владельца) с уровнем допуска, меньшим уровня доступа объекта.

Рис. 2.3. Назначение уровня доступа объекту DocsVision

Флажок Применить к дочерним объектам следует установить, если такой же уровень доступа следует назначить всем имеющимся на данный момент подчиненным объектам: всем папкам, вложенным в данную, всем карточкам, находящимся в этой папке и т. п. При следующем открытии вкладки Доступ этот флажок будет показан снятым.

Подробно о действии флажка см. параграф Наследование уровня доступа.

### Наследование уровня доступа

Объект может унаследовать уровень доступа только от родительского объекта (папки или карточки) DocsVision, субъект DocsVision (владелец объекта) передать объекту свой уровень допуска не может.

Чтобы распространить уровень доступа на все существующие в данный момент дочерние объекты, следует установить флажок Применить к дочерним объектам в окне свойств родительского объекта и нажать кнопку <OK>. Операция наследования уровня доступа является атомарной: новые дочерние объекты этого же родительского объекта будут создаваться с самым низким уровнем доступа.

### Внимание

Новый уровень доступа унаследуют и те дочерние объекты, у которых ранее он был выше, чем у родительского.

Наследуется уровень доступа только по сильной ссылке. Например, если был изменен уровень доступа папки и при этом был установлен флажок Применить к дочерним объектам, то:

- будет изменен уровень доступа всех вложенных папок;
- будет изменен уровень доступа всех карточек, находящихся в папке и вложенных папках;
- будет изменен уровень доступа всех файлов и карточек файлов, приложенных к этим карточкам (на вкладке Документы и ссылки они отображаются в секции Файлы документов);
- будет изменен уровень доступа карточек задач и согласований, созданных из этих карточек;
- не будет изменен уровень доступа карточек, на которые ссылаются эти карточки (на вкладке Документы и ссылки они отображаются в секции Ссылки);
- не будет изменен уровень доступа карточек, созданных из этих карточек (связанных с ними темой обработки).

## НАЗНАЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ ПРАВ НА ОТДЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ СИСТЕМЫ

Следует обратить внимание на настройку прав на папку <системный диск>:\Program Files\DocsVision\Platform\4.3\Server\Site. У локального пользователя ASPNET (или пользователя, под учетной записью которого исполняются процессы ASP.NET, если конфигурация системы отличается от созданной по умолчанию) должно быть право чтения (Read) и исполнения (Execute). У пользователей, работающих с DocsVision, должно быть как минимум право на чтение (Read).

## Общие принципы назначения прав

Назначение пользователям прав в системе DocsVision сходно с назначением прав доступа к объектам Microsoft Windows и выполняется с использованием стандартных диалоговых окон, поэтому язык их надписей зависит не от DocsVision, а от установленной версии Windows.

В системе DocsVision предусмотрено назначение прав доступа к следующим элементам:

- папки;
- справочники;
- все карточки любого из типов;
- отдельные карточки;
- представления;
- поисковые запросы;
- шаблоны для выгрузки данных в Excel;

После установки базы все пользователи, включенные в группу безопасности DocsVision Users, получают полные права на все элементы системы, следовательно, дальнейшее назначение прав заключается в их ограничении.

### Внимание

Пользователь не сможет увидеть объект с уровнем доступа, превышающим его собственный, даже если он имеет необходимые права (в том числе явно назначенные).

### Процедура назначения прав

Общие принципы назначения прав одинаковы для всех элементов, поэтому процедуру назначения прав рассмотрим детально на примере пользовательской папки, а далее приведем указания и рекомендации по уровню необходимых и достаточных прав, которые следует оставить пользователям на доступ к элементам системы.

Назначение прав производится на вкладке Безопасность для элементов, имеющих свойства (папки, справочники и карточки)), и в диалоговом окне Разрешения для... для всех остальных элементов. Для открытия этой вкладки/окна следует выполнить следующие действия:

