Опыт практической реализации комплексной WorkFlow системы на базе платформы DocsVision

В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается очевидная потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов. С одной стороны, в реальный бизнес все больше проникают подходы, связанные с процессным управлением и вызванные прежде всего развитием концепций TQM (Total Quality Management) и CPI (Continues Process Improvement).

Это отражается во все большем распространении в отечественных предприятиях системы менеджмента качества на базе стандарта ISO 9000. Такие методы требуют наличия инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, автоматизация рутинных расчетных операций в бухгалтерии и финансовом учете или задачи, где организовать ручной учет крайне затруднительно, скажем, в MRP), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность кастомизации "на лету", возможность накопления консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства. Эти требования выходят за рамки традиционных подходов к автоматизации, что и вызвало появление нового класса систем - систем автоматизации бизнес-процессов или WorkFlow систем.

И, наконец, индустрия автоматизации прошла длительный путь и накопила опыт в реализации различных средств, упрощающих разработку программного обеспечения, в том числе различные средства параметрического описания приложений, что позволяет реализовать достаточно удобные механизмы настройки и модификации приложений без привлечения высококвалифицированных программистов, являющихся неотъемлемым компонентом Workflow-систем.

WorkFlow системы могут использоваться в самых различных задачах. В данной статье мы будем рассматривать, прежде всего системы, ориентированные на автоматизацию процессов обработки различных документов в бизнес-процессах. Прежде всего, нужно определить для автоматизации каких процессов, необходимо использовать именно системы класса Workflow. Данные процессы характеризуются следующими особенностями:

• Большое количество процессов. Не имеет особого смысла внедрять систему подобного класса для автоматизации одного или двух процессов в компании, так как стоимость внедрения базовой инфраструктуры не покроет выгод от использования системы. В этом случае предпочтительным является разработка специализированных приложений для реализации данных задач.
• Высокая изменчивость процессов. Использование WorkFlow становится единственным адекватным инструментом при необходимости автоматизации бизнес процессов, которые в силу их природы зависимы от таких подвижных характеристик как организационная структура, номенклатура выпуска изделий и пр. и соответственно требуют периодической модификации. При использовании "жестких" приложений в подобной ситуации их сопровождение и непрерывная модификация требуют неадекватных усилий.
• Активность процессов. WorkFlow система реализует подход к автоматизации, при котором информационная система становится активной при реализации тех или иных процессов. Так, например, она может применяться в тех случаях, когда требуется обеспечить средства автоматического уведомления сотрудников о необходимости исполнения тех или иных работ и обеспечить доступ к необходимым данным для выполнения соответствующих функций. Так же приложения могут автоматически информировать всех заинтересованных лиц при возникновении проблем в нормальном течении процесса, например нарушении сроков выполнения той или иной функции.
• Ролевая организация процессов. В том случае, если в различные моменты один и тот же пользователь может выполнять различные роли в рамках различных экземпляров одного и того же процесса, то WorkFlow система будет адекватным инструментом для автоматизации подобных процессов. Например, сотрудник может готовить содержание одного распорядительного документа, исполнять роль cогласующего лица в процессе подготовки другого, утверждать третий и быть исполнителем четвертого и т.д.
• Необходимость интеграции функций процесса обработки документов с функциями уже имеющихся в организации приложений. Большое количество реальных процессов в организациях могут включать этапы обработки информации, происходящие как в рамках специфических прикладных систем - ERP, CRM и пр. так и за их границами. Например, инициализации процесса или его этапа может осуществляться при фиксации или изменении состояния документа в ERP системе, по завершению процесса обработки документа может потребоваться зафиксировать информацию в системе учета взаимодействия с клиентами и пр.
• Необходимость накопления консолидированной информации о качестве исполнения бизнес процессов.

Примерами подобных задач могут служить такие процессы как: формирование и согласование договоров, согласование и утверждение бюджетов, согласования задания на платеж, обработка заявки на обслуживание от клиента и многие другие.

Строго говоря, термин Workflow скорее отражение тенденции в реализации подхода к автоматизации, нежели четко оформленный стандарт. Несмотря на определенные попытки формирования спецификаций, предпринятые различными организациями, каждый производитель волен интерпретировать данный подход. На наш взгляд, модели идеальной Workflow-системы, - которая позволяла бы с помощью параметрического описания реализовывать произвольный процесс во всей полноте функций потребных для его автоматизации, - индустрия до сих пор не представила.

