Какой модной стала подготовка отчетности

Подготовка отчетности - одна из важнейших задач, стоящих перед организациями. Сегодня генерация отчетности и выполнение анализа это вовсе не роскошь, которую компании могут себе позволить или от которой они могут отказаться. Действительно, в той или иной форме отчетность требуется как для всего бизнеса, и так для различных слагающих его частей - будь-то корпоративное транзакционное приложение, база данных или же процесс, исполняемый на регулярной основе.

Усиление роли отчетности вкупе с ее выходом "из-под крыла" OLAP и других аналитических технологий послужили причиной, почему поставщики и пользователи так любят обсуждать относительные достоинства этой модной задачи.

Согласимся, возможно "модной" не совсем подходящее слово. Однако решения для подготовки отчетности охватывают все аспекты бизнеса, их наличие считается обязательным, а сами они рассматриваются как корпоративный стандарт наряду с другими базовыми технологиями. Очевидно, что различные типы отчетности - аналитическая, корпоративная и бизнес-отчетность - должны быть четко определены, чтобы их можно было сопоставлять и соотносить с различными инструментами подготовки отчетности.

Данный материал опирается на одноименную статью Кита Джайла (Keith Gile), ведущего аналитика Forrester. В ней рассматриваются различные виды отчетности, приводится классификация категорий конечных пользователей.

Консолидация рынка

По мнению Кита Джайла, рынок средств подготовки отчетности и анализа уже сложился. Компаниям-потребителям есть из чего выбирать - рынок "ломится" от поставщиков BI и разработчиков платформ и приложений. Наличия столь большого количества поставщиков говорит о следующем:

• Компании хотят располагать одним BI-решением для подготовки отчетности и проведения анализа, поскольку им необходимо сократить расходы на поддержку IT и одновременно прийти к одной стандартной платформе отчетности.
• Поставщики желают, чтобы их продукты были выбраны в качестве стандарта для подготовки отчетности и проведения анализа. Проще говоря, поставщик, который предлагает наиболее полное BI-решение, имеет все основания быть выбранным в качестве стандарта отчетности.

Стоит отметить, что компании создают сложности, излишне упрощая термины "отчет" и "конечный пользователь". Помимо этого, большинство компаний из списка Global 2000 и крупные правительственные учреждения используют от 5 до 15 различных BI-решений отчетности и анализа - многие из которых в лучшем случае излишни, а в худшем - устарели и поэтому не применяются. Поэтому компании должны прежде всего выявить характеристики каждой пользовательской аудитории (см. следующий раздел "Категории конечных пользователей"), а затем определить, какая функциональность для подготовки отчетности им необходима (см. приведенную ниже таблицу). Только после этого можно надлежащим образом оценить возможности поставщика "заполнить существующий пробел" или объявить его решение в качестве стандартной платформы для отчетности и анализа.

Таблица 1. Классификация видов отчетности.

Категории конечных пользователей

По словам Кита Джайла, разделение пользователей на "опытных" и "всех остальных" - это устаревшая практика. При построении категорий пользователей необходимо исходить из функциональности, необходимой для каждой целевой группы. В этом случае можно выделить две основные группы: потребители информации и ее создатели. Большинство BI-продуктов позиционируется для тех, кто готовит информацию, хотя большинство пользователей - ее потребители. В результате, компании часто покупают инструменты, предназначенные для иной категории пользователей.

По оценке Forrester, всего 14 процентов конечных пользователей занимаются подготовкой информации - именно они создают аналитические и корпоративные отчеты. Остальные 86 процентов - это потребители информации и данных.

Соотнесение существующих технологий BI с функциональными потребностями каждой группы конечных пользователей позволит компаниям консолидировать излишние технологии и предоставить нужную функциональность более широкой пользовательской аудитории. Ниже приведены характеристики каждой пользовательской категории, а также оценки их размеров и состава:

• IT-специалисты, которые готовят данные и информацию для других сотрудников. Эта группа составляет 2 процента от общего числа всех пользователей. Если говорить о BI, эти сотрудники обладают опытом разработки приложений, моделирования данных, интеграции данных и приложений, проектирования информационной инфраструктуры, управления (администрирования) доступом и безопасностью. В общем IT-специалисты не используют BI-инструменты для подготовки отчетности и проведения анализа в процессе принятия решений.
• Опытные пользователи создают специализированные приложения, которые предназначаются для поддержки их бизнес-подразделений. К данной категории относится 5 процентов пользователей, которые обладают навыками разработки предметно-ориентированных приложений и умеют использовать кубы, моделировать табличные данные, форматировать презентации и исследовать информацию и данные. Как правило, они не используют BI-инструменты для подготовки отчетности и проведения анализа в процессе принятия решений, но оказывают поддержку сотрудникам, ответственным за принятие решений.
• Бизнес-пользователи относятся к третьей по величине группе (25 процентов) и целиком полагаются на "предметные" данные, приложения и электронные таблицы Excel. Представители данной категории являются потребителями данных, подготовленных опытными пользователями. Бизнес-пользователи могут манипулировать атомарными данными на уровне ячеек электронных таблиц, они сотрудничают с другими "предметниками" в решении тактических вопросов и предпочитают работать в Microsoft Excel. В основном они используют BI-инструменты для подготовки отчетности и проведения анализа для принятия "предметных", тактических решений.
• Обычные пользователи - вторая по величине группа (30 процентов), представители которой полагаются на инструментальные панели, отчеты и аналитические приложения. Обычные пользователи являются потребителями агрегированной, относящейся к различным предметным областям информации, подготавливаемой опытными и бизнес-пользователями и предоставляемой с помощью инструментальных панелей, стандартных отчетов или аналитических BI-приложений. BI-инструменты необходимы им для выбора отчета, установки параметров, проведения простого анализа/манипулирования отчетом (сортировка, экспорт) и совместной работы с управленческим и исполнительным составом компании при решении общих организационных вопросов. Обычные пользователи предпочитают работать в среде Microsoft Office или с документами в формате PDF или "rich text". BI-инструменты для подготовки отчетности и проведения анализа нужны им для поддержки принятия стратегических решений.
• Внешние пользователи корпоративной информации расширяют границы применения BI-инструментов. Это самая большая группа пользователей - 38 процентов - представителями которой являются клиенты, партнеры или органы надзора, т.е. внешние по отношению к компании лица, заинтересованные в получении высоко специализированных, "предметных" данных или информации, подготовленной IT-специалистами. Потребности этой группы пользователей включают извлечение и передачу данных во внешние источники или приложения, а также возможность осуществления совместной работы со своими коллегами по "обе стороны корпоративного брандмауэра" для решения тактических задач, т.е. с пользователями как из их организации, так компании, данные которой рассматриваются. Внешние пользователи предпочитают работать в Microsoft Excel или с общими форматами для экспорта данных (CSV, плоский файл) и используют BI-инструменты для подготовки отчетности и проведения анализа для принятия "предметных", тактических решений.

Заключение

Возможность подготавливать отчеты и выполнять анализ любых данных больше не является роскошью, которую могут позволить только "состоятельные " компании. Сегодня каждый бит данных может быть использован, чтобы помочь компании понять, как лучше обслуживать клиентов, создавать новые продукты и услуги и как улучшить все аспекты бизнеса.

Помимо этого компании смогут сэкономить средства, выбрав стандарт решений отчетности и анализа, в идеале перейдя к одному стандарту для каждой категории отчетности. По мнению Forrester, должно пройти самое малое еще два года, прежде чем можно рассчитывать увидеть жизнеспособное, интегрированное, отдельное решение, которое охватит весь спектр задач по подготовке отчетности.