- для справочника: откройте папку Справочники, выделите в списке нужный справочник, далее выберите из его контекстного меню опцию Свойства и перейдите на вкладку Безопасность (рис. 2.4);
- для папки: выделите папку в дереве, далее выберите из ее контекстного меню опцию Свойства или выберите из главного меню Навигатора последовательно Файл > Папка > Свойства, перейдите на вкладку Безопасность (рис. 2.5);
- для всех карточек какого-либо типа: перейдите в папку Карточки, выберите в ней нужную ветку и выделите тип карточки, после чего выберите из ее контекстного меню опцию Свойства и перейдите на вкладку Безопасность;
- для отдельной карточки: выделите карточку в представлении и выберите из ее контекстного меню опцию Свойства и перейдите на вкладку Безопасность;
- для представлений: откройте список представлений нажатием на панели инструментов Навигатора кнопки Настройка представлений или выбором из главного меню Навигатора Вид > Текущее представление > Настройка представлений, после чего нажмите кнопку Доступ...;
- для поисковых запросов: выберите в главном меню Навигатора Сервис > Найти или нажмите на его панели инструментов кнопку Расширенный поиск , после чего в открывшемся диалоговом окне задания условий расширенного поиска нажмите кнопку Сохранить или Сохранить как; в каждом из открывающихся при этом диалоговых окон имеется кнопка Доступ..., вызывающая открытие формы для назначения прав доступа.

Рис. 2.4. Окно настройки прав доступа к справочнику сотрудников

Рис. 2.5. Вкладка Безопасность диалогового окна Свойства папки

Для назначения особых прав отдельной учетной записи, которая может принадлежать как отдельному пользователю, так и группе пользователей, нажмите кнопку Добавить..., чтобы отменить сделанные ранее назначения, воспользуйтесь кнопкой Удалить, при этом владелец (владельцы) удаленной из списка учетной записи получат права, имеющиеся у группы, в которую он включен.

При назначении прав для отдельных учетных записей (Группы или пользователи) могут выбираться как из стандартного справочника учетных записей пользователей с использованием стандартного диалогового окна Windows, так и из справочника сотрудников приложения «Делопроизводство» системы DocsVision. Для выбора источника добавления учетной записи после нажатия кнопки Добавить... система открывает соответствующее диалоговое окно (Выбор справочника учетных записей, рис. 2.6).

Рис. 2.6. Выбор справочника учетных записей

Если при добавлении в список учетной записи такое диалоговое окно не открывается, видимо, в нем установлен флажок Показывать этот диалог, только если нажата клавиша Shift. Если вам необходимо сменить источник выбора учетной записи, попробуйте нажать клавишу Shift и повторить попытку.

Изменение базовых прав производится раздельно для каждой из учетных записей, включенных в список Группы или пользователи, при этом Полный доступ равносилен сумме всех остальных разрешений (Чтение, Изменение, Удаление, Владение).

Помимо общих разрешений можно установить более тонкую настройку прав пользователя в диалоговом окне, открывающемся при нажатии кнопки Дополнительно (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Диалоговое окно настройки дополнительных параметров безопасности для элемента DocsVision

Добавление и удаление учетных записей в окне дополнительных параметров производится так же, как и в основном окне (при помощи кнопок Добавить и Удалить соответственно).

По умолчанию права пользователя на доступ к родительским элементам системы распространяются и на вложенные элементы, что декларируется установленным флажком Разрешить наследование разрешений от родительского объекта к этому объекту и его дочерним объектам, добавляя их к разрешениям, явно заданным в этом окне. Чтобы назначить права доступа к элементу системы, отличные от прав доступа к его родительскому элементу, следует снять этот флажок, при этом система выдаст предупреждение, содержащее возможность отказаться от этого действия, если оно было совершено случайно (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Подтверждение отмены распространения прав доступа от родительских объектов к дочерним

Кроме отказа от назначения особых прав это же окно позволяет:

- скопировать разрешения родительского элемента, если предполагаемые изменения незначительны (кнопка Копировать), после чего их можно будет отредактировать;
- полностью удалить все разрешения, определенные для родительского элемента и наследуемые определяемым элементом (кнопка Удалить), с целью назначить новые особые права.

В столбце Унаследовано от отображаются объекты, от которых наследуются права.

Изменение разрешений производится в диалоговом окне Элемент разрешения для... (рис. 2.9), которое открывается после добавления учетной записи или при нажатии кнопки Изменить для каждой учетной записи отдельно (поле Имя). Область применения назначаемых прав ограничивается значением поля Применять, это может быть:

- Этот объект, дочерние контейнеры и объекты;
- Этот объект и дочерние контейнеры;
- Этот объект и дочерние объекты (не контейнеры);
- Только дочерние контейнеры и объекты;
- Только дочерние контейнеры;
- Только дочерние объекты (не контейнеры);
- Только этот объект.

