вы знаете, что такое "Проектный офис"? До недавнего времени я думал, что знаю. Проекты там и всё такое. Из названия же очевидно!))
На деле же оказалось всё гораздо сложнее. Но и интереснее."Проектный офис" - это подразделение, которое контролирует все проекты компании и отвечает за развитие проектного управления.
Проектный офис компании Good Line существует с марта этого года. Хотя идея его создания созрела гораздо раньше.
Проектный офис - по сути, два человека: Анна Семенова и Константин Усачев.
Переходим к самому интересному: что такое "проект" и что такое само "проектное управление"?
Немного классики:
Под "проектом" мы понимаем мероприятие, которое:
- ограничено временем (не менее 3-х месяцев);
- ограничено бюджетом;
- и требует участия сотрудников из нескольких подразделений нашей компании.
Последняя часть определения особенно важна. Управлять деятельностью, которая не выходит за рамки одного отдела, подразделения или просто бизнес-процесса можно и "традиционными" методами: поставить задачу различным службам, а потом контролировать ее выполнение.
Но как управлять, если сотрудники находятся в различных компаниях, подразделениях, отделах и не подчинены друг другу в регулярной деятельности?
Здесь на помощь приходят методики проектного управления.
Что такое управление проектами?
Проектное управление - это набор методов и приемов, которые позволяют добиваться завершения сложных и рискованных задач в установленный срок, в рамках бюджета и получать результат с требуемым качеством. О том, какие методы управления должны быть применены, как нужно планировать проект и по каким параметрам его контролировать - знает Проектный офис.
Что делаем мы?
1. Определяем проекты к инициации и добиваемся их запуска.
Сегодня успешно выполнять проекты (в срок, в бюджет и с требуемым результатом) - уже недостаточно. Стратегические цели и ограниченные ресурсы заставляют руководителей выбирать:
• какие проекты должны быть запущены обязательно,
• какие только при наличии возможности,
• какие проекты лучше отложить "до лучших времен".
Определить список проектов, планируемых к запуску - это половина работы. Важно добиться, чтобы все запланированные к выполнению мероприятия были инициированы, т.е. прошли через ряд обязательных этапов. По каждому проекту должны быть разработаны все необходимые для запуска документы: описание целей и результатов, бюджет, расписание работ и пр. Сформировать требуемый комплект документов, помочь руководителям проектов пройти все необходимые процедурные этапы, гарантировать, что все параметры проектов обоснованы - ответственность Проектного офиса.
2. Предоставляем достоверную информацию о состоянии всех проектов, выполняющихся в компании.
Представьте себе, что в компании одновременно выполняется от 10 до 20 проектов, которыми руководят менеджеры из различных подразделений и компаний. В "традиционной" модели управления руководству, чтобы разобраться в текущем статусе каждого проекта, необходимо опросить каждого из менеджеров.
Проектный офис является независимым источником информации о выполнении всего Портфеля проектов в целом и ходе каждого проекта в частности.
3. Обеспечиваем выполнение проектов.
Проектный офис имеет возможность помочь в разработке расписания проекта, предложить наиболее адекватную модель реализации проекта.
Проектный офис помогает в управлении факторами, которые могут привести к негативным последствиям для проекта ("рисков"). Благодаря тому, что Проектный офис принимает участие во всех проектах, у него есть возможность отслеживать влияние одного проекта на другой и предотвращать подобные ситуации.
Иногда постановка проектной задачи меняется. Это связано с необходимостью сделать результаты проекта максимально полезными для бизнеса. Проектный офис отвечает за то, чтобы не допустить бесконтрольного изменения содержания проекта и превышения срока завершения и бюджета проекта.
4. Сохраняем опыт.
Положительный и негативный опыт реализации проектов документируется и доводится до всех руководителей. Это позволяет накапливать знания и применять их в следующих проектах.