К классу Workflow-систем обычно относят системы, содержащие те или иные средства описания процессов в виде последовательности этапов обработки. Как правило, данное описание реализуется в видеграфической диаграммы, хотя в некоторых системах данное описание фиксируется в виде таблицы состояний и описания переходов между ними. Помимо этого, от Workflow системы требуется наличие "движка", позволяющего запускать экземпляры данного процесса. Обычно наличие двух этих инструментов и дает возможность производителям добавить к названию своего продукта расширение Workflow.

При этом функциональное наполнение, класс автоматизируемых процессов и "степень покрытия" реальных нужд потребителей таких систем может существенно отличаться. Кроме того, существуют дополнительные компоненты Workflow-систем, например, средства мониторинга реального состояния процессов, средства отладки и имитационного моделирования процессов, наличие универсальной очереди заданий и интегрированного клиентского рабочего места, средства разработки и настройки объектов, обрабатываемых в рамках процесса, наличие инструментов интеграции с различными прикладными системами. Разные производители систем предлагают различные наборы подсистем в составе предлагаемых ими продуктов.

На наш взгляд в настоящий момент на рынке мало представлены системы, ориентированные именно на реализацию сложных многофункциональных процессов обработки документов, включающих функции взаимодействия с различными приложениями уже установленными в компании, а также содержащие все необходимые инструменты для контроля и модификации процессов, а также встроенные инструменты расширения базовых функций системы. Но именно такие системы и востребованы в последнее время компаниями, которые задумываются об оптимизации бизнес процессов.

Система DocsVision 3.1 Workflow разрабатывалась как ответ на вышеозначенный вызов рынка. Система подытоживает своим появлением продолжительный опыт развития платформы автоматизации документооборота DocsVision, уже на протяжении семи лет разрабатываемой в компании Digital Design.

При проектировании системы Workflow на базе платформы DocsVision основной акцент на следующих аспектах системы:

• Мощность системы моделирования процессов - наличие достаточного набора функций, возможность синхронизации работы процесса по времени и с внешними данными, наличие средств декомпозиции процессов, обеспечение возможности динамического изменения параметров функций процесса и пр.
• Наличие достаточных средств для реализации функций взаимодействия пользователей с системой - возможность включения в процессы обработки файлов документов и структурированных объектов, удобство доступа к обрабатываемым объектам, возможность включения Ad-hoc функций (делегирование, передача работ, доопределение и изменение процесса в процессе его обработки) и т.д.
• Возможности расширения системы - наличие возможности доопределять состав функций процесса, наличие программных расширений серверных функций, а также мощность поддерживаемых языков программирования, возможность настройки или разработки объектов, обрабатываемых в рамках шагов ручной обработки.
• Наличие встроенных средств интеграции с различными прикладными системами. Кратко рассмотрим каким образом данные задачи реализованы в систем DocsVision WorkFLow.

При реализации системы DocsVision Workflow, как уже было сказано, основной акцент был сделан на удобство автоматизации сложных бизнес-процессов обработки документов без программирования, путем интерактивной настройки системы, а также максимально удобному сопровождению процессов. Далее кратко сформулированы основные проблемы с которыми пришлось столкнуться при разработке системы, а также то как эти проблемы были преодолены.

При разработке процессов на базе WorkFlow системы очень важную роль играет возможность динамического изменения параметров процессов в ходе их исполнения. Так, например, при инициализации процесса могут назначаться роли исполнителей процесса, в процесс могут передаваться ссылки на обрабатываемые объекты и прочая информация, например сумма обрабатываемого платежного документа, название компании контрагента и пр.

Данная информация может использоваться в процессе для параметризации отдельных этапов процесса. Например, исполнитель роли введенный при инициализации процесса может определять адрес доставки задания по обработке документа, сумма платежа может определять условие запуска процедуры утверждение платежа, в зависимости от контрагента, процесс может направить документы тому или иному сотруднику, отвечающему за взаимодействие сданным контрагентом и пр. Более того, в отдельных случаях может потребоваться определить те или иные параметры этапа обработки непосредственно в ходе процесса, а не при его старте. Например, исполнитель очередного этапа процесса может быть определен на предыдущем или очередной срок контроля исполнения может быть рассчитан в зависимости от типа обрабатываемого документа и т.п.