Здесь и далее под объектом понимается экземпляр некоторого класса (например, пользователи, контрагенты, серверы, функциональные блоки), под контейнером — структура, включающая в себя объекты и другие контейнеры.

При выборе области применения прав следует учитывать, что почти все элементы DocsVision являются контейнерами; исключение составляют представления, виды документов, типы карточек и ярлыки карточек, представляющие собой объекты.

Далее следует поле с полным списком возможных действий над элементом, которые можно явно разрешить или запретить:

- Полный доступ;
- Чтение данных объекта;
- Изменение данных объекта;
- Создание дочерних объектов;
- Удаление дочерних объектов;
- Копирование объекта;
- Удаление объекта;
- Чтение разрешений;
- Изменение разрешений;
- Смена владельца.

Для некоторых элементов системы (которые, например, не могут иметь дочерних элементов) набор доступных разрешений может оказаться более узким.

Флажок Применять эти разрешения к объектам и контейнерам только внутри этого контейнера позволит применить сделанные установки к уровню только определяемого объекта и его дочерних элементов, не распространяя их далее вниз по иерархии.

Рис. 2.9. Назначение особых прав доступа к объекту

### Смена владельца

Владелец объекта — лицо, которое может предоставить права доступа другим пользователям путем управления списком доступа. Владелец всегда может изменить разрешения для объекта даже при отсутствии прав на него (но имея при этом достаточный уровень доступа).

По умолчанию владельцем объекта является его создатель. Рекомендуется вносить в список владельцев каждого объекта администратора.

Владельцем объекта может стать:

- администратор (по умолчанию группе «Администраторы» предоставляется право Смена владельца);
- любой пользователь или любая группа, обладающая разрешением Смена владельца для данного объекта.

Узнать, кто является владельцем объекта, можно, перейдя на вкладку Владелец (рис. 2.10) окна Дополнительные параметры безопасности для...; данные владельца отображаются в поле Текущий владелец этого элемента.

Рис. 2.10. Вкладка Владелец окна назначения прав

В поле Изменить владельца на этой вкладки отображается список потенциальных владельцев объекта.

Меняется владелец объекта так:

1. Чтобы назначить владельцем пользователя или группу, которых нет в списке, нажмите кнопку Другие пользователи и группы, в открывшемся окне выбора справочника учетных записей укажите справочник учетных записей: Стандартный (при этом выбор пользователей осуществляется из списка учетных записей пользователей) или Специальный (выбор учетных записей пользователей производится из специальной карточки). После этого:

- если был выбран Стандартный справочник, введите в поле Введите имена выбираемых объектов (примеры) имя пользователя или группы и нажмите кнопку <ОК>;
- если был выбран Специальный справочник, выберите нового владельца из справочника сотрудников и нажмите кнопку <ОК>.

2. Чтобы назначить владельцем пользователя или группу из списка, выделите ее и нажмите кнопку <ОК>.
3. Чтобы сменить владельца всех субконтейнеров и объектов в дереве, установите флажок Заменить владельца субконтейнеров и объектов (необязательный шаг).

### Текущие разрешения

Просмотреть текущие разрешения для объекта можно, перейдя на вкладку Действующие разрешения (рис. 2.11) окна Дополнительные параметры безопасности для....

Чтобы просмотреть действующие разрешения, выполните:

1. Нажмите кнопку Выбор, расположенную справа от поля Группа или пользователь.
2. В открывшемся окне выбора справочника учетных записей укажите справочник учетных записей: Стандартный (при этом выбор пользователей осуществляется из списка учетных записей пользователей) или Специальный (выбор учетных записей пользователей производится из специальной карточки). После этого:

- если был выбран Стандартный справочник, введите в поле Введите имена выбираемых объектов (примеры) имя пользователя или группы;
- если был выбран Специальный справочник, выберите нового владельца из справочника сотрудников.

3. Установленные флажки соответствуют действующим разрешениям на доступ пользователя или группы к данному объекту.

Рис. 2.11. Вкладка Действующие разрешения окна назначения прав

## Права, позволяющие пользователю работать с системой

Как уже говорилось в начале раздела, при установке системы DocsVision производится проверка наличия групп безопасности, необходимых для работы системы, и их создание, если они отсутствуют:

- DocsVision Users;
- DocsVision Power Users;
- DocsVision Workflow Process Creators;
- DocsVision Archive Operators;
- DocsVision Search Query Creators;
- DocsVision Security Administrators;
- DocsVision Administrators.

