Начиная с обновлений для Microsoft Office 2013 и 2010, выпущенных в ноябре и декабре 2014 г., мы постепенно добавляем ряд улучшений в инспектор документов (также известный как средство "Поиск проблем") в приложениях Excel, PowerPoint и Word. Инспектор документов помогает подготовить документы, презентации и книги Excel к публикации и совместному использованию, проверяя, не осталось ли в них объектов со скрытой или конфиденциальной информацией. Инспектор документов удаляет такие объекты из документа, а если автоматическое удаление невозможно, предупреждает о них пользователя. Если вы хотите узнать больше об инспекторе документов, перейдите на веб-сайт Office.com, где описано, как это средство работает в Excel, PowerPoint и Word.
Обновления для Microsoft Office 2013 и Microsoft Office 2010 включают несколько модулей проверки, или инспекторов, для Excel, PowerPoint и Word. Ниже мы перечислили объекты, которые проверяют новые инспекторы, для каждого из приложений Microsoft Office. В Excel добавлено больше новых инспекторов, чем в PowerPoint и Word - просто потому, что некоторые проверяемые объекты встречаются только в этом приложении.
PowerPoint и Word:
- Внедренные документы
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
Excel:
- Внедренные документы
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
- Ссылки на другие файлы
- Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы*
* Временные шкалы проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает. - Функции, использующие данные в режиме реального времени
- Опросы Excel*
* Опросы Excel проверяются только в Microsoft Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает. - Определенные сценарии
- Активные фильтры
- Свойства настраиваемого листа
- Скрытые имена
Примечание. Некоторые новые инспекторы могут не добавиться в Excel 2010 с ноябрьскими и декабрьскими обновлениями для Office 2010. Они будут добавлены в рамках другого обновления в начале 2015 г.
Описание объектов, которые обнаруживают новые инспекторы
- Внедренные документы
Если вы внедрили в файл документ или другой объект, их содержимое не всегда видно. Например, если вы копируете диаграмму из Excel и внедряете ее в слайд PowerPoint, вы, по существу, вставляете в этот слайд не только саму диаграмму, но и книгу Excel, в которой она содержится. Диаграмму вы будете видеть, а связанные с ней данные и остальная часть книги останутся невидимыми. Но если вы предоставите доступ к презентации другому пользователю, он сможет открыть всю книгу, щелкнув диаграмму правой кнопкой мыши и выбрав Изменить данные > Изменить данные в Excel.
- Макросы, формы и элементы управления ActiveX
Макросы (код, написанный в VBA), формы и элементы управления ActiveX могут содержать личные и конфиденциальные данные. Эта информация не отображается в вашем документе, но при желании ее там можно найти.
- Ссылки на другие файлы (только в Excel)
Книгу Excel можно связать с другими файлами, чтобы данные из них отображались в книге. Некоторая информация из этих файлов кэшируется в книге, но может не отображаться при ее просмотре в Excel.
- Сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы* (только в Excel)
Когда вы используете сводные таблицы, сводные диаграммы, формулы куба, срезы и временные шкалы, в книге Excel могут появиться кэшированные данные, которые не видны на листах.
* Временные шкалы проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
- Функции, использующие данные в режиме реального времени (ДРВ) (только в Excel)
Функции ДРВ могут извлекать и использовать данные из внешних по отношению к книге Excel источников. Когда вы отправите кому-либо такую книгу, эти данные могут измениться, поэтому может оказаться, что вы предоставили совсем не ту информацию, которую намеревались. Узнать больше о функциях ДРВ можно в статье Способы настройки и использования функции ДРВ в Excel.
- Опросы Excel* (только в Excel)
Опросы Excel - это компонент службы Excel Online, в котором можно создать опрос, а затем поделиться им и получить ответы в удобной форме. Если ваша книга содержит опрос Excel, вы не увидите в ней названия опроса и вопросов, если только не работаете в Excel Online. Поэтому инспектор предупредит вас, прежде чем вы поделитесь файлом с кем-либо еще.
* Опросы Excel проверяются только в Excel 2013, так как Excel 2010 их не поддерживает.
- Определенные сценарии (только в Excel)
В сценариях, созданных в диспетчере сценариев (одно из средств анализа "Что если" в Excel), может храниться личная информация, которую легко не заметить. Например, сценарий может содержать значения, не отображающиеся в книге, и имя пользователя, который создал или изменил этот сценарий. Чтобы узнать больше о сценариях, прочитайте статью на веб-сайте Office.com.
- Активные фильтры (только в Excel)
Когда вы используете в книге фильтры, их условия кэшируются и сохраняются, даже если вы удалите строки, содержащие соответствующие значения. Например, если в книге есть список данных и вы задали условие фильтра "Содержит "секрет"", а затем удалили все найденные строки, в условии фильтра все равно может отображаться слово "секрет".
- Свойства настраиваемого листа (только в Excel)
Листы могут содержать настроенные пользователем свойства и значения, которые нигде не отображаются. Эти свойства и значения могут появиться при использовании надстроек или кода VBA. Чтобы узнать больше о том, как создавать и использовать настраиваемые листы, посетите сайт Office.com. Инспектор документов поможет вам удалить все скрытые свойства листов, но помните, что после их удаления надстройки или макросы могут выдавать неожиданные результаты. - Скрытые имена (только в Excel)
В Excel можно задавать имена, которые представляют ячейки, диапазоны ячеек, формулы и постоянные значения. Отображаемые имена можно просмотреть в диспетчере имен, но скрытые имена в нем не видно. Скрытые имена могут появиться при использовании надстроек или кода VBA и содержать личную информацию. Посетите веб-сайт Office.com, чтобы узнать больше о скрытых именах.
Заключение
Инспектор документов помогает удалить личную и конфиденциальную информацию из документов Excel, PowerPoint и Word перед их публикацией. Этот инструмент может быть очень полезен, ведь он выявляет целый ряд объектов, которые содержат важные сведения и которые легко не заметить. Однако когда вы делитесь файлами, не забывайте, что в них могут быть данные, которые инспектор документов не найдет. Например, в Excel вы можете поместить что-то подальше от основной информации, в строку или столбец, которые не заметите при беглом просмотре листа перед публикацией, а в Word или PowerPoint вы можете вставить поверх информации изображение и забыть, что под ним что-то есть.
Важно также понимать, что инспектор документов не может заменить обычную проверку документов техническими специалистами, юристами, экспертами и редакторами. Не стоит также пренебрегать преобразованием документов в формат, в котором нет скрытой информации - например, в имитирующие бумажные документы форматы (OpenXPS, PDF и другие) или в формат веб-страницы в одном файле (MHT).