В системе DocsVision данная проблема решается с помощью механизма динамической параметризации этапов процесса. Система обеспечивает возможность определения параметров или переменных процесса, которые могут быть заполнены при старте процесса или непосредственно в ходе выполнения процесса. При этом все настройки отдельных этапов процесса могут быть связаны с переменными процесса, что обеспечивает динамическое изменение настроек процесса при его исполнении. Так например функция условного ветвления процесса может получать в качестве критерия для определения маршрута обработки платежного документа переменную, содержащую стоимость платежа.

Важнейшую функцию в автоматизации процесса обработки документов играют этапы, на которых конечные пользователи осуществляют взаимодействие с документами и другими объектами которые требуют обработки в рамках процесса. К сожалению, при практической реализации любого более-менее сложного бизнес процесса функции, которые требуется реализовать в процессе, не сводятся в простой доставке файла документа на рабочее место пользователя. Кратко перечислим функции, которые должна поддерживать WorkFlow система на этапах ручной обработки:

• Возможность динамического заполнения основных параметров процесса. Система должна обеспечивать возможность задания таких основных параметров функции ручной обработки как место обработки (пользователя или роль), сроки обработки (в абсолютных или относительных временах), описание задание, контроллер задания. При этом должна иметься возможность фиксировать данные жестко или передавать данные параметры через переменные процесса, которые определяются на предыдущих шагах процесса.
• Маршрутизация различных типа объектов. Развитая система Workflow должна обеспечивать не только маршрутизацию файла документа но и самых разнообразных объектов, таких как структурированные данные, ссылки на различные внешние объекты (URL ссылки, ссылки на объекты файловой системы и пр.), а также объекты различных прикладных систем, например ссылку на документ хранящийся в ERP системе, в случае обработки данного документа в рамках бизнес процесса.
• Фиксация различной информации по завершению этапа обработки. Результатом обработки ручного этапа может быть не только ознакомление или модификация документа, но и фиксация каких либо специальных данных, например, исполнителя очередного этапа, суммы контракта и пр. Система должна предоставлять возможность настройки, обеспечивающей указание параметров завершения этапов бизнес процесса, а также средства передачи данной информации в бизнес процесс по завершению этапа обработки.
• Обмен данными между объектами обрабатываемыми на этапе и переменными процесса. Очень часто значимая для хода исполнения процесса информация может содержаться непосредственно в документах обрабатываемых на этапах бизнес процесса. Например, в платежном документе может содержаться сумма платежа, от которой зависит маршрут прохождения документа, в заявке на командировку может содержаться имя командируемого сотрудника, которому должно быть доставлено задание на оформление авансового отчета. Система должна обеспечить возможность синхронизации содержимого документа, передаваемого на обработку и соответствующими переменными процесса.
• Возможность назначения дополнительных прав на обработку задания. Для обеспечения максимального удобства пользователя, в зависимости от специфики конкретного процесса, ему необходимо разрешать или запрещать возможность выполнять различные специфические действия, а именно: права на отказ от исполнения задания, право на изменение сроков, возможность модификации и дополнение новых документов, права делегировать или перепоручать обработку задания другим пользователям, возможность просматривать родительский процесс и журнал обработки задания и пр.
• Переопределение семантики действий пользователя и состояний ручного этапа. Опыт практического использования WorkFlow систем показал необходимость настраивать названия состояний в которых может находиться задание а также название кнопок обеспечивающих перевод задания из одного состояния в другое. Так например кнопка завершения исполнения документа в зависимости от контекста обработки может называться "утвердить", "согласовать" и пр. А состояние в которое переходит задание - "утверждено", "согласовано".

При разработке новой версии платформы DocsVision WorkFlow учитывались все вышеперечисленные требования

Реальные процессы обработки документов редко сводятся к жестко структурированному маршруту обработки. На отдельных этапах обработки очень часто возникает

необходимость обеспечить пользователям системы возможность свободной маршрутизации - передачу заданий на обработку документа произвольным сотрудникам или сотрудникам из заранее определенного списка. При передаче можно потребовать возврата задания (делегирование) или передать без возврата. При использовании данного механизма, DocsVision Workflow обеспечивает гибкую комбинацию жестких и свободных элементов маршрута прохождения документов.