По умолчанию группа DocsVision Users дублирует группу безопасности Everyone (Все), что обеспечивает вход в систему всем пользователям локальной сети. Однако для просмотра элементов системы пользователь должен иметь право чтения корневой папки Папки. Кроме того, у пользователя должно быть право по крайней мере чтения справочников системы, в противном случае при просмотре карточек в полях, предназначенных для хранения только сведений из справочников, информация будет отсутствовать, а запрет на чтение некоторых справочников вообще может привести к отказу в открытии карточки.

Возможностью создания и редактирования карточек системы обладают только пользователи, зарегистрированные в справочнике сотрудников и имеющие право на изменение папки Папки. Пользователь, имеющий право на изменение папки Папки, но не зарегистрированный в справочнике сотрудников, сможет создавать и редактировать карточки сообщений, бизнес-календарей и, если он включен в группу безопасности DocsVision Search Query Creators, бизнес-процессов.

Следует отметить, что для успешного первого входа в систему пользователи группы безопасности DocsVision Search Query Creators должны иметь права на изменение системной папки Результаты поиска. В последующем им будет достаточно иметь права на чтение этой папки.

### Наследование прав доступа

Объект наследует права доступа от родительского объекта (папки или карточки) DocsVision.

Права доступа наследуются по сильной ссылке, при этом процесс наследования является непрерывным: при изменении прав на объект изменяются права его на дочерние объекты, новые дочерние объекты этого родительского объекта будут создаваться уже с новыми правами доступа.

Например, если были изменены права доступа к папке, то:

- будут изменены права доступа на все вложенные папки;
- будут изменены права доступа всех карточек, находящихся в папке и вложенных папках;
- будут изменены права доступа ко всем файлам и карточкам файлов, приложенным к этим карточкам (на вкладке Документы и ссылки они отображаются в секции Файлы документов);
- будут изменены права доступа к карточкам задач и согласований, созданным из этих карточек;
- не будут изменены права доступа карточек, на которые ссылаются эти карточки (на вкладке Документы и ссылки они отображаются в секции Ссылки);
- не будут изменены права доступа карточек, созданных из этих карточек (связанных с ними темой обработки).

### Права доступа при копировании объекта

При копировании объекта создаются новые дескрипторы безопасности.

Таким образом, копия объекта наследует права не от оригинала, а от папки, в которую помещен сильный ярлык на нее.

## Права доступа к справочникам системы

### Общие сведения

Права доступа к справочникам системы назначаются обычным образом на вкладке Безопасность диалогового окна свойств, открывающегося при выборе из контекстного меню нужного справочника опции Свойства.

Для некоторых справочников и специализированных карточек пользователям может назначаться специализированный доступ к части содержащейся в них информации, например, к отдельным веткам или записям. Все возможности описываются в последующих разделах. Если специализированные возможности не оговариваются, то права доступа назначаются ко всем данным справочника без разграничения.

Наличие у сотрудника права редактирования части содержащейся в справочнике информации еще не дает ему возможности изменять эту информацию: для любых изменений необходимо иметь право на редактирование справочника.

Если у сотрудника отсутствуют права на чтение справочников (или, например, отдельной строки в справочнике сотрудников), то в полях, ссылающихся на такую запись, появится фраза <Значение не найдено>.

### Справочник сотрудников

Помимо глобальных прав на доступ к справочнику сотрудников отдельным учетным записям пользователей или групп пользователей могут назначаться права на доступ к отдельным ветвям справочника, причем это могут быть как организации или подразделения из дерева подразделений, так и записи отдельных сотрудников. Назначение прав производится в окне Разрешения для..., открывающемся при выборе из контекстного меню соответствующего элемента опции Безопасность.

### Справочник контрагентов

Помимо глобальных прав на доступ к справочнику контрагентов отдельным учетным записям пользователей или групп пользователей могут назначаться права на доступ к отдельным ветвям справочника, причем это могут быть как организации или подразделения контрагентов из дерева подразделений, так и строки, относящиеся к отдельным сотрудникам сторонних организаций. Назначение прав производится в окне Разрешения для..., открывающемся при выборе из контекстного меню соответствующего элемента опции Безопасность.

Права на изменение справочника контрагентов желательно дать пользователям, по должности имеющим право добавлять новых контрагентов в систему.

### Справочник типов

Кроме прав на доступ ко всему справочнику типов возможно назначение пользователям и группам пользователей прав доступа к отдельным видам карточек, описанным в справочнике типов. Действие выполняется в диалоговом окне Разрешения для, открывающемся при выборе из контекстного меню выбранного вида карточки опции Безопасность.

### Справочник категорий

Возможно назначение пользователям и группам пользователей прав доступа как ко всему справочнику, так и к отдельным ветвям дерева категорий. Действие выполняется в диалоговом окне Разрешения для..., открывающемся при выборе из контекстного меню выбранной ветки опции Безопасность.

### Справочник номенклатуры дел

Возможно назначение пользователям и группам пользователей прав доступа как ко всему справочнику, так и к отдельным элементам дерева — папкам и делам. Назначение прав производится в диалоговом окне Разрешения для..., открывающемся при выборе из контекстного меню выбранного элемента опции Безопасность.

### Справочник нумераторов

Возможно назначение пользователям и группам пользователей прав доступа как ко всему справочнику, так и к отдельным нумераторам. Назначение прав производится в диалоговом окне Разрешения для..., открывающемся при выборе из контекстного меню выбранного элемента опции Безопасность.

Пользователям, по должности занимающимся регистрацией карточек, кроме прав на чтение справочника необходимо дополнительно выдать права на «Изменение» справочника, «Удаление объектов» справочника, а также на «Удаление дочерних объектов», применяемое к «Только дочерние объекты и контейнеры».

### Внимание

Вообще, выдача номера документу означает изменение карточки нумератора. Таким образом, пользователь, не имеющий прав на изменение нумератора, присвоить номер документу не сможет.

### Справочник ссылок

Допускается назначение прав пользователям и группам пользователям как ко всему справочнику, так и к отдельным ссылкам; действие производится в диалоговом окне Разрешения для..., открывающемся при выборе из контекстного меню выбранного шаблона опции Безопасность.

### Универсальный справочник

Допускается назначение прав пользователям и группам пользователей как ко всей информации справочника, так и к отдельным типам записей. Назначение прав выполняется в диалоговом окне Разрешения для..., открывающемся при выборе из контекстного меню выбранного типа записи опции Безопасность.

### Справочник типов папок

Возможно назначение пользователям и группам пользователей прав доступа только ко всему справочнику.

### Специализированная карточка Системные настройки

Как и ко всем другим справочникам системы, к карточке Системные настройки могут назначаться права доступа как отдельным пользователям, так и группам пользователей.

Помимо этого карточка содержит настройку, позволяющую создать список пользователей, которые смогут редактировать поля карточек, предназначенные только для чтения (поля, предназначенные только для чтения, могут определяться, например, в справочнике типов для каждого из видов карточек документов). Действие выполняется обычным образом в диалоговом окне Разрешения для Права на редактирования полей, открывающемся при нажатии в открытой карточке Системные настройки кнопки в поле Права на редактирования полей (поле расположено в окне расширенных настроек элемента управления Карточки).

### Внимание

По умолчанию для всех пользователей системы установлен высокий уровень доступа к карточке системных настроек.

### Специализированная карточка Дополнительные команды навигатора

Возможно назначение пользователям и группам пользователей прав доступа как ко всей информации карточки, так и к отдельным командам. Действие производится в диалоговом окне Разрешения для..., открывающемся при выборе из контекстного меню выбранного шаблона опции Безопасность.

## Назначение прав на папки

Назначение прав на отдельные папки в дереве весьма длительная и трудоемкая процедура.

Назначение пользователям прав доступа к папкам может производиться:

- в консоли настройки;
- в дереве папок Навигатора.

Консоль настройки позволяет одновременно назначить права доступа к произвольному набору папок для избранного пользователя, группы пользователей, компьютера или встроенных объектов безопасности. Для этого предназначена ветка консоли Инструменты > Права папок (см. далее).

В дереве папок Навигатора права назначаются таким же образом, но для каждой из папок в отдельности. Действие осуществляется в диалоговом окне Свойства папки на вкладке Безопасность.