Важнейшей достоинством WorkFlow системы является возможность обработки различных нештатных ситуация в ходе автоматизируемого бизнес процесса. Нештатные ситуации могут возникать либо в силу различных проблем с выполнением отдельных этапов ручной обработки, например, нештатному отсутствию сотрудника на рабочем месте, либо по причинам различных сбоев в реализации процесса например при нарушении структуры обрабатываемых в процессе документов. Система Workflow должна обеспечивать механизмы для разрешения обеих ситуаций.

В системе должны иметься механизмы управления состоянием (принудительное завершение, переадресация, изменение сроков исполнения и пр.) уже запущенных в обработку заданий при наступлении различных нештатных ситуаций, а также должны иметься механизмы диагностики и обработки различных сбоев в ходе процесса (включая организацию специальных служебных процессов). Помимо этого в системе должны поддерживаться механизмы журнализации ошибок и системных сообщений и возможность реализовывать различные сценарии обработки данных сообщений.

Важнейший аспект сопровождения функционирующей в организации WorkFlow системы - управление изменениями бизнес процессов. Проблема заключается в том что процессы могут иметь весьма высокую продолжительность, и их может быть очень много. При внесении изменений в модель процесса необходимо обеспечить возможность автоматического внесения изменений в экземпляры уже запущенных процессов.

Без поддержки подобного механизма сопровождение подобной системы в условиях частых изменений процессов может превратиться в крайне трудоемкий процесс. Универсального механизма для решения данной проблемы не существует, в система DocsVision данная проблема может быть разрешена декомпозицией процесса. В том случае если процесс представляет собой композицию подпроцессов, то при достижении очередного этапа родительского процесса система автоматически стартует подпроцесс по актуальному в настоящий момент шаблону. При использовании подобной методологии внесении изменения в шаблоны подпроцессов будут автоматически отражаться на реализациях уже запущенных бизнес процессов.

К сожалению, все разнообразие функций управления процессами невозможно свести к набору элементарных примитивных операций, аналогичных операторам языков программирования. Для обеспечения хорошей читаемости и обеспечения удобных средств мониторинга необходимо чтобы этапы бизнес-процесса были достаточно высокоуровневыми и специализированными.

При этом основная парадигма подходя Workflow требует минимизации программирования при описании процессов. Все это приводит к необходимости расширения набора высокоуровневых функций, которые с помощью отдельных параметров описывают некие типовые элементы бизнес процессов. DocsVision обеспечивает три возможности расширения базового набора функций:

• Создание программных функций или функций реализующих некоторые программы в режиме RunTine непосредственно при исполнении бизнес процесса
• Создание библиотеки типовых подпроцессов, представляющих комбинации более простых функций
• И создание скомпилированных программных компонент реализующих специализированные функции в процессе имеющие собственные диалоги настройки.

Как уже было отмечено выше крайне важным аспектом внедрения Workflow системы в организации является возможность включения в процессы информации и функций реализуемых в различных уже функционирующих в информационной системе приложений. Можно выделить следующие сценарии взаимодействия WorkFlow системы с произвольной прикладной системой:

• Отслеживание событий в приложении. Например при появлении нового платежного документа в ERP система Workflow система должна обеспечить доставку информации об этом событии заинтересованным лицам
• Маршрутизация ссылки на объект прикладной системы. Например, в предыдущем сценарии заинтересованным пользователям доставляется не только информация о документе, но и ссылка для ознакомления. Обмен данными между прикладной системой и подсистемой Workflow. Например, сумма, указанная в платежном документе должна быть считана в переменную процесса, для определения маршрута согласованиям документа.
• Синхронизация справочной информации. Например, синхронизация справочника пользователей прикладной системы и системы Workflow. В системе DocsVision данные сценарии взаимодействия могут быть реализованы либо разработкой специализированных программируемых функций, либо с помощью универсального механизма шлюза DocsVision. Сегодня в стандартную поставку системы включены шлюзы в файловую систему и систему электронной почты. В настоящее время, заканчивается разработка программного шлюза DocsVision - Microsoft Axapta.

К сожалению, формат журнальной статьи не позволяет достаточно подробно осветить все аспекты внедрения системы управления бизнес процессами Workflow в организации, но надеюсь мы привлекли внимание читателей к данной проблеме. Более подробную информацию о продукте DocsVision WorkFlow можно получить на WEB сайте www.docsvision.com, там же можно получить доступ к полнофункциональной демоверсии продукта.