## Назначение прав на работу с представлениями

В системе DocsVision можно назначить пользователям права на отдельное представление, на ветку дерева представлений и на Карточку представлений (права на эту карточку ограничивают доступ ко всем представлениям системы). Назначение прав производится в окне Разрешения для..., открывающемся при нажатии кнопки Доступ окна Представления (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Окно Представления

Право чтения представлений предоставляет пользователю возможность вывода в нем информации. Пользователь, лишенный права чтения представлений, сможет просматривать информацию папок только в дайджесте, переключение на который производится автоматически. Содержимое папок, среди свойств которых есть запрещение на использование дайджеста, не доступно для просмотра такому пользователю.

### Примечание

Чтобы рядовой пользователь в окне Представления мог увидеть дерево представлений, ему необходимо дать право на чтение верхнего узла иерархии (узел Представления) и на Карточку представлений. В противном случае даже те представления, на которые пользователю явно выданы права, в дереве отображаться не будут. Для вызова окна назначения прав на Карточку представлений выполните:

1. Откройте окно Представления.
2. Щелкните правой кнопкой мыши в поле Список представлений, но вне отображающегося дерева представлений.
3. Выберите из появившегося контекстного меню команду Доступ или нажмите кнопку Доступ окна Представления.

Право изменения должно предоставляться пользователям, в обязанности которых будет входить создание, настройка и удаление представлений.

Можно ограничить для пользователей просмотр информации при помощи отдельных представлений, сужая круг допустимых представлений в настройках свойств папки (вкладка Представления, рис. 2.11). Для этого следует установить флажок Только эти представления могут быть показаны в этой папке; после этого список имеющихся в системе представлений станет доступен и из него можно выбрать нужные, устанавливая напротив них флажок. Кроме того, можно явно запретить использование дайджеста сняв стоящий по умолчанию флажок Разрешить использование дайджеста в окне Дополнительные атрибуты, открывающемся при нажатии кнопки Другие на вкладке Общие окна свойств папки (рис. 2.11a).

Рис. 2.11. Вкладка Представления окна свойств пользовательской папки

Рис. 2.11a. Вкладка Основные свойства окна свойств папки

Представление по умолчанию для отдельных папок определяется в диалоговом окне свойств папки в Навигаторе или (как для отдельных папок, так и для групп папок одновременно) в Консоли настройки (см. далее).

## Назначение прав на работу с поисковыми запросами

В системе DocsVision можно назначить пользователям права на отдельный запрос, на ветку дерева запросов и на Карточку поиска (права на эту карточку ограничивают доступ ко всем поисковым запросам системы).

Право чтения поисковых запросов предоставляет сотруднику возможность пользоваться имеющимися запросами для поиска информации в соответствии с их критериями, а также возможностями виртуальных папок. Запрет на чтение поисковых запросов лишит его этой возможности, однако сохранит за ним право создавать собственные одноразовые (не сохраняемые в системе) запросы, результаты которого будут храниться у него в папке Результаты поиска.

Возможность создания и сохранения многоразовых общесистемных запросов предоставляет пользователю право их изменения.

Назначение пользователям прав на работу с поисковыми запросами производится в диалоговом окне, открывающемся при нажатии кнопки Доступ, которая присутствует в диалоговых окнах, вызываемых нажатием кнопок Сохранить и Сохранить как окна Расширенный поиск, предназначенного для создания и редактирования поисковых запросов.

## Пример назначения прав

Создадим папку, в которой каждый из пользователей может создавать документы, которые он сможет редактировать, но не сможет удалить, и которые все остальные пользователи смогут только просматривать.

Создаем папку для хранения документов, открываем вкладку Безопасность ее окна свойств, снимаем флажок наследования свойств в окне Дополнительные параметры безопасности и назначаем разрешения для всех пользователей, входящих в группу DocsVision Users, как показано на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Назначение разрешений для группы пользователей DocsVision Users

Далее назначим разрешения пользователю — создателю и собственнику создаваемой карточки (рис. 42.13).

Рис. 2.13. Назначение разрешений пользователю, являющемуся создателем и владельцем документа

После завершения настройки один из пользователей создает документ в папке Коллективные документы, сохраняет его, а затем пытается удалить. При этом система выдает сообщение о невозможности выполнения операции в связи с ограничением прав доступа.

Для собственника остаются доступными функции редактирования, добавления файлов и ссылок и прочие действия, тогда как все остальные члены группы DocsVision Users могут только просматривать данные карточки.